Een kopje koffie met Elmar Hogenboom (Teamleider Administratie Rochdale) ‘Efficiencywinst met simpele stappen’

Naam: Elmar Hogenboom
Leeftijd: 33
Woonplaats: Amsterdam
Opleiding: MSc Controlling, Nijenrode 2014
Carrière: Planeconoom, Controller, Teamleider Administratie
Huidige functie: Teamleider Administratie
Organisatie: Woningstichting Rochdale
Specialiteit(en): Analytisch vermogen, linken strategie aan operatie, brede scope
Favoriete managementboek: Covey’s 7 Habits of Highly Effective People
Favoriete bezigheden in vrije tijd: Wielrennen, zaalvoetbal, hardlopen

Hij komt relaxed aanlopen bij de espressobar Buonciorno op het Bos en Lommerplein. Bij binnenkomst loopt hij nog een collega tegen het lijf. Niet verwonderlijk, want het koffiehuis is vlakbij het hoofdkantoor van woningstichting Rochdale gevestigd. Hier werkt Elmar Hogenboom sinds 2005.

Hogenboom (1979) kwam in 2012 op het netvlies van de redactie van FM.nl als één van de genomineerde jonge talenten van dat jaar. Hij was destijds controller, maar heeft nu de stap gezet naar Teamleider Administratie. Dat is direct de reden dat hij niet langer strak in het pak gestoken is, legt hij zijn collega uit. ‘Ik draag nu wat lossere kleding sinds ik in mijn nieuwe functie begonnen ben. Ik merk dat dat me dichterbij mijn teamleden brengt.’ 
 

Als Teamleider Administratie heeft hij veel meer zicht op de operatie, dan toen hij nog controller was. ‘Een controller denkt vaak in een rechte weg, zo van die richting moet je op gaan. Maar wanneer je het vanuit de operatie benadert, zijn er opeens vele stenen en rotsblokken die de weg blokkeren.’

Behalve zijn drukke baan volgt Hogenboom ook nog de driejarige masteropleiding Controlling aan Nijenrode. Om de twee weken zit hij op vrijdag en zaterdag op school. Doordeweeks studeert hij zelf in de avonduren. Gelukkig woont hij vlakbij de zaak. Dat scheelt weer wat reistijd. ‘Het nadeel daarvan is dat ik wel erg vaak wat  langer blijf plakken.’

De opleiding spreekt hem aan omdat het een mooie combinatie is van financieel en bedrijfskundig. ‘Dat is veel meer aan mij besteed dan puur de accounting-kant. Ik wil graag meedenken over strategische zaken. In mijn vorige rol was ik bruggenbouwer. Ik organiseerde begrotingsbijeenkomsten tussen bestuurders en managers. De managers moesten daar met goede plannen komen en ik moest uitwerken wat het betekende voor de operatie en financiën. Het was erg leerzaam om daar midden in te staan. Een bestuurder wil iets, wat betekent dat nou in de praktijk? ’ Hierna nog de RC opleiding volgen, lijkt hem niet echt een logische vervolgstap. ‘Ik zou eerder een MBA gaan doen of MRE (Master of Real Estate).’

Hogenboom heeft een passie voor vastgoed. Hij verhuurt zelf ook woningen aan studenten in Amsterdam en Deventer. ‘Het is een woningstichting in het klein’, lacht hij. ‘Het verschilt slechts met zo’n 40.000 woningen en 100.000 bewoners. Maar het is een prima manier om de business echt te leren kennen.’

Het zijn geen gemakkelijke tijden voor de sector. ‘Voor de crisis kon alles. Daar heeft de sector zich wel behoorlijk op verkeken. Huizenprijzen blijven niet voor eeuwig stijgen. We bouwen nu een stuk minder.’ Rochdale, een stichting zonder winstoogmerk, is een belangrijke aanbieder van sociale huurwoningen in onder meer Amsterdam, Zaandam en Diemen. ‘We hebben een verhuurafdeling, een onderhoudsafdeling en een verkoopafdeling. Daaronder hangt een ondersteunende organisatie met finance, ICT en facilitair. We zijn met 500 FTE’, aldus Hogenboom.

Rochdale heeft recentelijk een grote reorganisatie doorgevoerd. ‘Door de crisis is de geldstroom behoorlijk opgedroogd. Het gevolg is dat er minder geld beschikbaar is voor onderhoud. Daarnaast heeft de toezichthouder ons striktere financieringseisen opgelegd. We hebben kortom te maken met meer geld dat we moeten afdragen, woningen die moeilijker verkoopbaar zijn en veel achterstallig onderhoud. Dat maakt dat we moeten bezuinigen en efficiënter moeten worden. Dat heeft gevolgen gehad voor de personele bezetting en dat is erg triest voor de mensen die het betreft. Verdriet en blijdschap – voor mensen die hun baan konden behouden – wisselden elkaar snel af de afgelopen periode. Voor de mensen die moesten vertrekken hebben we gelukkig wel een mooie regeling kunnen treffen.’

‘Over de efficiencyverbeteringen hebben we veel discussies. Vooral in mijn vorige functie als controller was ik daar veel bij betrokken. Onze technische onderhoudsmensen kijken naar het onroerend goed alsof het hun eigen huizen betreft. Alles moeten perfect gebeuren. Maar we hebben minder geld, dus moeten we toch kijken naar wat echt noodzakelijk is. Dan kom je vaak ergens in het midden uit…

####

Je moet ook integraal kijken naar het hele portfolio en niet naar één wooncomplex. Alleen zo kunnen we onze langetermijnstrategie realiseren. Het is bijvoorbeeld goedkoper om iets twee keer te schilderen dan de kozijnen te laten vervangen. We zijn op weg naar een nieuwe gedachtegang. Alle keuzes die we maken zijn voor de lange termijn.’

In zijn nieuwe baan is Hogenboom verantwoordelijk voor de administratie. Zijn team bestaat uit 13 man. ‘Veel draait om facturatie. Mijn afdeling is het kruispunt waar alles binnenkomt. Ik moet zorgen dat alles in zo weinig mogelijk stappen op de goede plek beland, dus bij de juiste budgethouder en in de juiste grootboekrekening.’ De andere kant – de uitgaande facturenstroom – loopt via de afdeling huurincasso. ‘Die sturen dat proces erg strak aan, dus betalingsachterstanden hebben we nauwelijks. Treasury bewaakt intussen de liquiditeit, maar het is een voorspelbaar bedrijfsmodel. We weten wat we kunnen uitgeven.’

Het doel van Hogenboom is zoveel mogelijk overbodige handelingen uit het proces te halen. Hij geeft een voorbeeld: ‘Een makelaar, waar we veel mee doen, hanteert een betalingstermijn van 14 dagen. Als er dan niet betaald wordt, stuurt hij een aanmaning die verwerkt moet worden. Gezien het volume facturen kan dat aardig oplopen. Ik zeg dan, bel hem en zeg; onze betalingstermijn is 30 dagen. Je krijgt altijd op tijd betaald. Stuur dus svp pas na 35 dagen een aanmaning. Dat scheelt behoorlijk wat handelingen. Het zijn dat soort simpele stappen die efficiencywinst opleveren.’

Als Hogenboom over een jaar van nu wakker wordt en nog in deze functie zit, wat wil hij dan bereikt hebben? ‘Dan wil ik dat als ik een week niet kom, dat alles vlekkeloos verloopt. Dat er geen achterstanden in facturen ontstaan. Geen aanmaningen. Budgethouders die tevreden zijn. Dat wil ik bereikt hebben.’

Tot slot, wat voor carrièrewensen heeft hij? ‘Ik ben niet zo bezig met de volgende stap. Hoge ambities stellen voor jezelf is prima, maar ik wil vooral genieten van waar ik nu mee bezig ben. En dat lukt me heel aardig.’