Zijn er nog bedrijven waar op dezelfde manier gewerkt wordt als in de jaren negentig?

Waar briefjes op het bureau liggen met wie je terug moet bellen en waar netwerken betekent dat je visitekaartjes staat uit te delen op een conferentie? Waarschijnlijk niet. Laten we het hopen althans. Een toekomst zonder Excel – het kan echt!

Door Rob Cools, Product Marketing Director bij Workday

Er is in 25 jaar gelukkig veel veranderd. Zo zijn er van de bedrijven die in 1995 in de Fortune 500 stonden, nu nog maar 24 over in die lijst. De wereldwijde markt beweegt te snel om vast te houden aan oude gewoonten en tools. Toen planning bijvoorbeeld nog een jaarlijks top-down en lineair proces was, kon je makkelijk 77 dagen uittrekken voor het ontwikkelen van een jaarplan. Verandering is tegenwoordig de enige constante in de markt dus ook de planning moet zich blijven ontwikkelen. 
 
Die dynamiek leidt ertoe dat steeds meer CFO's hun team opdragen andere tools te vinden die beter passen bij de huidige workflow dan Excel. Al tientallen jaren is Excel in vrijwel elke organisatie dé applicatie voor planning. De bekende ongemakken van Excel – bijna onmogelijk versiebeheer, nauwelijks integratie met back-end systemen, invoerfouten, gedoe bij de koppeling met e-mail, beperkte importcapaciteit en nog veel meer – werden nog altijd met een bepaald soort romantiek bekeken. Maar in de markt van vandaag kan dat echt niet meer.

Plannen vanuit de cloud

Plannen doen we anno 2019 gewoon vanuit de cloud. Iedereen kan altijd overal bij en je hebt altijd de juiste versie te pakken. Veel mensen gebruiken Excel nog steeds als een persoonlijke productiviteitstool, dus helemaal verdwijnen zal het programma niet. Maar voor corporate financiering, verkoop en personeelsplanning ziet de toekomst er anders uit dan het verleden. Dit is wat je kunt verwachten.

Handwerk automatiseren

Financieel dienstverleners melden dat hun medewerkers gemiddeld 83 procent van hun tijd bezig zijn met handmatige taken, zoals gegevensinvoer. Dat is verloren tijd die maar weinig bedrijven zich kunnen veroorloven. Budgetteringen en prognoses maken in een cloudomgeving helpt om handmatige taken te automatiseren en zo tijd en ruimte vrij te maken voor meer strategische taken, aldus Andrew Brett van advocatenkantoor Pinsent Mason: "We besteedden 70 procent van onze tijd aan het invoeren en verifiëren van gegevens en 30 procent aan het bekijken en interpreteren ervan. Nu kunnen we zeven van de tien uur werken aan de inzichten die onze gegevens opleveren."

Beschikbaarheid en gebruiksvriendelijk

Beschikbaarheid en gebruiksvriendelijkheid zijn cruciaal voor samenwerking in planning. Excel is prima voor individuele gebruikers. In groepen, zeker de wat grotere groepen, belemmert het vooral de productiviteit. Cloudoplossingen zijn juist ontworpen voor samenwerking. Ze geven elke deelnemer met de juiste rechten overal en altijd de mogelijkheid aan een plan te werken. Sterker nog, je weet altijd wie welke wijzigingen heeft aangebracht en wanneer.

En omdat planning in een organisatie niet meer voorbehouden is aan de specialisten, hebben leveranciers van oplossingen in de cloud inmiddels zeer gebruiksvriendelijke planningsomgevingen ontwikkeld. Ook niet-financieel personeel kan zo moeiteloos samenwerken, data invoeren, rapporten samenstellen, scenario’s testen enzovoorts.

Planning wint aan schaalgrootte

Excel is niet ontworpen voor enterpriseniveau. Planningsoplossingen in de cloud wel. Die ondersteunen duizenden gebruikers tegelijkertijd en passen bij de prestatiedoelen van een organisatie. Dankzij geavanceerde cloudplanningssoftware kun je modellen inzetten die waar nodig geheugen en computerkracht bijschakelen en de gehate datalimieten verwijderen.

Plannen op basis van data

Het handmatig importeren van bedrijfsgegevens in Excel kan ingewikkeld en lastig zijn - en dan zeg ik het nog netjes. De beste cloudplatformen daarentegen worden automatisch gevoed met gegevens uit ERP-, HRM-, GL-systemen. Verversen gaat met één klik, zodat je weet dat je altijd met de nieuwste informatie werkt.

Hier en nu noodzaak

Er dreigt een onoverbrugbare kloof te ontstaan als bedrijven vasthouden aan vertrouwde, maar verouderde processen terwijl de concurrentie over is op nieuwe, flexibelere manieren van werken. Dankzij de technologische ontwikkelingen is holistische, bedrijfsbrede planning niet meer de utopie die het ooit was. Het is hier en nu een noodzaak.

Het is de sleutel om de noodzakelijke flexibiliteit en slagkracht binnen te halen waarmee planning een concurrentievoordeel wordt. Langzaam beseffen steeds meer beslissers dit. En met dat besef komt ook die andere onafwendbare conclusie. Een toekomst zonder Excel: het kan niet alleen, het moet!