Richard Sloots, CFO bij Livit Orthopedie, werkt momenteel hard aan de superspannende implementatie van een nieuw ERP-systeem. 'Volgens de huidige planning zullen we per 1 oktober live gaan met de back-end. De front-end oplossing voor de verschillende productgroepen zal gefaseerd worden ingevoerd. Het is spannend; we hebben de ERP nodig voor onze primaire dienstverlening, dus de overgang moet goed gaan.'

PERSOONLIJK



Naam:
Richard Sloots
Functie: CFO
Leeftijd: 42
Opleiding: Vrije Universiteit, Bedrijfseconomie en Postdoctorale opleiding tot registercontroller
Loopbaan: Regiopolitie Amsterdam, Netcast, LBi Lost Boys, Livit Orthopedie
Hobby’s: Fitness, hardlopen, uit eten, reizen, vakliteratuur.

1. Wat zijn je persoonlijke kernwaarden?
In de omgang met anderen vind ik het belangrijk om afspraken na te komen, eerlijk en duidelijk te zijn. In gesprekken met medewerkers tracht ik zoveel mogelijk te focussen op resultaten zonder de persoon uit het oog te verliezen. Bij het aantrekken van nieuwe medewerkers let ik er met name op of degene zich graag wil ontwikkelen en een op verbetering gerichte houding en een bepaalde ‘drive’ heeft. Dat zijn de medewerkers die uiteindelijk het verschil maken. Overigens heeft Livit als kernwaarden Betrouwbaar, Persoonlijk en Vooruitstrevend. Kernwaarden waar ik me dus goed in kan vinden!

2. Welke persoon of personen inspireren je het meest in het leven?
Personen met een bepaalde passie of drive en die anders denken of een andere aanpak voorstaan dan ik, inspireren mij het meest. Ik ken er een aantal in mijn eigen omgeving. Bekende voorbeelden zijn Richard Branson of Steve Jobs.
 
3. Welke uitdagingen heb je in je leven overwonnen?
De overstap van Lost Boys naar Livit was best een grote stap en een 'sprong in het diepe', zowel qua cultuur, typologie van bedrijfsprocessen, grootte van de organisatie en mijn span of control. Toen ik na 8 jaar Lost Boys toe was aan iets anders merkte ik dat ik in oriënterende gesprekken de meeste energie kreeg van bedrijven in een andere branche, d.w.z. niet-professional services bedrijven. Ik wilde mijn perspectief verbreden. Dat heeft erg goed uitgepakt moet ik zeggen.

4. Waar heb je spijt van?
Echt ergens spijt van heb ik niet. Hoogstens dat ik 1-2 jaar te lang bij Lost Boys ben gebleven, ik had het naar mijn zin en ben gebleven uit een vorm van betrokkenheid en loyaliteit. De laatste 1-2 jaar voer ik toch teveel op routine. Het was dan ook goed om wat anders te gaan doen.

5. Wat is je favoriete managementboek en waarom?
‘Good to Great’ van Jim Collins. Door het lezen van dit boek zijn mijn inzichten in effectief leiderschap veranderd. Collins spreekt over niveau-5 leiderschap. Een niveau-5 leider is een leider die een bepaalde nederigheid/bescheidenheid combineert met een enorme vastberadenheid/wilskracht. Hij of zij is 100 procent gericht op de organisatie en niet op de eigen persoon. Als het slecht gaat met de organisatie neemt hij/zij de verantwoordelijkheid volledig op zich, als het goed gaat is het een 'team effort'. De niveau-5 leiders zijn niet de leiders die je tegenkomt op recepties en partijen en zijn veelal niet bekend bij het grote publiek.


PROFESSIONEEL



Bedrijf: Livit Orthopedie. Livit is markleider in Nederland op het gebied van het aanmeten, vervaardigen en leveren van orthopedische hulpmiddelen. Hieronder vallen onder andere prothesen, orthesen, orthopedische schoenen en therapeutische elastische kousen. Daarnaast kan men bij een Livit care center terecht voor advies, therapie en verzorging. Livit beschikt over een landelijk dekkend netwerk van 35 vestigingen en ruim 200 aanmeetlocaties in ziekenhuizen en revalidatiecentra. De hulpmiddelen zijn grotendeels maatwerkproducten die worden vervaardigd in 3 productielocaties.
Omzet: 55 miljoen euro
Aantal FTE: 575
Aantal FTE in financiële functie: 45, bestaande uit de afdelingen Finance, Business Control en Order Bureau. Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor ICT en Inkoop.
Typering team: Het team waaraan ik leiding geef is gedreven, betrokken en hands-on.
Belangrijkste issue: Implementatie van een nieuw ERP-systeem
Financiële software: Navision Dynamics

6. Je komt uit de internet business (Lost Boys) en bent twee jaar geleden in de (geheel andere) zorgsector begonnen bij Livit. Hoe heb je die business goed leren kennen?
Ik heb veel gesprekken gevoerd en meegelopen met experts uit de organisatie, zoals vestigingsmanagers, regiomanagers en orthopedisch adviseurs. Als CFO wil ik natuurlijk zo dicht mogelijk tegen de business aan staan om te begrijpen wat het nou écht inhoudt en wat de drivers voor waarde zijn in onze branche. Als CFO sta ik midden in de organisatie, word ik betrokken en heb ik invloed op alle facetten van de bedrijfsvoering. Waar ik het meest van geniet zijn de wekelijkse 1-op-1-tjes die ik met mijn mensen heb. Deze meetings geven de gelegenheid bij te praten over allerlei onderwerpen, zaken te delegeren en de onderlinge samenwerking en communicatie te verbeteren.

7. Hoe zit het planning & control proces in elkaar en hoe effectief is deze te noemen?
We hebben een uitgebreide cyclus van budgettering, rapportage en latest estimates. Die cyclus start altijd in september / oktober, waarbij de regio-, productie- eb afdelingsmanagers een aantal richtlijnen krijgen. Vervolgens wordt het budget bottom-up opgebouwd. Daarna wordt het door finance op regioniveau geconsolideerd. Begin december wordt het goedgekeurd door onze aandeelhouder Hal Investments.

Voor de financiële rapportage hebben we een natuurlijk een maandcyclus, maar operationele en regio managers hebben ook KPI’s waar ze op dagbasis op sturen. Per kwartaal wordt de latest estimate opgesteld. Wat op dit moment nog een onvoorspelbare factor is, is de logistiek die niet gesloten is. Een belangrijk middel om de voorspelbaarheid van onze resultaten te verbeteren is het implementeren van een gesloten logistiek per 1 oktober a.s. Dit is onderdeel van de ERP-implementatie waar we nu mee bezig zijn.
 
8. Wat doe je allemaal om te zorgen dat je organisatie ‘in control’ komt en blijft?
Sinds 3 jaar zijn de regio's en vestigingen resultaatverantwoordelijk. Via het P&C proces en de driemaandelijkse estimates op de belangrijkste KPI's  trachten we de vinger aan de pols te houden. Verder tracht ik als CFO vroegtijdig zicht te hebben op problemen door te luisteren en te vragen aan mensen om me op de hoogte te houden. Het is zaak dicht bij de business te blijven staan en je voelsprieten uit te hebben om aan te voelen hoe het gaat. Dit kan alleen als je betrokken bent. Het bouwen van een eigen Early Warning Systeem om vroegtijdig zicht te hebben op mogelijke problemen of risico's zie ik als belangrijkste verantwoordelijkheid van een CFO.

9. Hoe draag je vanuit je rol bij aan het succes van de organisatie en wat kunnen andere finance professionals leren van jouw aanpak?
Als CFO van Livit ben ik eindverantwoordelijk voor bruto marge, kosten en werkkapitaal. Vanuit die eindverantwoordelijkheid kan ik me met facetten van de bedrijfsvoering bemoeien die daarop van invloed zijn. Livit is echter een bedrijf waar nog veel medewerkers denken in termen van 'zorg' in plaats van 'geld'. Hoewel dit de laatste 2-3 jaar aanmerkelijk is verbeterd door de decentralisatie van financiële verantwoordelijkheden. Via het budgettering, rapportage & estimating proces maar ook door het houden van workshops, presentaties en 1-op-1 gesprekken tracht ik Finance in de 'hearts & minds' van Livit medewerkers te brengen.

Ik richt  me met name op de lijnmanagers (regiomanagers, vestigingsmanagers en bedrijfsleiders), zij sturen financiële resultaten. Dat gaat steeds beter. Het is leuk om mensen het effect te laten zien van beslissingen op de bottom-line van hun regio of vestiging. In mijn rol is het belangrijk om medewerkers mee te krijgen. Over het algemeen gaat me dat goed af. Ik denk dat dit een combinatie is van houding, (vak)kennis en overtuigingskracht, waarbij het aannemen van de juiste houding misschien nog wel de belangrijkste is.

10. Aan welk innovatief project heb je onlangs gewerkt en wat zijn de resultaten hiervan?
Zoals gezegd werken we momenteel aan de implementatie van een nieuwe ERP. Het huidige ERP is sterk verouderd, niet meer stabiel en ondersteunt ons te weinig in ons werk. Het nieuwe ERP bestaat uit een back-office gebaseerd op Navision Dynamics terwijl de front-end oplossing gebaseerd is op Sharepoint. De oplossing zal leiden tot minder fouten in het orderproces (first time right), minder rework, snellere doorlooptijd van orders en een verhoging van de productiviteit per medewerker.

Volgens de huidige planning zullen we per 1 oktober live gaan met de back-end. De front-end oplossing voor de verschillende productgroepen (therapeutische elastische kousen, orthopedische schoenen en prothesen & orthesen), zal gefaseerd worden ingevoerd. Het is spannend. We hebben alle deliverables vastgelegd die nodig zijn om live te kunnen gaan. Die monitoren we nu wekelijks via een stoplichtsysteem. Het is spannend; we hebben de ERP nodig voor onze primaire dienstverlening, dus de overgang moet goed gaan.

11. Je doet niet ieder jaar een ERP-traject als CFO. Welke geleerde lessen kun je vakgenoten meegeven?
Als ik het opnieuw zou kunnen doen, zou ik drie dingen anders doen, namelijk;

1.) In de ontwerpfase hebben we een functioneel eisendocument opgesteld. Achteraf gezien hadden we dit document concreter moeten maken. Later in het traject kregen we toch weer af en toe discussies met gebruikers en met de implementatiepartner.
2.) De selectie van de implementatiepartner is heel belangrijk. Met hen moet je naar mijn mening hele duidelijke resultaatafspraken maken. Je moet voorkomen dat je in een situatie beland van uurtje-factuurtje. De leverancier moet zich echt committeren aan het resultaat om win-win situaties te realiseren. Als deadlines niet gehaald worden, is het belangrijk dat niet alleen het bedrijf daar nadelen van ondervindt, maar ook de leverancier.
3.) Je moet een vast team van kerngebruikers hebben die worden vrijgemaakt voor het project. Voorkom dat alle kerngebruikers het ‘erbij moeten doen’.

Verder kun je niet genoeg aandacht besteden aan de testaanpak en test planning. Super belangrijk ook om na te gaan of je al je kritische bedrijfsprocessen hebt afgedekt. Je moet een goede analyse doen van de gap tussen het kritische bedrijfsproces en afdekking door het pakket. En natuurlijk in hoeverre die functionaliteiten getest zijn en geaccepteerd door gebruikers. Dat zijn de belangrijkste lessen die me zo te binnen schieten. .

12. Als je een alternatieve carrière mocht beginnen in plaats van finance, wat zou je dan kiezen?
Dan zou ik chef-kok willen worden. Koken doe ik nu alleen in het weekend, maar het is wel een hobby. Ik vind het leuk om naar de markt te gaan en inkopen te doen en vervolgens iets lekkers te maken. Echter, toen ik op de lagere school zat wilde ik al in finance werken. Ik ben er niet toevallig ingerold.