Dagen traditionele boekhoudsysteem geteld

Organisaties die te maken krijgen met een groeiende behoefte aan financiële rapportages ervaren dat de informatie uit het traditionele boekhoudsysteem niet meer toereikend is. Leer van de situatie bij een aantal financiële instellingen en gebruik de checklist om te bepalen of uw traditionele boekhoudsysteem nog voldoet.

Banken moeten voldoen aan internationale afspraken over het aanhouden van een minimaal kapitaal (Basel 2). Deze afspraken moeten voorkomen dat ze failliet gaan. Er worden daarom nieuwe eisen gesteld aan het managen en rapporteren van financiële risico’s.

Op dit moment houden financiële instellingen een minimum kapitaal aan op basis van informatie die beschikbaar is in de balans. In de nabije toekomst wordt het minimum kapitaal berekend op basis van ingeschatte risico’s. Voor het schatten van risico’s zijn statistische modellen ontwikkeld. Deze modellen zijn de bron voor risicomanagement rapportages van de toekomst. De rol van de balans als bron van informatie neemt af.

Ook de invoering van IFRS heeft invloed gehad op de rol van de balans als informatiebron. Vandaag wordt er gewerkt met IFRS-classificaties, hierdoor zijn extra uitsplitsingen in de balans noodzakelijk. Er worden meerdere waarderingmethoden naast elkaar gehanteerd. Het aantal specificaties op de balans is meer dan honderd voor een financiële instelling.

De huidige IFRSrapportages zijn daarom een stuk gedetailleerder dan enkel de balans. De afnemende waarde van de balans als informatiebron heeft gevolgen voor de rol van het traditionele boekhoudsysteem. Het traditionele boekhoudsysteem is geschikt voor het opstellen van een balans en een verlies- en winstrekening. Voor uitgebreidere informatiebehoeften is het minder geschikt. De dagen van het traditionele boekhoudsysteem als bron van de financiële waarheid zijn geteld.

Journaalposten als basis
De afnemende rol van het boekhoudsysteem komt door het soort informatie dat beschikbaar is in dit systeem. Het boekhoudsysteem bewaart journaalposten. De balans is gebaseerd op deze journaalposten. Het soort informatie dat in een boekhoudsysteem per journaalpost wordt opgeslagen wijkt tussen de diverse systemen weinig af.

Journaalposten zijn namelijk gebaseerd op de zuivere regels van het boekhouden. Het naleven van deze regels levert een herkenbare functionaliteit op. Een voorbeeld van deze functionaliteit staat in de onderstaande figuur. In dit voorbeeld wordt een journaalpost gemaakt. Deze bestaat uit een kop en uit een aantal detailregels. In de kop staat informatie over het type journaalpost, de datum, het boekstuknummer en de periode.

Een journaalpost heeft twee of meer regels deze worden weergegeven in het onderste deel van het voorbeeld. Weergegeven staan twee grootboekrekeningnummers, twee uitsplitscodes, de valutacode en het bedrag. De statistiek gebruikt voor het managen van financiele risico’s en de bijbehorende uitkomsten in de vorm van percentages passen niet in het concept van het boekhoudsysteem, het zijn geen journaalposten. Ook de gebruikte wiskundige formules voor het berekenen van het minimum kapitaal zijn geen journaalposten  en passen niet in het boekhoudsysteem.

Financiële instellingen hebben dan ook andere oplossingen bedacht voor het managen en rapporteren van financiële risico’s, dit zijn vaak datawarehouses. Deze hebben wel de vereiste informatie beschikbaar. In de afgelopen jaren hebben organisaties bronsystemen aangepast om te voldoen aan de waarderingsregels van IFRS.

De integratie tussen de bronsystemen en het boekhoudsysteem is zoveel mogelijk aangepast om aan de rapportageeisen te voldoen. In de praktijk zien we dat niet alle IFRS-rapportages beschikbaar zijn in het boekhoudsysteem. De mate van detail die kan worden vastgelegd in journaalposten is te beperkt. Ook voor IFRS-rapportages worden andere oplossingen gezocht omdat het traditionele boekhoudsysteem te weinig detail informatie beschikbaar heeft.

Het ontstaan van ongewenste verschillen
Bij een aantal financiële instellingen ontstaat de situatie zoals weergegeven in de onderstaande figuur. Het figuur laat zien dat de verschillende rapportages uit dezelfde bronsystemen komen. Het boekhoudsysteem wordt niet gebruikt voor risicomanagement rapportages en ook niet voor alle IFRS-rapportages. Risicomanagement rapportages en IFRS-rapportages komen uit gescheiden systemen. Het gebruik van gescheiden systemen kan leiden tot ongewenste verschillen in de gerapporteerde cijfers.

Financiële instellingen willen dit voorkomen en beginnen zich de behoefte te realiseren om ongewenst verschillende uitkomsten te voorkomen. Deze behoefte kan niet worden ingevuld door gebruik te maken van het traditionele boekhoudsysteem. Het traditionele boekhoudsysteem geeft met haar journaalposten te weinig informatie over de onderliggende details om een aansluiting te vinden. Hieronder staan een aantal opties beschreven om de aansluiting tussen de IFRS en risicomanagement rapportages te realiseren.

Oplossing 1
Aansluiting kan gerealiseerd worden door een handmatig en een periodiek reconciliatieproces in te richten. Dit proces kan ondersteund worden met rapporten uit het datawarehouse. Het boekhoudsysteem biedt weinig houvast omdat de vereiste informatie niet aanwezig is. Voor de gewenste informatie moeten de bronsystemen worden geraadpleegd. Het handmatig aansluiten van IFRS- en risicomanagement rapportages is lastig, het detail in het boekhoudsysteem is te beperkt.

Oplossing 2
Op dit moment zijn leveranciers van standaardsoftware bezig met het lanceren van nieuwe oplossingen. Het doel is om risicomanagement rapportages en IFRS-rapportages geïntegreerd te ondersteunen in één oplossing. Het boekhoudsysteem zal onderdeel uitmaken van deze oplossingen. De functionaliteit van het grootboekonderdeel is beperkt tot het vastleggen van journaalposten voor de balans.

De IFRS- en risicomanagement rapportages worden gebaseerd op de detailinformatie die in een dergelijk systeem beschikbaar is. Het voordeel is dat voor alle rapportages dezelfde detailinformatie wordt gebruikt waardoor één versie van de waarheid bestaat. Het lijkt erop dat deze oplossingen nog in de kinderschoenen staan en nog niet als een standaardoplossing worden ervaren.

Oplossing 3
De laatste oplossing die hier wordt aangedragen is het integreren van het traditionele boekhoudsysteem met het datawarehouse. Dit lijkt een logische oplossing om ongewenste verschillen in de rapportages te voorkomen. Het kan gerealiseerd worden door het boekhoudsysteem niet te voeden vanuit de bronsystemen maar de voeding te laten plaatsvinden vanuit het datawarehouse.

Het grote voordeel van een dergelijke oplossing is de eenvoud waarmee alle rapportages te herleiden zijn naar de onderliggende details. Aansluitingen worden een stuk eenvoudiger gemaakt. Financiële instellingen werken aan deze oplossing. Wat bij alle oplossingen opvalt, is de beperkende factor van het traditionele boekhoudsysteem. Er is de behoefte om met meer gedetailleerde informatie te werken dan in het traditionele boekhoudsysteem aanwezig is.

De toekomst voor het traditionele boekhoudsysteem lijkt zich dan ook te beperken tot het opstellen van balansinformatie. Het datawarehouse is in opkomst en kan beter voldoen aan de behoefte aan financiële informatie. De dagen van het traditionele boekhoudsysteem als bron van de financiële waarheid zijn geteld.

Drs. Eric Albers, Consultant business intelligence.