De zin en onzin van het benchmarken

Met benchmarken bedoel ik natuurlijk niets anders dan het (regelmatig) vergelijken van de prestaties van de door u ingeschakelde incassobureaus of gerechtsdeurwaarders. De vraag is welke incassopartij het hoogste rendement oplevert en in welke situatie. Bovendien is het regelmatig uitvoeren van een benchmark een stimulans om de productiviteit van de incassopartijen te verhogen. Door vergelijking houd je elkaar immers scherp.

Maar waar gaat het dan mis? Bedrijven voeren benchmarks uit op basis van een verkeerde aanname. In een wereld waarin geen enkele consument gelijk is, gaan we er bij het uit handen geven van een vorderingenportefeuille wel altijd vanuit dat alle vorderingen gelijk aan elkaar zijn.

Het totaal aan vorderingen verdelen we over de incassopartijen, zonder oog te hebben voor verschillen tussen vorderingen. We verwachten vervolgens dat alle incassopartijen in staat zijn om hetzelfde rendement te behalen op hun deel. Ze hebben immers allemaal de beschikking over hetzelfde aantal vorderingen en met een beetje geluk is het totaal openstaand saldo ook ongeveer gelijk aan elkaar.

Deze aanname voorafgaand aan de benchmark is ook direct de doodsteek voor de benchmark. We hebben namelijk totaal geen zicht op de kwaliteit van de vorderingen. Zaken als ouderdom, hoofdsom, risicoscore of leeftijdsopbouw hebben een directe en aantoonbare invloed op het te verwachten rendement. De ene vordering is daarmee eenvoudiger te innen dan de andere en dat leidt tot verschillende prestaties onder de incassopartijen. Zonder naar de kwaliteit van de vorderingen te kijken, kunnen we nooit zeker zijn van een eerlijke vergelijking.

Is benchmarken dan onzin? Nee, integendeel. Ik ben een groot voorstander van benchmarken en vind zelfs dat dit een continu proces zou moeten zijn.

Het is dan wel belangrijk om de benchmark op een goede manier uit te voeren. Hoe doet u dit? U begint met het maken van een (echte) random selectie. Hoewel de kans groot is dat de groepen dan vergelijkbaar zijn, is het essentieel om de selectie vervolgens te controleren op kwaliteit. Is de hoofdsom, de ouderdom en het risicoprofiel van de vorderingen vergelijkbaar? Als dit niet het geval is, kun je de fout herstellen en alsnog zorgen voor vergelijkbare groepen. Wanneer je pas na een aantal maanden tot de conclusie komt dat de groepen niet vergelijkbaar zijn, is het zonde van de tijd.

Een stap verder is het toevoegen van scores aan uw vorderingen. Hiermee berekent u de kans op inning per vordering. Verschillende variabelen, zoals bijvoorbeeld betaalgedrag, giet u in een model. De data die hieraan ten grondslag ligt, hoeft u niet allemaal in huis te hebben. U kunt dit ook extern inkopen en meenemen in uw model. Uiteindelijk bepaalt het model welke kenmerken het meest voorspellend zijn voor de inning van de vordering. Op basis van deze kennis kunt u de portefeuille segmenteren en eerlijk verdelen onder uw incassopartners.

Naast het uitvoeren van een goede benchmark kunt u met scoring ook het rendement op uw vorderingen verhogen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om eerder te stoppen met het incasseren van vorderingen waar geen goed resultaat op te behalen is. Daarnaast kunnen dossiers met een hogere inningsverwachting intensiever behandeld worden. 

De verschillen tussen de incassopartijen kunt u uiteindelijk ook omzetten in voordelen voor uzelf. Wanneer u de vorderingen segmenteert, zult u merken dat verschillende incassopartijen beter presteren op verschillende typen vorderingen. Met deze informatie kunt u de incassopartijen inzetten voor de vorderingen waar ze goed in zijn en zult u zien dat de prestaties omhoog gaan.

Een benchmark van incassopartijen kan dus heel nuttig zijn voor uw organisatie, mits u de benchmark op de juiste manier uitvoert. Kijk naar de kwaliteit van uw vorderingen, segmenteer ze en geef een eerlijke verdeling aan de betreffende incassopartijen. Zo haalt u het beste resultaat uit uw vorderingen.

Alexander van Dijk, Focum

Focum is één van de marktleiders op het gebied van data- en risicomanagement. De organisatie helpt klanten hun incassoproces efficiënter in te richten. Dit doen zij met hun eigen incassoplatform genaamd SmartCollect, hét slimme incassoplatform voor de creditmanager. Met SmartCollect richten klanten hun incassoproces data driven in, wat resulteert in een hoger rendement. Bovendien is het de ideale tool voor benchmarken en de meest uitgebreide rapportagemodule in de markt. Zo houdt de credit manager grip en controle en krijgt hij/zijn sneller betaald.