De uitdaging van de Business Partner: (de) weg van Excel naar mobiele applicaties voor management informatie

Weg met Excel!
Recent gaan er veel geluiden op over stoppen met het gebruik van Excel voor rapportage doeleinden. Tijdens het Controlling Congres in april was er een sessie met het onderwerp: ‘Gebruik Excelsheets is een kansspel’. Iedereen kan zich natuurlijk indenken dat de foutkans bij Excel spreadsheets erg hoog is. Hoe vaak heb je zelf niet gezocht naar een fout in een formule in Excel? Hoeveel tijd besteden financials aan Excel en zouden ze deze tijd niet beter kunnen gebruiken om de business te ondersteunen met winstgevendheidplannen en het uitdenken van strategieën? Het gebruik  van Excel zorgt er tevens voor dat rapportages binnen een organisatie een verschillende lay out hebben en er geen up to date management informatie beschikbaar is.

Snelle wereld, snelle beslissingen
Om te zorgen dat het management binnen een organisatie de juiste beslissingen kan nemen is het belang van relevante en up-to-date informatie, op elke moment van de dag, van groot belang. In de snel veranderende wereld waarin alle informatie toegankelijk is via internet en social media, wil ook het management van een organisatie weten hoe de vlag erbij hangt. Beslissingen kunnen niet uitgesteld worden met bijvoorbeeld één maand, dan is de schade al te groot, helemaal bij kleinere organisaties.

Een ideale oplossing
Een ideale oplossing is natuurlijk een Business Intelligence (BI) tool die alle informatie laat zien die het management maar nodig kan hebben. Een BI tool neemt alle risico’s van fouten die met Excel kunnen ontstaan weg en heeft data elk moment beschikbaar. Een mooie visuele presentatie van de data hoort ook tot de mogelijkheden. Vaak bestaat het idee dat een BI tool een dure en moeizame implementatie is, maar er bestaan ook goedkopere oplossingen zoals Qlikview. De data wordt ingeladen en er zijn vele toepassingen mogelijk.

KPI’s & Strategie
Het belangrijkste bij het gebruik van een BI tool is natuurlijk wát je dan laat zien. Niemand zit te wachten op een overload aan informatie waarmee geen duidelijke boodschap wordt afgegeven. Het is de uitdaging van de business partner om te zorgen dat informatie en data getoond worden die de bedrijfsstrategie en beslissingen ondersteunen. Daarnaast denkt een business partner mee in het vaststellen van KPI’s. In het meest ideale geval ondersteunen de KPI’s van het management deze strategie, maar in veel gevallen is dit ook niet zo. Vooral bij grote organisaties kan het nog weleens voorkomen dat doelen heel verschillend gesteld zijn over verschillende afdelingen heen.
__________________________________________________________________________________

Volg de training de Controller als Businesspartner
Wilt u als controller doorgroeien? De beste controllers vervullen hun rol als inhoudelijk vakman, bekwaam adviseur, begeleider & coach. In deze training krijgt u inzicht in de stappen die nodig zijn om een onmisbare businesspartner te worden. Meld u hier aan.
__________________________________________________________________________________

Daarnaast moet een KPI in een dashboard natuurlijk ook te beïnvloeden zijn, anders heeft het sturen hierop geen zin. Ook moet  betekenis (en berekening) van een KPI helder zijn om het begrip te vergroten.

Altijd op de hoogte via apps
Tegenwoordig zijn er veel moderne technieken waarbij de apps voor mobiele telefoons en tablets op dit moment wel de meest populaire zijn. Deze populariteit is natuurlijk een mooie mogelijkheid om cijfers en rapportages ook hip en snel te maken! Welke manager wil er nou niet elk moment van de dag op zijn I-Phone kunnen zien hoe de zaken ervoor staan en of hij zijn management team de volgende dag bijeen moet roepen?

De informatie kan natuurlijk op unit niveau weergegeven worden maar ook op individueel niveau. Denk aan een consultancy-achtige omgeving waarbij consultants worden afgerekend op de persoonlijk behaalde omzet. Door deze informatie via een app weer te geven kan de betrokkenheid vergroot worden. Tevens kan een bedrijf via een app ook bedrijfsplannen en de status daarvan aan grote groepen medewerkers communiceren. Medewerkers blijven zo op een interactieve en aantrekkelijk manier op de hoogte.