Digitale transformatie van de consolidatie, rapportage & budgetteringsprocessen.

Digitalisering is de toekomst voor Finance. Maar in tegenstelling tot het investeren in digitale technologie, is de implementatie best een lastige. We nemen u mee in de wondere wereld van Enterprise Performance Management als katalysator voor de digitale transformatie van uw consolidatie, planning & forecasting processen.

Door Karl de Vries, MSc. Consulting Director inlumi Netherlands

Enterprise Performance Management (EPM) werd als begrip geïntroduceerd door Gartner Research in 2001. Een andere term voor EPM is Corporate Performance Management. Buytendijk omschrijft EPM als een paraplubegrip: ‘It comprises all processes, methodologies, metrics and technologies that organizations use to measure, monitor and manage their performance.’ ‘Corporate performance is defined as the extent to which an organization meets its goals and objectives’ (1). Denk aan uw maandelijkse geconsolideerde management rapportages, budget of cashflow forecast.

Digitale technologieën worden overal ingezet, maar Finance en zeker EPM blijven achter. De belangrijkste technologieën die EPM zullen veranderen zijn:

  • Cloud - biedt toegang tot digitale technologieën die nu onbereikbaar blijven voor EPM. Rapportage en planningssoftware heeft vaak weinig prioriteit in grotere IT organisaties en wordt meestal beheerd door Finance. Cloud biedt toegang tot nieuwe technologieën voor
  • Finance - zonder grote IT investeringen.
  • Finance Analytics - richt zich op het ontdekken en interpreteren van patronen in (financiële) datasets, om trends te analyseren en voorspellingen te kunnen doen.
  • Robotica - automatiseert handmatige processen, waarbij de taken die uitgevoerd moeten worden gebaseerd zijn op instructies en geen menselijke interpretatie vragen. Een voorbeeld is intercompany afstemming van transacties of het automatiseren van consolidatie processen.
  • Kunstmatige Intelligentie - software dat zelfstandig problemen kan oplossen, waarbij het denkvermogen van de finance professional wordt geïmiteerd.

Finance lijkt vaak ”verslaafd” aan software die vaak al jaren gebruikt wordt voor rapportage en planningsprocessen, vaak opgebouwd uit verschillende legacy systemen, ingewikkelde architectuur en complexe data integraties. En finance professionals zitten vaak vast aan deze bestaande structuren, werkwijzen en processen. De continue veranderingen in regulering, markten, trends, beschikbaarheid van data, social media en de hierboven beschreven technologieën leggen een steeds grotere druk op Finance om de volgende generatie EPM technologie te omarmen.

Welke acties moet er vandaag genomen worden om Finance voor te bereiden op de digitale transformatie voor EPM? Dit begint met het definiëren van de EPM-roadmap binnen uw organisatie en het omarmen van nieuwe technologieën voor consolidatie, budgettering en Forecasting.

EPM 2.0 – “the Insight Engine”

Veel finance-managers worden geconfronteerd met een continue stroom aan informatie over digitale transformatie. De verstrekkende gevolgen van de te maken keuzes zijn vaak niet transparant. Tastbare en praktische stappen helpen bij het maken van een weloverwogen keuze.
Bij inlumi benoemen we vier te ontwikkelen pilaren om klaar te zijn voor de digitale EPM-transformatie:

  1. Eén geïntegreerd EPM-platform in de Cloud
  2. Creëer efficiëntie met “out-of-the-box” oplossingen.
  3. Inzicht door data
  4. Talent : mensen en organisatie

Geïntegreerd EPM-platform in de Cloud

Een volledig geïntegreerde oplossing in de Cloud is de eerste cruciale stap voorwaarts. Deze wordt door bijna alle EPM software leveranciers aangeboden. De overgang naar een geïntegreerd platform zal direct meerwaarde creëren:

  • Een schaalbare en flexibele Cloud strategie
  • Geïntegreerd SAAS platform
  • Uniforme masterdata set maakt integratie van alle onderdelen van EPM mogelijk
  • Hoge mate van beschikbaarheid van data
  • Automatische adoptie van nieuwe technologieën zoals predictive analysis of AI
  • Aantrekkelijk prijsmodel en geen kostbare investeringen in infrastructuur
  • Korte implementatie-tijd
  • Geen eigen onderhoudsorganisatie nodig
  • Automatische upgrades van functionaliteit

Een geïntegreerde Cloud omgeving biedt toegang tot een moderne consolidatie, planning en rapportage omgeving.

Wij zien vaak dat Finance nog steeds een groot belang hecht aan de bescherming van gegevens in de eigen beveiligde infrastructuur, met eigen regelgeving en controles. In de Cloud wordt de hosting uitbesteed aan een andere partij wiens kerncompetentie juist gericht is op het beheren en beschermen van uw gegevens met gebruik van de nieuwste en veiligste technologieën. Door het uitbesteden van de hosting, het beschermen en beheren van uw gegevens met de veiligste technologieën, heeft uw bedrijf meer tijd beschikbaar voor het vergaren, verbeteren en analyseren van data in plaats van het enkel verwerken hiervan.

Creëer efficiëntie met “out-of-the-box” oplossingen

“Out-of-the-box” oplossingen reduceren de complexiteit en kosten van implementaties.

Bijna alle EPM-Cloud leveranciers (zoals Oracle, Tagetik, Onestream, Board en Anaplan) bieden deze voor gedefinieerde apps aan voor specifieke rapportage functies of industrie-specifieke oplossingen. Deze zijn eenvoudig toe te voegen tot de bestaande rapportage omgeving. Een geïntegreerd Cloud platform zorgt voor een efficiënte, gestructureerde en gestandaardiseerde oplossing met daardoor lage cost-of-ownership. Maar nog veel belangrijker, het levert Finance veel meer tijd op om daadwerkelijk een businesspartner voor de rest van de organisatie te kunnen zijn.

Inzicht door data

EPM 2.0. biedt meer mogelijkheden voor “predictive analysis”, zoals het voorspellen van toekomstige ontwikkelingen en een brede analyse van uw gegevens. Trend analyses en datavisualisatie zijn bijvoorbeeld opkomende functionaliteiten. Op dit moment zien we echter dat robotica en kunstmatige intelligentie nog onderbenut blijven binnen Finance. Succesvolle acceptatie van deze technologieën in de toekomst vraagt vandaag al een hoge mate van integratie in de EPM-roadmap.

Finance managers staan ??constant onder druk om meer inzichten te genereren. Realtime informatie wordt steeds meer de norm bij het nemen van beslissingen. Vanuit externe regelgeving worden hogere eisen gesteld aan bedrijven om steeds rijkere en gedetailleerde datasets aan te leveren. Hierdoor krijgen bedrijven te maken met toenemende vereisten op het gebied van verslaggeving, consolidatie en budgettering met een hele sterke focus op governance en control.

Door deze ontwikkeling wordt de behoefte om masterdata (bijvoorbeeld de rekeningschema’s) te coördineren en te beheren over meerdere gegevensbronnen voor het hele bedrijf steeds groter. Procesbeheer krijgt steeds meer focus. Transparantie in het gehele afsluitingsproces wordt een vereiste.

De huidige datakwaliteit is vaak onvoldoende om voorspellende modellen te kunnen ondersteunen. Steeds grotere datasets zullen de norm worden, waardoor het voor veel organisaties noodzakelijk wordt om zich nu al voor te bereiden op deze digitale transformatie. Wij krijgen steeds vaker de vraag hoe er op corporate, geconsolideerd niveau meer data beschikbaar kan komen, gestructureerd en ongestructureerd. Dit zijn belangrijke aspecten voor de strategische EPM Roadmap.

Finance richt zich steeds meer op het creëren van inzicht in de toekomst in plaats van het uitleggen van het verleden. Langetermijn planningen, trends analyses, rolling forecast, algoritmen die de nabije toekomst kunnen modelleren zullen de norm gaan worden. Waarbij steeds meer informatie van externe bronnen, zoals marktanalyses, social media, weer en verkeer gebruikt gaan worden. En dit alles in realtime, touch enabled, en “on the go”.

Samenvattend: analyse vormt de kern van EPM 2.0 en zal zich naadloos aansluiten op alle beschikbare gestructureerde en ongestructureerde gegevens die beschikbaar zijn.

Talent is de sleutel

Systemen en gegevens maken EPM 2.0 mogelijk; maar het zijn mensen die het laten gebeuren. Het is van vitaal belang dat het juiste talent wordt gezocht om deze innovaties te implementeren. Traditionele financiële vaardigheden zijn nog steeds van groot belang binnen EPM maar moeten worden verrijkt met de juiste kennis en mindset om de digitale transformatie te kunnen omarmen.

Dit vraagt een robuuste strategie voor talentwerving, zoals bij elke transformatie. Het is niet voldoende om “state of the art” EPM technologie te implementeren en mooie datasets op te bouwen. Je hebt talent nodig met de juiste kennis en vaardigheden die deze nieuwe technologieën kunnen en willen omarmen. In de toekomst zullen robotica en kunstmatige intelligentie onderdelen van Finance vervangen en een groot deel van de “menselijke” middleware overbodig maken. Data Science zal een belangrijke kernkwaliteit worden voor corporate Finance.  Data Science combineert wiskunde, statistiek, informatiekunde en computerwetenschappen om kennis en inzichten te onttrekken uit gestructureerde en ongestructureerde data, door het toepassen van technieken als machine learning, datamining en visualisaties.

“The Insight Engine”?

Om van EPM de “The Insight Engine” te maken, zullen de Cloud, kunstmatige intelligentie, robotica en finance analytics steeds verder toegepast worden binnen de software. Om klaar te zijn voor de komst van deze functionaliteiten is het nodig om nu uw processen, modellen, technologie en organisatie voor groepsrapportage uit te werken in een roadmap voor de toekomst.

De eerste belangrijke stap is het creëren van één geïntegreerd EPM-platform, waardoor een basis gecreëerd wordt om deze ontwikkelingen stap voor stap over te kunnen nemen.

Het opbouwen van een geïntegreerde architectuur is een verantwoordelijkheid van zowel de CFO als CIO. Het betekent zorgen voor technologische readiness, het stroomlijnen van processen en herdefiniëren van datamodellen om zo gegevens uit verschillende bronnen bij elkaar te kunnen brengen. Nieuwe datasets bieden de toegang voor Corporate Control tot de digitale transformatie en voorspellend inzicht.

De digitale technologie is onderweg voor EPM, maar heb jij je digitale Finance strategie al gereed?

(1) Buytendijk, F. (2005). cpm helps build the high-performance organization. Gartner Research, 1-46. Research paper Gartner.