Drie redenen waarom bedrijven zich moeten richten op het optimaliseren van hun IT-kosten.

Er hangt een recessie in de lucht. Dit biedt bedrijven ook kansen, claimt Crayon, een adviesbureau dat bedrijven assisteert in hun digitale transformatie. Het dwingt bedrijven namelijk om kritisch te kijken naar de diverse uitgavenstromen.

Naar de uitgaven aan IT, bijvoorbeeld. Daar kunnen bedrijven nog wel eens besparen. Denk aan besparingen op onnodige licenties voor software, of applicaties die worden aangeschaft maar vervolgens niet worden gebruikt door werknemers. Onafhankelijk onderzoek, in opdracht van Crayon, wijst uit dat 54% van de bestuurders kostenoptimalisatie als grootste uitdaging van IT-beheer ziet. Er valt dus nog genoeg winst te behalen op dit vlak, aldus Michiel van Egmond, Direct Sales Manager bij Crayon Benelux. Hij noemt drie redenen waarom bedrijven zich juist in 2023 moeten richten op het optimaliseren van hun IT-kosten.

1. Het IT-landschap wordt steeds complexer

Onderzoeks- en adviesbureau Gartner verwachtte eind vorig jaar dat in 2023 wereldwijd 4,6 biljoen dollar wordt uitgeven aan IT, een stijging van 5,1% ten opzichte van 2022. Als hoofdreden wordt genoemd dat bedrijven als reactie op de economische onrust willen digitaliseren om efficiënter te kunnen werken. Dit leidt vaak tot de snelle ontwikkeling en soms ongecontroleerde implementatie van nieuwe technologieën binnen organisaties. Maar ook het onderhoud van bestaande apparatuur of softwareapplicaties kan flink op de kosten drukken.

Een goed voorbeeld hiervan is de Belastingdienst. Uit recent onderzoek van NRC blijkt dat de IT-kosten bij de dienst in de afgelopen tien jaar met ruim 80 procent zijn gestegen tot 849 miljoen euro. Een groot deel hiervan is nodig voor onderhoud en reparatie van de verouderde computersystemen. Dit zorgt voor een vicieuze cirkel waarbij er te weinig geld is om te vernieuwen omdat het te duur is om de huidige infrastructuur te onderhouden.

2. Procurement en gebruik zijn veranderd

Om te slagen in de huidige, sterk gedigitaliseerde wereld hebben bedrijven een strategische aanpak nodig die rekening houdt met alle aspecten van hun IT-omgeving. Veel bedrijven zien bijvoorbeeld dat hun IT-afdeling te veel geld uitgeeft nadat ze zijn overgestapt naar de cloud. Dit komt omdat ze niet zijn voorbereid op de andere dynamiek van deze nieuwe omgeving. In een cloudomgeving gebeurt de besluitvorming in real time en vaak tegelijkertijd tussen verschillende technologie-, financiële en commerciële afdelingen.

Dit betekent dat het traditionele inkoop- en consumptiemodel moet veranderen. Het oude model - waarbij IT-teams verzoeken indienen en financiën deze goedkeuren via lange inkoopcycli - is niet langer geschikt. De optimalisatie van cloudtechnologie vereist een nieuw financieel model, waarbij ingenieurs en financiële teams samenwerken.

3. Onvoldoende inzicht in cloudkosten

Door de snelle invoering van allerlei nieuwe applicaties – vaak vanuit de cloud – raken veel organisaties het overzicht kwijt. Zo worden er allerlei softwareapplicaties, zoals cloudopslag of vergaderapplicaties, aangeschaft die niet per se nodig zijn voor het bedrijf of slechts beperkt worden gebruikt door werknemers. Ook nemen bedrijven vaak een overtollig aantal licenties af voor het gebruik van bepaalde online diensten. In plaats van dat iedere werknemer een eigen licentie heeft, volstaat vaak één licentie per twee werknemers of soms zelfs één licentie per afdeling.

Uit onderzoek van Gartner blijkt dat bedrijven die het beheer van cloudkosten over het hoofd zien of de cloud niet optimaal benutten, tot 40% te veel uitgeven in de cloud. Zonder goed inzicht in de clouduitgaven is het erg lastig om de cloudinfrastructuur te optimaliseren. Met behulp van software die alle cloudapplicaties in realtime monitort, krijgen alle applicaties de resources die ze nodig hebben. Bovendien kan zo snel inzichtelijk worden gemaakt welke applicaties niet of nauwelijks worden gebruikt en dus beter van de hand gedaan kunnen worden.