CGI XML: Eén standaard om de buitenland en SEPA betalingen op een eenvoudige manier bij de bank aan te leveren.

Nu veel bedrijven gewend zijn aan de XML voor hun SEPA betalingsverkeer ontstaat de kans om ook het buitenlandse betalingsverkeer te optimaliseren. 

Wat is de CGI XML
CGI staat voor Common Global Implementation en is een initiatief van SWIFT om één ISO 20022 XML standaard te ontwikkelen waarmee bedrijven bij alle banken terecht kunnen voor zowel hun SEPA als non-SEPA betalingen. De deelnemers zijn ruim 60 internationale banken (oa. Barclays, BNP Paribas, CITI, Deutsche Bank, HSBC, ING, Rabobank, RBS) en ruim 50 internationaal opereerden bedrijven zoals IKEA, Maersk, NIKE, Shell, Siemens).

Met de CGI XML kunnen bedrijven betalingen in USD, GBP en EUR in één batch met betaalopdrachten bij de bank aanleveren. Het grote voordeel hiervan is dat de betaalopdrachten uit één ERP systeem kunnen komen en er geen verschillende systemen en processen meer nodig zijn voor de SEPA en non-SEPA betalingen naar buiten de Eurozone. 

Een tweede grote voordeel van de CGI XML is het feit dat alle banken die deze standaard ondersteunen de toezegging doen aan een bepaalde standaard te voldoen. Hierdoor is het voor de bedrijven eenvoudiger om met meerdere banken zaken te doen of van bank te veranderen. 

De kracht van de CGI XML is dat er een minimale set van business rules is waar banken aan dienen te voldoen, voor bedrijven betekent dus één set van regels voor meerdere bankpartners. Wanneer bepaalde informatie volgens CGI optioneel is, kan een bank deze niet verplicht stellen. De CGI XML is dus een formaat dat het betalingsverkeer voor veel bedrijven gaat vereenvoudigen. 

De voordelen en uitdagingen van de CGI XML voor het bedrijfsleven
Momenteel vindt aanlevering van non-SEPA betalingen vaak plaats als individuele betaalopdracht of als batch in een niet-SEPA formaat zoals BTL, CIRI of BACS. Het grote voordeel van de CGI XML is dat bedrijven voor non-SEPA opdrachten geen specifieke betaalformaten meer aan hoeven te leveren. Wanneer alle betalingen uit één ERP systeem komen, kunnen de autorisatieprocessen bij de organisatie vereenvoudigd worden en oude systemen en processen worden uitgefaseerd. Op het moment dat alle betalingen uit één systeem komen en via dezelfde autorisatieprocessen verwerkt worden, neemt ook de kans op interne fraude sterk af.

Aangezien de ERP systemen nu al in staat zijn om een SEPA XML betaalbatch te maken, is het een relatief kleine ingreep in de systemen om ook de non-SEPA betalingen via de XML pain.001 aan te maken. De grootste inzet zal nodig zijn bij het aanpassen van de processen en systemen die voorheen het buitenland non-SEPA betalingsverkeer voor hun rekening namen. Op het moment dat deze systemen aan vervanging toe zijn of processen moeten worden herzien is het een uitstekend moment om te onderzoeken of de bank de CGI XML ondersteunt en welke voordelen dit oplevert voor het bedrijf. 

De grote corporates nemen in hun RfP’s richting de banken al steeds vaker op dat de bank de standaard CGI XML dient te ondersteunen omdat ze geen aanpassingen aan de eigen systemen willen doen en klaar willen zijn voor toekomstige migraties. Voldoet de bank hier niet aan, dan brengen ze hun betalingsverkeer mogelijk bij een concurrent onder. 

Reconciliatie
Het reconciliëren blijft ook bij de CGI XML een aandachtspunt, hoeveel voordelen er hier te halen zijn is afhankelijk van het boekhoudsysteem en de mogelijkheden die de bank biedt. Aangezien er op dit punt weinig wetgeving is, zijn dit de diensten waarop banken zich van elkaar kunnen onderscheiden. 

In veel gevallen kan de reconciliatie eenvoudiger, aangezien de SEPA en non-SEPA betalingen bij de banken in dezelfde CGI XML worden aangeleverd, zullen de bankafschriften, camt.053 en MT940 ook meer samenhang vertonen. Er zijn tussen de banken verschillen in de mogelijkheden om alle buitenland boekingen als bruto bedrag te debiteren in plaats van als losse boekingen. 

Enkele banken bieden de mogelijkheid om per valuta een bruto boeking te debiteren, ook wanneer er een batch met meerdere valuta zoals GBP, EUR en USD is aangeleverd, andere banken zullen de boekingen als losse posten verwerken wanneer er Euro en non-Euro betalingen in 1 batch zitten. Bij het kiezen van een bank en het inrichten van het ERP is het dus van belang om ook rekening te houden met de mogelijkheden en wensen bij reconciliatie. Zeker wanneer er met meerdere banken wordt gewerkt kan het inrichten van een goede reconciliatie een uitdaging zijn, al is dat nu natuurlijk ook al zo.

De invloed van de CGI XML op banken
Voor banken betekent het ondersteunen van de CGI XML een extra investering na alle systeemaanpassingen die er in het kader van SEPA zijn gedaan. De grote Nederlandse banken ondersteunen de CGI XML sinds medio 2015 of zijn van plan deze binnenkort aan hun klanten te gaan aanbieden. 

De uitdaging bij de banken is het koppelen van de systemen, processen en administratie van de buitenland en SEPA betalingen. Afhankelijk van de bank is de CGI XML beschikbaar via de online kanalen, FTP en SWIFT FileAct. Banken zullen de oude formaten zoals BTL, CIRI en zeker BACS nog lange tijd blijven ondersteunen maar de verwachting is dat er steeds meer richting de CGI XML gestuurd zal gaan worden. 

Conclusie
De CGI XML kan bijdragen aan een efficiëntere inrichting van de processen en systemen bij bedrijven met internationaal betalingsverkeer. Daarnaast biedt het mogelijkheden om fraude terug te dringen door de autorisatieprocessen voor beide type betalingen gelijk te trekken. 

Op het moment dat de huidige processen en systemen toe zijn aan vervanging dan is de CGI XML waarschijnlijk de beste oplossing. Enigma Consulting heeft de afgelopen twee jaar zowel banken als bedrijven bijgestaan tijdens migraties naar deze internationale betaalstandaard waardoor we veel kennis en inzicht in deze standaard hebben opgedaan. Wanneer een bedrijf van bank of betaalsysteem veranderd is het ons advies om zeker de CGI XML mee te nemen in de overwegingen. 

De voornaamste reden om gebruik te maken van de CGI XML is het aanbieden van SEPA en non-SEPA betalingen in één betaalbestand en daardoor de interne organisatie en systemen ook eenvoudiger te maken. De uitdagingen zullen vooral bij de reconciliatie liggen. Nu banken deze standaard aanbieden, is het de moeite waard om te onderzoeken wat het voor uw organisatie kan betekenen. 
 
Menno van der Sanden, consultant bij Enigma Consulting