Een autodashboard geeft je cruciale en actuele informatie over de conditie van je auto. Voor een organisatie zou dat precies zo moeten zijn.

Door Thomas Hijl

Dit was de strekking van mijn vorige blogpost, over het pragmatisch en door de organisatie gedragen implementeren van dashboards. Toen was het autodashboard nog een metafoor en ging het feitelijk om het weergeven van stuurinformatie in een digitale omgeving.

Nu, enkele maanden later, hebben we daadwerkelijk een fysiek dashboard gekoppeld aan onze digitale managementinformatie. Wanneer we ons kantoor binnenkomen, zien we aan de hand van fysieke meters direct hoe GriDD ervoor staat. Precies zoals bij een dashboard in een auto!
Waarom willen we dat en hoe hebben we dat gedaan? Dat wordt in dit artikel uiteengezet.

Waarom zou je digitale stuurinformatie in een fysiek dashboard willen weergeven?
Nadat we de GriDD dashboards digitaal op orde hadden, wilde ik een stap verder gaan met de effectiviteit van onze informatievoorziening door de belangrijkste informatie naar onze directe fysieke omgeving te brengen! Hiervoor hanteerden we drie belangrijke principes:

1. Een fysiek dashboard geeft in één oogopslag een totaalbeeld zonder je computer te openen

Wanneer je wilt sturen moet je eenvoudig de meest belangrijke informatie tot je kunnen krijgen. Dat geldt zowel voor achter het stuur van een auto als voor achter het stuur van je organisatie.
Zodra ik het kantoor binnen kom laat het dashboard onmiddellijk een totaalbeeld zien. Dat geeft je als manager grip, controle en vertrouwen. Van afstand kun je direct zien of alles OK is en of je actie moet ondernemen. Een groot voordeel is tevens dat je “medepassagiers” ook makkelijk kunnen zien of het goed gaat en zich veilig en geïnformeerd voelen.

2. Een fysiek dashboard brengt je stuurinformatie terug tot de essentie

Een valkuil binnen veel organisaties is dat digitale dashboards worden gevuld met informatie omdat deze voorhanden is. Het risico is dat je door deze verscheidenheid en hoeveelheid aan inzichten het gevoel van grip en controle juist verliest.
__________________________________________________________________________
Slimmer werken en succesvoller worden met IT? Op zoek naar innovatieve financiële software? Kom dan naar dé jaarlijkse IT beurs voor financiële professionals. Ontmoet de beste softwareleveranciers en 1.000 financiële vakgenoten. Bezoek op donderdag 26 mei 2016 Financial Systems. Schrijf u gratis in.
__________________________________________________________________________
 
Om in de eerste informatiebehoefte te voorzien is het voldoende om eerst op hoog niveau geïnformeerd te worden, te signaleren en op basis daarvan verder te kijken naar de details. Een fysiek dashboard gekoppeld aan een meer uitvoerig beschreven digitaal dashboard biedt die mogelijkheid. Je gaat immers pas onder de motorkap kijken, wanneer je een signaal hebt gehad dat er iets niet in orde is.

3. Een fysiek dashboard geeft stuurinformatie op een vertrouwde, aantrekkelijke manier

Een fysiek dashboard kan er op verschillende manieren uitzien, je kan het persoonlijk maken door vorm en keuze van het object. Wij hebben gekozen voor een autodashboard en dat is niet toevallig. Een autodashboard heeft zich over decennia heen bewezen als effectief. Door gebruik te maken van deze bewezen principes zorgen we voor een vertrouwde manier van informeren. Daarnaast geeft het een versnelling aan je innovatie, met name door het borgen van eenvoud en door te voorkomen dat je het wiel opnieuw uitvindt. Het fysieke dashboard is als resultaat daarvan voor iedereen toegankelijk en te begrijpen!

Met een gerust hart zitten wij achter ons stuur. Enkele maanden geleden, bij het opzetten van het digitale dashboard, hebben we leren rijden, navigeren, schakelen, remmen, kijken, zien en ingrijpen. Nu hebben we ons inzicht in en grip op onze organisatie naar een nieuw niveau gebracht met een fysiek dashboard. Een combinatie van oude en nieuwe inzichten die onze belangrijke stuurinformatie effectiever heeft gemaakt en dichter bij ons heeft gebracht.

Welke informatie toont het fysieke dashboard van GriDD?
In het najaar kwam Luuk voor ons werken als stagiair. Samen hebben we gewerkt aan de ontwikkeling van een fysiek dashboard. Het doel was om laagdrempelig inzicht te verschaffen in stuurinformatie van GriDD in onze directe omgeving, op basis van bestaande digitale dashboards.

We gingen eerst terug naar de essentie: wat willen we laten zien op het dashboard en hoe tonen we dat zo effectief mogelijk? We kozen daarbij voor de metafoor van het autodashboard en kwamen tot de volgende indicatoren:

De Brandstofmeter
Geeft weer hoeveel budget er nog is om declarabele uren te maken; toont de werkelijke werkvoorraad afgezet tegen de begrote werkvoorraad.
Met deze indicator is te zien of er nog voldoende werk is voor de komende tijd en het signaleert wanneer er nieuwe deals gesloten moeten worden om voldoende werk te houden.

De Toerenteller
Geeft inzicht in de werkdruk; toont de declarabele uren die de vorige week gemaakt zijn. Deze indicator geeft aan hoe snel de werkvoorraad verbrand wordt. Dit is van belang om te zorgen dat de omzet gehaald kan worden en zodat de werkdruk voor werknemers in balans is.

De Snelheidsmeter
Geeft aan hoe hard we gaan; toont de omzet over de afgelopen 30 dagen.

De Temperatuurmeter
Geeft aan of we op target zitten qua omzet: toont de huidige totale omzet ten opzichte van de begrote totale omzet op dat moment.

De Kilometerstand
Geeft de werkelijk gereden afstand aan: toont de cumulatieve omzet over het lopende jaar

Het fysieke dashboard toont deze informatie en geeft met signalering door middel van lampjes en kleuren aan hoe het ervoor staat. Hieronder kun je een video bekijken met een demonstratie van het werkende prototype.

Bekijk hier een demonstratie van het fysieke dashboard.