Exact Live: slim inkopen cruciaal tijdens crisis

Ondernemen is voor veel bedrijven overleven geworden nu de coronacrisis voortduurt. Hoe doe je dat? Vooral door slim in te kopen, zo bleek uit een sessie tijdens het vorige week gehouden virtuele evenement Exact Live.

‘Succesvol zakendoen in tijden van crisis’, heette de sessie. Al snel bleek dat ‘succes’ in deze barre covid-tijden vaak vooral neerkomt op ‘overleven’. Hoe waarborg je de continuïteit van de onderneming als de vraag naar je producten of diensten opeens terugvalt? Wat doe je als je de vraag zich na die eerste klap traag herstelt? Zoals Exact-CFO Alexander Rahusen het in financiële termen uitdrukte: “Hoe zorg je dat de boekhouding op orde blijft? En wat kan de financiële afdeling doen om het bedrijf te helpen te blijven ondernemen?”

Inzichtelijke antwoorden op deze vragen kwamen vooral van René Jonker, Hoofd Financiën van de GGD Flevoland. Dat lijkt op het eerste gezicht misschien verrassend – een GGD is tenslotte geen commercieel bedrijf – maar bij nader inzien ook wel begrijpelijk. Wie wil overleven in een tijd van crisis, moet vooral zijn inkoopbeleid goed op orde hebben, zo bleek gaandeweg tijdens deze sessie. En juist een budget georiënteerde instelling als een GGD heeft verstand van inkopen en liquiditeitsbeheer.

Hamer op de steel

Niet dat de GGD’s volleerd zijn. Dit werd pijnlijk duidelijk tijdens de uitbraak van de coronacrisis. “Al jaren wisten we dat het niet de vraag was óf er een pandemie zou uitbreken, maar wánneer dit het geval zou zijn. We hielden rekening met allerlei rampscenario’s en hadden regelmatig geoefend op een uitbraak. Dat is heel goed. Dan hoef je niet de kop van de hamer op de steel te zetten als je moet timmeren, maar weet je wat je te doen staat als de ramp zich aandient. Alleen hadden we nooit doorgerekend wat de mogelijke financiële gevolgen voor ons zouden zijn.”

Die bleken aanzienlijk. Denk alleen al aan de aanschaf van allerlei medische mondkapjes en de inrichting van de teststraten. Alle extra kosten worden slechts gedeeltelijk door zorgverzekeraars vergoed. Daarnaast bleek dat de GGD Flevoland extra budget nodig had. Dit werd grotendeels opgebracht door de eigenaars en de gemeenten in de provincie. Ook het ministerie van VWS sprong bij, terwijl banken voorkwamen dat er liquiditeitstekorten ontstonden. Uiteindelijk is de GGD Flevoland niet in liquiditeitsproblemen gekomen.

Maar zonder slag of stoot is dat niet gegaan: “Ik heb veel moeten regelen en specificeren. Niet alleen om de financiën op orde te houden, overigens.” René Jonker werd ook nauw betrokken bij het inkoopbeleid van zijn GGD. Bijvoorbeeld bij de aanschaf van alle mondkapjes. “Aanvankelijk waren we daar vrij in. Maar na enkele maanden moest de inkoop volgens Europese aanbestedingsregels plaatsvinden. Dat is enorm veel werk, aangezien je dan alles heel nauwkeurig moet specificeren. En het werkt vertragend, terwijl je in een crisissituatie juist snel wilt schakelen.”

Over de schutting

Les één die Jonker en Rahusen uit de coronacrisis hebben getrokken is dat je altijd – of je nu plannen maakt aan de hand van scenario’s, of je nu maatregelen neemt om je liquiditeitspositie veilig te stellen – inzicht moet hebben in je kosten. Les twee is dat je slim moet inkopen. Slim, wil zeggen: niet alleen met oog voor de kosten van wat je inkoopt, maar ook naar de toegevoegde waarde. Met oog voor de ‘business drivers’. zoals Rahusen het verwoordt.

Jonker geeft een aansprekend voorbeeld: “Als je iemand die een hartaanval heeft gehad een hartmassage geeft, is de behandeling in het ziekenhuis prettiger en korter doordat er minder hartschade is opgetreden. De kwaliteit van de gezondheidszorg is er dus bij gebaat, en uiteindelijk bespaart het kosten. Alleen is de apparatuur om zo’n hartmassage te geven wel erg duur. Als je strikt vasthoudt aan het budget voor die ambulance, loop je gevaar dat de hartmassage-apparatuur niet wordt aangeschaft.”

De kunst is dus om ‘over de schutting te kijken’ bij het inkopen, en rekening te houden met wat iets verderop in het bedrijfsproces oplevert.

Dat gebeurt lang niet altijd. De financiële afdeling kan eraan bijdragen dat hier verandering in komt, stellen Jonker en Rahusen. Namelijk door ‘de business te ondersteunen’ zoals Rahusen het uitdrukt. Dat is niet altijd eenvoudig – finance heeft nu eenmaal niet altijd verstand van de business, zodat het voor de financial moeilijk is te bepalen wat wel en wat niet waarde toevoegt. Maar daar valt vaak gemakkelijk een mouw aan te passen, zegt Jonker: “Betrek andere medewerkers bij je besluiten. Maak gebruik van hun kennis. Zorg dat finance en business een team vormen.”

Herbeleef hier Exact Live

(foto: Erik Scheel, Pexels)