Dat ons leven zich meer en meer gedigitaliseerd afspeelt is genoegzaam bekend. Onze vakanties boeken we vanuit de luie stoel en eten bestellen we via een app. Zelfs de overheid weet langzaamaan de online weg naar de voordeur te vinden, al is de elektronische handtekening nog bepaald niet ingeburgerd. Maar daar komt snel verandering in, betoogt Colin van Oosterhout, Principal Solutions Consultant bij Adobe, tijdens Financial Systems 2016, hét evenement op het grensvlak van Finance en IT.

 
 
De handtekening is een relikwie uit vervlogen tijden. Vanaf de 16e eeuw begon zijn opmars als vervanger van de zegel, waarmee tot die tijd de authenticiteit van documenten werd gewaarborgd. Maar ook in het digitale tijdperk van de 21e eeuw geldt de fysieke krabbel nog altijd als het teken van authenticiteit. Waar alles via software en online wordt afgehandeld, printen we nog steeds PDF-formulieren, ondertekenen we die, scannen ze in en sturen ze terug naar de afzender. Die downloadt ze vervolgens, slaat het weer op en verwerkt het in het administratiesysteem. Het onnodig ingewikkelde proces dat het gebruik van de fysieke handtekening in onze gedigitaliseerde wereld nodig heeft nemen we op de koop toe. Zelfs in 2016 is nog steeds het overgrote deel van de bedrijven afhankelijk van papier.

Als het aan Van Oosterhout ligt is dat snel verleden tijd en gaan bedrijven werkelijk over op een paperless workflow door middel van eSigning van PDF’s in de Adobe Document Cloud. Want wie dacht dat de PDF slechts een niet meer te wijzigen Word-document is heeft decennia van ontwikkeling gemist. Van Oosterhout: “Het klopt dat de PDF in 1993 is ontwikkeld als een documentformaat dat niet te reviseren is. Maar eigenlijk moet je een PDF zien als een datacontainer. Die kan tekst, maar ook afbeeldingen, video en zelfs 3D-elementen bevatten.” 

Inmiddels zijn PDF’s bovendien niet meer inflexibel en statisch. “Ze kunnen worden bewerkt, ondertekend, gedeeld, gevolgd en van aantekeningen worden voorzien. Er kunnen digitale certificaten worden meegestuurd en wanneer gescande documenten verwerkt worden met OCR, kunnen deze zelfs nog worden aangepast.” Iedereen kan tekst aanpassen of een afbeelding verplaatsen. PDF-documenten kunnen zelfs moeiteloos voorzien worden van opmerkingen vanaf een PC of zelfs een mobiel device.

Het zetten van een elektronische handtekening gaat middels een twee-factor authenticatie. Via een unieke code die verzonden wordt via sms wordt een gebruiker geverifieerd als de ondertekenaar. Het ondertekende document wordt in een online omgeving opgeslagen, waarna het direct beschikbaar is voor de andere partij. Van Oosterhout: “Als je het hele proces bekijkt van het aanmaken van een formulier via de ondertekening ervan tot de verwerking in de systemen scheelt het ruim 10 stappen. Het totale proces verloopt daarmee ook tien keer zo snel.”

Die snelheid zit hem onder meer in de mogelijkheden voor track and trace. “Documenten blijven vaak hangen. De e-mail komt binnen en worden geparkeerd, waarna ze uit het oog worden verloren”, vertelt Van Oosterhout. “Met eSigning kun je zien of een PDF is aangekomen, geopend en door wie, enzovoorts. Dan wordt het ook makkelijk om daar je verdere communicatie op aan te passen, bijvoorbeeld met gestandaardiseerde reminders.” 
___________________________________________________________________________________________
Profiteren u en uw klanten voldoende van de technologische ontwikkelingen? Duizelt het u ook van alle slimme software, tools, online platforms en IT oplossingen voor accountants en MKB adviseurs? Ontvang een compleet overzicht van de producten en diensten die bewezen hebben dat ze u verder kunnen helpen. Bezoek op donderdag 26 mei 2016 Accountancy Systems. Schrijf u gratis in
___________________________________________________________________________________________
 
Daarnaast wordt de kans op fouten geminimaliseerd. “Hoe vaak komt het niet voor dat formulieren niet volledig worden ingevuld, of informatie niet op de juiste plek staat?” De controle kost tijd, net als het doorvoeren van wijzigingen. Doe je dit op het digitale PDF-formulier dan kan alleen worden ondertekend wanneer alle informatie juist is ingevuld.
 
Om te kunnen ondertekenen is een Adobe-licentie overigens niet noodzakelijk: zolang de klant over een browser en een telefoon beschikt kunnen documenten overal ter wereld worden ondertekend, zelfs via een mobiele device met de Adobe app. Van Oosterhout: “Ook als een financieel directeur op de piste staat en blijkt dat er last minute een document ondertekend moet worden. Gedoe met faxapparaten wordt echt overbodig op deze manier.” 

Naast de integratie van Adobe Sign in de Document Cloud en de Adobe Marketing Cloud biedt het bovendien koppelingen met software van andere partijen, bijvoorbeeld met financiële systemen. Het hele proces kan dan hele proces volledig vanuit de software plaatsvinden: de PDF kan vanuit het systeem worden aangemaakt, het ondertekende document komt direct op de juiste plek in het verslaglegging terecht. Zo kunnen onder meer PDF-bestanden opgeslagen op Microsoft OneDrive rechtstreeks binnen de Adobe apps worden geopend en bewerkt en zijn er integraties met Salesforce en bekende enterprise oplossingen - zoals business process automation, contract lifecycle management en enterprise resource planning – van onder meer ASC, Oracle, SciQuest en ThinkSmart. “In de verdere integratie van eSign in andere software ligt een enorm groeipotentieel voor de komende jaren”, analyseert Van Oosterhout.

De grootste angst bij elektronische ondertekening blijft de veiligheid. Daarom doet Adobe er alles aan om de veiligheid van PDF-documenten te garanderen, en dat gaat verder dan de tweevoudige authenticatie. Zo slaat PDF metadata op over het authenticatieproces. Op die manier kan worden achterhaald op welk tijdstip en op welke plek en met welk IP-adres een document is geopend en ondertekend. Door middel van certificaten wordt gecheckt of er tijdens het versturen geen wijzigingen in het document zijn gemaakt.

Verder heeft het PDF-bestandsformaat een goedkeuring van de Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO). “Daarmee garanderen we dat aan de internationaal geldende normen voldoet. Zelfs als Adobe niet meer zou bestaan, kan het documentformaat wel gebruikt blijven worden”, licht Van Oosterhout toe. Naast de ISO-acceptatie wordt ook een ander belangrijk aspect gewaarborgd: de kwaliteitseisen van documenten voldoet aan Europese wet- en regelgeving rondom het elektronisch ondertekenen van documenten. “Met eSign kun je er volledig op vertrouwen dat alles aan de hoogste kwaliteitseisen voldoet.”

Tot de gebruikers van eSigning kunnen zowel grote corporates als Facebook, KLM en Nike worden gerekend als overheden en MKB. Volgens Van Oosterhout is praktijkervaring vaak de beste manier om de grote voordelen van de digitale handtekening te ervaren. “We zien vaak dat wanneer bijvoorbeeld een Sales-afdeling begint met de implementatie van eSigning al snel HR en Legal-afdelingen volgen.”

Tijdens Financial Systems 2016, dat op 26 mei wordt gehouden in het NBC Congrescentrum in Nieuwegein, zal Colin van Oosterhout een uitgebreide presentatie geven over Adobe Sign. Finance professionals kunnen gratis deelnemen aan dit evenement. Schrijf u nu in.