Steeds meer facturen worden elektronisch uitgewisseld. De meest gebruikte vorm is nog steeds de PDF als bijlage per email, maar Universal Business Language (UBL) is aan een opmars bezig. Zal dat nieuwe formaat de verwachtingen waarmaken?

De voordelen van elektronisch factureren wordt al vele jaren onderkend. De te behalen kostenbesparingen ten opzichte van het traditioneel per post versturen van facturen en de efficiëntie waarmee factureren verwerkt kunnen worden tot een goed boekingsvoorstel zijn bekend. Nu in steeds meer landen, waaronder  Nederland, UBL als standaard berichtformaat wordt gebruikt, lijkt niets een echte doorbraak van elektronisch factureren meer in de weg te staan.

Het gaat om het uitwisselen van verreweg de meeste facturen zonder verbijzondering naar bijvoorbeeld artikelen of uren. Dit laatste vereist ook meer dan het eenvoudig registreren en boeken van een factuur in de boekhouding en vaak een (groot)handels- of bijvoorbeeld een projectenadministratie. Dan is sprake van ERP-toepassingen die, al dan niet branchegericht en op UBL gebaseerd, standaarden hebben  voor elektronisch factureren. Zo kennen we de ‘HR Open Standards’ in de uitzendbranche en GS1 eCom voor onder andere logistieke dienstverleners en de detailhandel. ERP-toepassingen worden veelal omgeven door controles als een tweeweg- of driewegmatching.

Controleprocedures

Tweewegmatching is een controleprocedure bij geautomatiseerde factuurverwerking waarbij, voordat tot betaling wordt overgegaan, ‘matching’ (vergelijking van gegevens) plaatsvindt aan de hand van de inkooporder en de factuur. Via opgave van marges kunnen afwijkingen geaccepteerd worden. Zo hebben kleine verschillen (denk aan afrondingsverschillen) geen negatieve invloed op de verdere afhandeling. Driewegmatching is  een controleprocedure bij geautomatiseerde factuurverwerking waarbij ‘matching’ plaatsvindt aan de hand van de inkooporder, de pakbon en de factuur, voordat wordt overgegaan tot betaling.
___________________________________________________________________________________________________


Bent u op zoek naar innovatieve financiële software? Kom donderdag 21 mei 2015 naar dé jaarlijkse IT beurs voor financiële professionals:

- Ontmoet ruim 30 toonaangevende IT leveranciers en honderden finance professionals op één dag
- Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
- Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
- Gratis entree voor de doelgroep. Meld hier direct gratis aan

__________________________________________________________________________________________________ 
 
Steeds meer accountantskantoren maken gebruik van oplossingen voor het scannen en herkennen van boekingsdocumenten.  Naast het scannen en herkennen van boekingsdocumenten heeft een aantal van die oplossingen ook een aansluiting  op het elektronisch uitwisselen van boekingsdocumenten. Het bekendste voorbeeld is ongetwijfeld de factuur die als PDF-bijlage wordt ontvangen en wordt verwerkt via een scan- en herken oplossing in de boekhouding. De rol van het scannen is dan overgenomen door bijvoorbeeld email en scheelt dus weer een handmatige handeling. Maar ook elektronische facturen in UBL ontvangen en verwerken behoort steeds meer tot de standaardbagage van deze oplossingen. Dit biedt kantoren de mogelijkheid om in dit hybride tijdperk zowel te profiteren van scannen en herkennen van boekingsdocumenten als van elektronisch factureren in de meest optimale vorm.

Voordelen UBL

Het voordeel van een factuur in UBL-formaat is dat volstrekt duidelijk is welke factuurvelden aangeleverd worden (de betekenis) en wat de inhoud van betreffende velden is. Zo is bijvoorbeeld altijd duidelijk in welk veld het klantnummer staat, in welk veld het factuurbedrag en in welk veld de in rekening gebrachte btw. Op basis hiervan wordt dan een boekingsvoorstel gemaakt. Op basis van tekstherkenning kan ook van een PDF-factuur een boekingsvoorstel gemaakt worden. Zo kan binnen een PDF-factuur gezocht worden naar ‘klantnummer’ of is het ‘clientnr’ of misschien wel ‘relatienummer’? Bij een UBL-factuur is gewoon duidelijk in welk veld het klantnummer staat en dat geldt ook voor vele andere gegevens.

De PDF-factuur blijft wel haar waarde behouden naast een UBL-factuur, namelijk als leesbaar boekingsdocument voor de gebruiker. In de praktijk wordt dan ook in de meeste gevallen een ‘factuurset’ uitgewisseld, bestaande uit een factuur in UBL-formaat om te verwerken in de boekhouding en dezelfde factuur in PDF-formaat om als leesbaar document op te slaan in het factuurarchief. Dit laatste kan bijvoorbeeld handig zijn bij samenstelwerkzaamheden of de onderbouwing van een (openstaande) post. De inhoud van de UBL-factuur zelf tonen is ook mogelijk, maar dan via een UBL-viewer. Zolang dit laatste nog geen gemeengoed is, zal de PDF-factuur blijven bestaan en daar lijkt ook niets op tegen.

Interpretatieverschillen

Er zijn leveranciers van boekhoudsoftware die functionaliteit om UBL-facturen te versturen en te ontvangen al een paar jaar op de plank hebben liggen. En een beperkt aantal bedrijven maakt al gebruik van UBL, zowel uitgaand als inkomend. Het gebruik van UBL binnen accountantskantoren is weliswaar beperkt, maar doet ook haar intrede. En in het najaar van 2014 hebben een aantal belangrijke leveranciers van boekhoudsoftware (Asperion, Exact, MUIS Software, Reeleezee, UNIT4 en Visma) via de UBL Ketentestonderling UBL-facturen uitgewisseld. Tijdens het uitwisselen bleek sprake van slechts kleine interpretatieverschillen. De zes leveranciers bereikten dan ook snel overeenstemming om deze kleine plooien glad te strijken. Want om van UBL een succes te maken, moeten zowel leverancier als afnemer de zekerheid hebben dat het uitwisselen van dergelijke facturen probleemloos verloopt. Inmiddels hebben zich meer dan veertig leveranciers gemeld om in 2015 deel te nemen aan een vervolg op de UBL Ketentest.

Regels geschrapt

Al in 2009 zijn wettelijke regels geschrapt over strikte voorwaarden waaraan een elektronische factuur moet voldoen. Ondernemers mogen sindsdien aan elkaar ook rekeningen  gewoon als email versturen, zonder allerlei regels en voorschriften. De fiscus accepteert bij belastingaangiften nota’s, die als een simpel bericht via het internet zijn verstuurd. In Nederland is elektronisch factureren dus breed toegestaan zonder extra regelgeving. Het is daarom ook niet verwonderlijk dat facturen steeds vaker elektronisch (en in het bijzonder in PDF-formaat) verstuurd en ontvangen worden. Een ontvanger kan nu nog aangeven een factuur expliciet op papier te willen ontvangen, maar dit laatste komt in de praktijk nauwelijks meer voor. En ook grote bedrijven geven steeds vaker de voorkeur aan een elektronische factuur.

Met de juiste software in huis gaat elektronisch factureren al (bijna) vanzelf en in de loop van 2015 zal duidelijk worden of UBL haar rol als standaard voor elektronisch factureren gaat waarmaken en accountantskantoren en hun klanten daarvan gaan profiteren.  De complete gids Elektronisch factureren 2015 dat gratis verkrijgbaar is via www.ictaccountancy.nl.

Wilt u meer informatie over de UBL Ketentest

Wilt u meer te weten komen over de UBL Ketentest? Zorg dan dat u op donderdag 21 mei aanstaande tijdens de Financial Systems Beurs om 14.15 uur in zaal 6 aanwezig bent.

De auteur van dit artikel, Gerard Bottemanne, verzorgt dan een interactieve kennissessie waarin hij dieper ingaat op de UBL Ketentest.


Bron: GBNED