Business intelligence

Toch is dit niet gebruikelijk. Als we analyses maken, putten we graag uit de bestaande informatie. Business intelligence is de route. We gaan kijken welke informatie er beschikbaar is en laten daar vervolgens onze analyses op los. Maar als die informatie irrelevant is, moet je niet opkijken als je irrelevante conclusies krijgt. 

Erg kritisch op de informatie zijn we niet. Ik zal een voorbeeld geven. Neem het ERP-systeem. De voor mijn vakgebied ‘procurement’ relevante informatie bestaat uit factuurboekingen en logistieke gegevens. We weten dankzij het ERP-systeem hoeveel geld we uitgeven aan een leverancier en of hij op tijd levert. En nu gaan we aan de slag. We gaan analyseren hoe vaak hij op tijd levert, hoe de anderen het doen, welk percentage leveranciers op tijd levert, of er verbetering in zit enzovoorts, enzovoorts. 

In het ergste geval gaan we ook nog met Clickview aan de slag en leveren we elke maand een veelkleurige PowerPoint met de onmiskenbare boodschap: Wij zijn in control! Dus niet. Het is allemaal nice to know, maar nauwelijks relevant. Ik kan me althans niet herinneren dat ik ooit een leverancier heb geselecteerd vanwege de hoeveelheid geld die ik ging uitgeven en zijn leverbetrouwbaarheid. Dat is nogal een magere specificatie. Terwijl het zoveel beter kan. 

In werkelijkheid zitten we op een goudmijn, maar die heeft een klein probleem: hij is analoog. Met elke leverancier die we inschakelen, sluiten we een contract. Soms is dat een uitgebreid contract, soms een eenvoudige bestelling. Hoe dan ook, er worden afspraken gemaakt. Die afspraken zijn erg concreet. Een leverancier zal voor een offerte elk detail zo goed mogelijk vastleggen en doorrekenen. Het resultaat is een helder plan met alle activiteiten en leveringen die in de nabije toekomst zullen gaan plaatsvinden. Je mag er dus van uitgaan dat er voor alle externe kosten zo’n plan in de vorm van een contract ligt, en dat dit geldt voor, laten we zeggen tussen de 40 en 90 procent van de omzet, afhankelijk van de sector waar je in zit. 

Waarom is deze informatie analoog? Waarom liggen deze gegevens altijd ergens in een bureaula of staan ze in het beste geval als pdf op de server? Ik pleit voor hervorming. Neem een voorbeeld aan de nieuwe Boeing 787. Letterlijk elk onderdeel van dit vliegtuig heeft een internetconnectie, waarmee tijdens elke vlucht een halve terabyte aan data naar huis wordt gestuurd. Wat ze er daar mee doen, is nog niet bedacht, maar de informatie is er alvast. Dat is het belangrijkste. 

Zo kunnen we dat ook doen met onze contractafspraken. Voortaan maken we de afspraken digitaal en houdt de leverancier de voortgang bij. Dat deed hij toch al, maar nu digitaal. Wat we met de informatie doen, dat zien we wel. Ik heb al een paar ideeën. In elk geval kunnen we een PowerPoint maken met echte informatie waar je iets aan hebt. Zo je wilt: business intelligence.