Duco Stuurman: "Exact kloppende cijfertjes? Lekker belangrijk"

De rol van finance is het versimpelen van sturingsinformatie. Hierbij moet doelmatigheid boven rechtmatigheid gesteld worden, vindt Duco Stuurman, directeur Maatschappelijk Domein bij de gemeente Zaanstad. Community manager Sanne van den Eijnde en Hugo Drolsbach van Vanberkel Professionals spraken met hem onder meer over de rol van finance en de recente decentralisaties.

Stuurman staat te boek als specialist op het gebied van decentralisaties van Rijkstaken naar de gemeente, maar is in zijn professionele wereld ook bekend om zijn stevige uitspraken. “Iedereen kijkt naar de accountant. Bang dat die vindt dat de cijfertjes niet exact kloppen. Lekker belangrijk, denk ik dan.” 

Een opmerkelijke uitspraak voor iemand die gedurende zijn carrière de controllersopleiding aan de Vrije Universiteit afrondde. “Ik ben altijd geïnteresseerd geweest in de vraag: hoe behaal je een doel? Welke visie en strategie en met welke mensen? Procedures zijn niet het belangrijkste bij het realiseren van doelen. Zeker niet daar waar vernieuwing nodig is en er sprake is van een grote externe onzekerheid”, zegt Stuurman. “Wel heb ik iets met het verankeren en verzekeren van belangrijke zaken zodat je een helder governancemodel kunt ontwikkelen.” 

Angst voor fouten

Vanuit deze overtuiging heeft hij ook een helder beeld van wat een finance-afdeling zou moeten doen. “Finance helpt bij het richten en sturen van een organisatie. Op basis van goede informatie kunnen business controllers een uitstekend inzicht geven in de beschikbare keuzes. Je hebt mensen nodig die niet alleen naar de facturen kijken, maar het hele krachtenveld in ogenschouw nemen. Tegenkracht en geweten zijn.” Volgens Stuurman hoeft finance dan ook niet remmend te werken op een organisatie zolang je maar goede controllers hebt. “Slechts een beperkte groep financiële strategen heeft echt die toegevoegde waarde. Een groot deel van de finance werkzaamheden zal steeds meer geautomatiseerd worden. De onder- en middenlaag in de beroepsgroep zal ook steeds dunner worden. Je bent gebaat bij een Hoofd Audit dat niet zegt ‘dit is de regel’, maar zich afvraagt ‘wat is het doel?’ Die het leerproces, o.b.v. audits, bij het primair proces faciliteert. Primaire doel van audits is leren en niet controleren.” De Zaankanter legt uit dat bij zijn gemeente de Hoofd Audit soms concludeert dat een regel niet goed is, omdat deze geen toegevoegde waarde heeft of er niet op gehandhaafd kan worden. Waar de mensen uit het primair proces dus onnodig doorgeschoten zijn. 


Dergelijke lef is in de optiek van Stuurman nodig om als organisatie verder te komen. “De angst om fouten te maken resulteert in extra controles. Extra controles betekenen extra kosten”, legt Stuurman uit. In weerwil van het populaire beeld van trage en bureaucratische overheden denkt hij dat veel gemeenten best veel durven. Terugkijkend op zijn circa 20-jarige dienstverband bij de gemeente Zaanstad is hij dan ook het meest trots op de gerealiseerde versimpeling in het sociale domein. “We werken met sociale wijkteams en hebben een overzichtelijk aantal goede zorgaanbieders. Dankzij automatisering hebben we finance relatief goed op orde”, vertelt Stuurman. Toch haast hij zich te zeggen dat Zaanstad er nog niet is qua ‘versimpeling’. “Veel formulieren, bijvoorbeeld gerelateerd aan de WMO (wet maatschappelijke ondersteuning), zijn op HBO+-niveau. Een groot deel van de doelgroep voor wie deze ondersteuning nodig is heeft een lager opleidingsniveau. Het blijft zaak om het voor die doelgroep overzichtelijk en behapbaar te maken, niet voor de slimpies in onze maatschappij.” 
 
_________________________________________________________________________
 
Op 13 oktober 2016 vindt het Jaarcongres Public Finance plaats. Tijdens deze inspirerende dag gaan ruim 150 public financials met elkaar in gesprek over het thema Accelerate Learning. Noteer deze datum alvast in uw agenda.  
_________________________________________________________________________ 
 
Simplificatie essentieel

In een ideale situatie ziet de concerndirecteur financiering gesimplificeerd worden tot een enkele transactie. “Het gaat om het ontkoppelen van hulpverleningsstromen en het beperken van het aantal transacties. Stel je bijvoorbeeld een gezin voor waar tien verschillende hulpverleners zich voor inzetten. Deze hulpverleners sturen allemaal apart facturen. Waarom zou je dit niet onderbrengen bij één aanbieder?”, aldus Stuurman. “Het is de taak van finance om financierings- en sturingsmodellen te ontwikkelen met lage transactiekosten. Hierbij is rechtmatigheid ondergeschikt aan doelmatigheid.”

Het belang van doelmatigheid is een boodschap die Stuurman tijdens het interview meermaals even bedachtzaam als hartstochtelijk over het voetlicht brengt. Complexe vraagstukken rondom gezinnen en hulpverlening passen vaak niet precies in alle wettelijke kaders tegelijkertijd. “Uiteindelijk gaat het toch om de beste interventie of oplossing voor de mensen, tegen de laagst mogelijke maatschappelijke kosten. En we merken dat die in een best een aantal gevallen niet past in rijks of gemeentelijke regelgeving. Afwijken moeten we dus leren. Maar ook verantwoorden.”

“Er zullen in dit jaar vanwege de grootscheepse decentralisaties slechts een beperkt aantal  gemeenten zijn die een goedkeuringsverklaring gaat krijgen van de accountant op getrouwheid én rechtmatigheid. De informatieoverdracht vanuit de Rijksoverheid aan gemeenten is zeer gebrekkig geweest, er moest zorgcontinuïteit worden gegarandeerd door gemeenten, de vraag is of alle betalingen door de SVB getrouw en rechtmatig waren en gemeenten hebben eind 2014 met stoom en kokend water contracten met de aanbieders afgesloten waarbij allerlei gekke eisen in de contracten zijn opgenomen. Is dat erg die niet goedkeurende verklaring? Het gaat om de grootste decentralisatie na de Tweede Wereldoorlog. Dat kan niet perfect gaan”, stelt Stuurman. Is de transitie dan niet te snel afgedwongen? “Dit soort zaken moeten snel. Als je alles perfect wil hebben ben je tien jaar bezig met overleggen. Het allerbelangrijkste is dat de zorg voor de cliënt goed gaat, en dat is toch redelijk tot goed gelukt. De rest is papierwerk of imago.” 

Volgens de Zaankanter is het belangrijk dat ambtenaren af en toe buiten de regels durven te denken. “Wanneer een gezin met drie jongeren, waarvan de oudste 16 jaar is, uit huis geplaatst moet worden vanwege een uithuiszetting omdat de moeder geen uitkering krijgt omdat zij hier illegaal is, kan het soms verstandiger te zijn om de 16-jarige een uitkering te geven. Het is belangrijk om mensen grip op de eigen zaken te geven. Wanneer ze de primaire zaken, zoals huisvesting, op orde hebben verdwijnen ze niet in allerlei systemen. Uiteindelijk scheelt dit ook in de maatschappelijke kosten. Een uitkering is goedkoper dan drie huisuitplaatsingen”, illustreert Stuurman.

Voortrekkersrol big data

Een andere ontwikkeling waar de concerndirecteur trots op is, is de voortrekkersrol die de Noord-Hollandse gemeente heeft gespeeld op het gebied van big-datatoepassingen. “De eerste keer dat wij gebruikmaakten van big data was op een uiterst gevoelig politiek dossier: kindermishandeling”, vertelt Stuurman. Aanvankelijk had hij zijn bedenkingen bij het project vanwege het beeld van ‘Big Brother is watching you’ dat het opriep. “Maar het is een maatschappelijk zeer relevant onderwerp waar veel winst te behalen valt. We zijn voorzichtig van start gegaan. Alle informatie die is verzameld is eerst gepseudonimiseerd en vervolgens geanonimiseerd. Met de gegevens probeerden we hulpverleners op een andere manier naar zaken te laten kijken. Het helpt in het creëren van waakzaamheid en focus. Maar de informatie mag onder geen beding te herleiden zijn tot het individu.” 

Verandering personeelsbestand

Stuurman denkt dat het personeelsbestand van gemeentelijke organisaties in de komende jaren op een andere manier wordt samengesteld. “We gaan van beleidsambtenaren steeds meer richting data-analisten. Bij Zaanstad hebben we nog maar tien kennisspecialisten, de rest werkt op projectmatige basis. Dit is mogelijk door de steeds gemakkelijkere manieren om kennis te delen. Het is belangrijk om slim te ‘jatten’ in plaats van alles zelf te bedenken”, zegt de Zaankanter.  De uitvoering moet  volgens Stuurman voor het beleid komen. Een logische volgorde in de beleidscyclus die hij aanduidt onder het dubbelzinnige ‘gewoon doen’. 

Deze omschakeling van kennisspecialisten naar projectmedewerkers wordt bij Zaanstad mede vormgegeven door het aantrekken van tien young potentials. “Bij het aannemen van nieuwe talenten is het bovenal belangrijk om plezier in huis te halen. Lol maken is het belangrijkste”, zegt de concerndirecteur. Het belangrijkste, maar niet het enige. “Alle aangetrokken talenten zijn vrouwen. Zij zijn nu eenmaal beter in organiseren”, zegt Stuurman op licht verontschuldigende toon. 

Nieuwe uitdaging

De nieuwbakken talenten zullen nog maar kortstondig met Stuurman samenwerken. Medio februari begint hij na 23 jaar bij de gemeente Zaanstad aan een nieuwe uitdaging. In Eindhoven gaat hij als lid van de directieraad de transitie binnen het Sociaal Domein begeleiden. Zijn statuur op dit gebied schept hoge verwachtingen. “Je moet er sowieso voor waken dat je denkt dat je alles weet”, aldus Stuurman. 

Drolsbach wil weten of de Zaankanter nog een boodschap heeft voor collega-concerndirecteuren. “Stap niet in de valkuil van rationalisering, prestatie-indicatoren en maak je geen zorgen om licht afwijkende budgetten. Verbind kracht en tegenkracht. Communiceer op positieve wijze en straal trots uit. Geef de mensen het volste vertrouwen en zorg dat ze plezier krijgen. Uiteindelijk begint alles bij de mensen die ergens werken.”