De stappen naar een geautomatiseerd purchase to pay proces

Door Hans van der Kolk, Sales Manager bij EasySystems

Het automatiseren van het purchase to pay proces gaat niet over één nacht ijs. Het is een proces waarbij je stap voor stap steeds iets verdergaat. Zie het als leren lopen: je begint voorzichtig met de ene voet voor de ander en vervolgens beweeg je langzaam verder. Het duurt even voordat je niet meer omvalt en op een gegeven moment kun je zelfs wat sneller gaan. Met de blik vooruit bedenk je wat de volgende stap wordt.

Digitaal maar niet automatisch
De eerste stap is zeker niet altijd de moeilijkste. De switch van papieren naar digitale factuurverwerking is bijvoorbeeld zo gemaakt. Zo kunnen een eenvoudige workflow in het ERP-systeem of een OCR-oplossing al een eerste digitaliseringsslag in je factuurverwerking bewerkstelligen. Maar met een dergelijk systeem moet je nog wel zelf de inkomende inkoopfactuur uit je inbox halen en handmatig toevoegen aan de juiste workflow. Daarna moet je hem ook nog matchen aan het juiste contract of inkoopordernummer én op de goede grootboekrekening boeken.

Kortom; het factuurverwerkingsproces is wel digitaal, maar nog niet geautomatiseerd. Je moet immers zelf nog allerlei handelingen uitvoeren. Door het purchase to pay proces te automatiseren, krijg je steeds minder inkoopaanvragen, facturen, declaraties en contracten die handmatig werk vereisen. Een volgende stap dus.

Minder werk dankzij geautomatiseerd purchase to pay proces
De voordelen van automatische factuurverwerking zijn het sterkst als alle stappen in het proces goed zijn ingericht. De inkoopfactuur kun je zien als een samenvatting van alle voorgaande stappen. Om dit goed in te kunnen richten, is het belangrijk dat de purchase to pay software een 3-way match kan maken. Dat betekent dat de inkooporder, ontvangstregistratie en de factuur aan elkaar gekoppeld worden. Of neem facturen die maandelijks terugkeren als voorbeeld, zoals die van een huurcontract, waarbij je gedurende een jaar (of langer) elke maand hetzelfde bedrag betaalt, precies zoals afgesproken. Het is zonde van je tijd om dit elke maand opnieuw goed te keuren, vooral omdat het helemaal niet nodig is. Als de software de binnenkomende factuur kan matchen met het betaalschema van het contract, dan kan de factuur namelijk automatisch verwerkt worden. Je hoeft dit dan, zolang er geen afwijkingen zijn, dus niet meer zelf te doen. Het proces van factuurverwerking kun je nog verder versnellen, bijvoorbeeld als uitgaven vooraf geautoriseerd worden of als declaraties eenvoudig ingediend kunnen worden.

Future of finance: data, data en nog eens data
Automatiseren is een kwestie van continue verbetering. Het is hartstikke zonde om te blijven hangen in beperkte digitalisering en daardoor je processen niet te optimaliseren. Want door te automatiseren houd je meer tijd voor andere zaken. Bijvoorbeeld om op zoek te gaan naar het verhaal achter de cijfers. Waar je vroeger vooral bezig was met het maken van rapportages over het verleden, kun je dankzij automatisering meer realtime rapporteren en zelfs de toekomst voorspellen. Zonder glazen bol, maar op basis van big data. Door te automatiseren kun je namelijk gemakkelijk grote hoeveelheden data inwinnen, waardoor eindeloze rapportages in Excel tot het verleden behoren. Met dashboarding kun je de ingewonnen data bij elkaar verzamelen en inzichtelijk maken. Immers; zonder overzicht, geen inzicht. Op die manier kun je patronen herkennen, advies uitbrengen en continu bijsturen. Zo krijgt Finance een meer strategische rol en dat vraagt iets anders van jou als finance professional.

Automatiseren gaat niet vanzelf
De beweging is reeds ingezet en als je niet achterop wilt raken, is het verstandig om je eigen factuurverwerkingsproces eens tegen het licht te houden. Begin met het in kaart brengen van de huidige situatie; hoe zijn de bestaande processen op dit moment ingericht? Onderzoek vervolgens waar nog ruimte zit voor verbetering en welke stappen je zou kunnen automatiseren om de verwerking van facturen sneller en makkelijker te maken. Zodat jij tijd overhoudt om wat meer de diepte in te duiken en mee te denken over de toekomst van de organisatie.