Een soepel afsluitingsproces binnen "het nieuwe normaal"

Procesoptimalisatie van de maandafsluiting: hoe lost u de vier grootste bottlenecks actief op?

Het jaar 2020 zal voor altijd herinnerd worden als het jaar waarin het niet langer vanzelfsprekend en noodzakelijk was om arbeid te leveren in de gezamenlijke kantoortuin. Het werken op afstand blijkt het onder de druk van de wereldwijde pandemie niet alleen prima te doen, veel professionals hebben ervaren dat ze harder werkten en productiever waren dan ooit te voren. Zelfs de finance professionals blijken met een tweede scherm thuis en een goede VPN-verbinding prima te kunnen functioneren. Maar er waren ook hobbels te nemen. De maandafsluitingen die sinds maart werden doorlopen, confronteerden veel finance professionals met de beperkingen van de alom bekende “Checklistjes in Excel”.

Tot voor kort werd het bij veel organisaties nog normaal geacht om het afsluitingsproces te managen met behulp van de Checklists in Excel. Soms hingen die letterlijk nog op de deur van de financiële administratie of liep een duurbetaalde professional dagen rond om aan alle bureau’s de stand van zaken na te vragen en dat centraal te verwerken in de spreadsheet. Met kleurtjes. Bestanden werden weggeschreven op gedeelde server-mappen waar de inhoud en strekking van de bestanden maar afgeleid moest worden van de bestandsnaam van het betreffende document. Maar het gebeurde al jaren zo en de ongemakken werden veelal op de koop toegenomen. Totdat: de intelligente lockdown zich aandiende.

Ineens werd duidelijk op veel financiële administraties en SSC’s dat een soepel afsluitingsproces binnen “het nieuwe normaal” vraagt om een aantal randvoorwaarden die niet door de Checklist in Excel ingevuld kunnen worden.

Laten we wel zijn. In de kern richt elk afsluitingsproces zich op de volgende vragen:

  • Welke afsluitingstaken moeten (per juridische entiteit) worden uitgevoerd?
  • Wie is verantwoordelijk (en wie is back-up)?
  • Wanneer moet welke afsluitingstaak afgerond en gereviewd zijn?

De complexiteit waar u als financieel (eind)verantwoordelijke voor de maandafsluiting mee te maken heeft, neemt toe wanneer de complexiteit van uw financiële functie, de organisatie-typologie en de stakeholders toeneemt. Desalniettemin is een afsluitingsproces in de regel een overzichtelijk proces, scherp afgebakend en terugkerend van aard. Door aandacht te besteden aan bottlenecks die optreden en deze actief op te lossen, is het mogelijk om procesoptimalisatie snel en eenvoudig door te voeren.

Zoals gezegd: er zullen een aantal randvoorwaarden ingevuld moeten worden om deze procesoptimalisatie ook daadwerkelijk mogelijk te maken. “Het nieuwe normaal” werkt daarbij als een inspirerende katalysator om daar op korte termijn werk van te maken.

Definieer de Afsluitingsblauwdruk

Deze randvoorwaarde is de meest voor de hand liggende. Benoem de afsluitingstaken die uitgevoerd moeten worden en stem deze af met de beoogde betrouwbaarheid van uw periodieke rapportage. Benoem de verantwoordelijke medewerkers en definieer per taak op de hoeveelste werkdag deze afgerond moet zijn. So far dat wat u voorheen altijd in uw Checklist in Excel vastlegde.

Richt een workflow proces in

In de ideale wereld binnen het “nieuwe normaal” checkt uw financiële professional van huis uit in en krijgt dan tijdens de afsluitingsperiode online zijn of haar werkvoorraad te zien. In deze omgeving kunnen uitgevoerde werkzaamheden en bevindingen uniform worden vastgelegd en wordt een conclusie verbonden aan de uitkomsten van de werkzaamheden. In de workflow is ingericht welke afsluitingstaken gereviewd dienen te worden, idealiter op basis van gerapporteerde issues.

Verkrijg realtime inzicht

Als verantwoordelijke voor de kwaliteit van de maandafsluiting wilt u inzicht hebben. Voorheen liep u over de afdeling of wierp een blik op de checklist in Excel. En hoopte dan dat iedereen zijn vinkjes al had gezet of transparant was over de achterstand die om welke reden dan ook was opgetreden in het afsluitingsproces. Binnen “het nieuwe normaal” is realtime inzicht het aanlokkelijke alternatief. Realtime inzicht in de voortgang van de afsluiting. Realtime inzicht in gerapporteerde uitzonderingen of issues!

Professionele balansdossiers

Meer dan ooit vraagt het werken op afstand om een professionele (online) wijze van balansdossiers in een omgeving die plaats-onafhankelijk toegankelijk is. Geen gedeelde server-mappen met een enorme kerstboomstructuur, maar een omgeving waar instructie, vastlegging, review-opmerkingen en conclusies binnen dezelfde context liggen opgeslagen als de bestanden die als onderliggend bewijs dienen.
Onderstaand schema maakt duidelijk dat de Checklists in Excel nog maar beperkte waarde kennen binnen dit “nieuwe normaal”.

In het najaar van 2019 koos de Gemeente Rotterdam ervoor om voor eens en voor goed afscheid te nemen van haar uitgebreide checklist in Excel. Ruim 250 finance professionals ronden maandelijks circa 1.500 afsluitingstaken af om het jaarbudget van ca 3,5 miljard euro financieel administratief in goede banen te leiden. De Gemeente Rotterdam koos voor de inzet van de EQili afsluitingsoplossing die voorziet in alle randvoorwaarden die hiervoor staan genoemd. De timing was goed. Doordat de medewerkers in korte tijd volledig gewend waren geraakt aan de nieuwe manier van maandafsluiting in EQili, kon de maandafsluiting vanaf maart (toen iedereen al vanaf thuis aan het werken was) ongehinderd doorgang vinden. De belangrijkste hobbel was immers al genomen: de randvoorwaarden voor een soepel afsluitingsproces waren ingevuld met de keuze voor de online afsluitingsoplossing van EQili.