Dynamische sturing voor controllers #1: Zo vergroot je je slagvaardigheid

Niemand kan de toekomst voorspellen, maar één ding staat als een paal boven water, veranderingen gaan steeds sneller en worden steeds ingrijpender. Hoe u daarmee om kan gaan behandelt Fred Conijn in zijn blogs over dynamische sturing.

Dynamische sturing in turbulente tijden: 1

Sinds 1997 publiceer ik over trends en ontwikkelingen in de besturing van organisaties. Hieronder staan een aantal voorbeelden uit de afgelopen decennia. De horizontale as geeft het verloop van de tijd weer. De verticale as toont de impact. De impact neemt toe naarmate meer onderdelen en activiteiten van de organisatie erdoor worden geraakt. De rode balk van links onder naar rechts boven is het referentiekader. Deze maakt duidelijk dat de impact van automatisering en digitalisering blijft toenemen en steeds meer mensen raakt.

In zwart zijn degressieve trends weergegeven zoals ‘Just in time’, ‘SSC’s & outsourcing’ en ook in mindere mate ‘lean’. Efficiency was een belangrijke drijfveer voor deze trends, die minder dominant wordt. Strak ‘just in time management’ kan ervoor zorgen dat je nu niet meer beschikt over de chips die je nodig hebt om auto’s te produceren. Een extra marge in je voorraadniveau kan minder efficiënt zijn, maar vergroot wel je slagvaardigheid als leveringen in de knel komen door bijvoorbeeld de coronacrisis.

Voorbeelden van constante trends zijn ‘total quality management’ en ‘compliance’. Kwaliteit, met name in de primaire processen blijft cruciaal. Voldoen aan regelgeving is een hygiënefactor. Idealiter is het onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden zonder dat je er last van hebt.

Progressieve trends zijn ‘agile’, ‘empowerment’, ‘dynamische sturing’ en natuurlijk ’digitalisering’. Dynamische sturing is een recente ontwikkeling. Twee aspecten spelen daarbij een belangrijke rol. Allereerst digitalisering als enabler voor slagvaardigheid, maar ook als trend die veranderingen in de bedrijfsvoering vereist. Door digitalisering ontstaat bijvoorbeeld een grotere behoefte aan soft skills. De ‘harde skills’ worden namelijk gedigitaliseerd. Ten tweede doen ingrijpende veranderingen zich steeds vaker voor. Tijdens de kredietcrisis bleek dat bedrijven niet slagvaardig zijn. Het duurde gemiddeld 18 maanden voordat bedrijven acteerden. Door de coronacrisis is voor iedereen inmiddels helder dat slagvaardigheid cruciaal is.

Dynamische sturing geeft antwoord op de vraag: hoe stel ik mijn mensen in staat snel en slagvaardig te acteren, zelf als de omstandigheden ingrijpend zijn veranderd. Dat vereist ‘empowerment’. De mensen op de werkvloer moeten in staat gesteld worden te acteren. Zij moeten beschikken over het juiste mandaat, spelregels, middelen en informatie. Daarnaast is het lerend vermogen van een organisatie en medewerkers cruciaal om slagvaardig te acteren. De organisatie moet zich flexibel ontwikkelen. Als de leerpunten van de één na laatste verandering zijn doorgevoerd, hoef je je alleen maar te concentreren op de impact van de laatste ingrijpende verandering. Tijdens de coronacrisis werden verschillen tussen organisaties heel zichtbaar. Sommigen wisten heel snel nieuwe kansen te grijpen, bij anderen werd het een chaos.

Als een ingrijpende verandering zich voordoet heb je niet meer de tijd om na te gaan denken welke informatie we op dat moment nodig hebben, welke gegevens beschikbaar zijn, hoe je die omzet in informatie en aan wie je ze beschikbaar gaat stellen. Datagedreven sturen betekent dat je op basis van het bedrijfsmodel bepaalt welke meetwaarden relevant zijn en vanuit welke bedrijfsdimensies ze toegankelijk moeten zijn. Door te denken in data en drijfveren ontwikkel je een datafundament dat op transactieniveau alle belangrijke meetwaarden en bedrijfsdimensies bevat. Zodat iedereen door te slicen en te dicen kan beschikken over de informatie die ze nodig hebben.

Dit is heel mooi, maar dat doe je niet zo maar. Daar moet je van te voren goed over nadenken. Het vereist een helder beeld van het gewenst gedrag…. Gedrag staat daarom centraal in de volgende blog over ‘Dynamische sturing in turbulente tijden’.

Heeft u vragen, opmerkingen of iets anders wat u wilt delen…. Mail naar…. Dynamic.Control@ziggo.nl… Elke mail krijgt antwoord en bij veel reacties wordt er in de blog expliciet aandacht aan besteed.

“De controller als regisseur: ‘…turbulentie is van alle tijden en het is zaak dat u hier goed op voorbereid bent, zodat u tijdig kan bijsturen. De rol van controller als regisseur in dit proces is onontbeerlijk. Dynamische sturing in turbulente tijden geeft vorm aan die rol. Aanrader dus.”
– Christel Deckers lid van bestuur van de NBA, ervaren adviseur en commissaris binnen de zorg en in het onderwijs.

Fred Conijn is managing consultant bij DynamicControl.NL. Hij is dé expert in Nederland op het gebied van het toepassen van dynamische sturing. Fred is verbonden geweest aan de business universiteit Nyenrode als docent Management Control. In 2014 heeft hij het ‘Business Design Developing Expert Program’ van de Henley Business School afgerond. Sinds 1997 doet Fred onderzoek naar ontwikkelingen in de besturing van organisaties.

Zijn praktijkervaringen en onderzoeksresultaten zijn gepubliceerd in meer dan honderd artikelen en zeven boeken. Zijn laatste boek ‘Dynamische sturing in turbulente tijden’ is in mei 2021 verschenen. Fred is docent Datagedreven Management Control bij het NBA. Hij behandelt de stof uit het boek en begeleidt de deelnemers bij het toepassen en bedrijfsspecifiek maken van dynamische sturing voor hun eigen organisatie.