Bent u al UBO-proof?

UBO-registratie en -kwalificatie: welke organisaties moeten het doen en wat zijn de eisen?

Bent u al klaar voor de invoering van het UBO-register?  Vandaag stemt de Eerste Kamer over het wetsvoorstel voor het UBO-register. Daarin moet voor iedere vennootschap een Ultimate Beneficial Owner (UBO) geregistreerd worden. Na de inwerkingtreding van de implementatiewet registratie UBO zijn vennootschappen verplicht een UBO te registreren.

"Indien een vennootschap al bestond op het moment van inwerkingtreding geldt een overgangsregeling. In die situatie heeft de vennootschap 18 maanden de tijd om de UBO's te registreren in het UBO-register," legt Gijs van Schalkwijk uit, hij is consultant bij adviesbureau Charco & Dique. Het Nederlandse UBO-register gaat deel uitmaken van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

UBO-registratieplicht niet voor iedere vennootschap

Van Schalwijk gaat verder: Niet iedere vennootschap is verplicht een UBO te registreren. In de eerste plaats geldt de registratieplicht enkel voor in Nederland opgerichte vennootschappen. Vennootschappen die niet opgericht zijn in Nederland maar in een andere lidstaat van de Europese Unie hebben een registratieplicht in de lidstaat waar zij opgericht zijn.

In de tweede plaats geldt de registratieplicht niet voor alle in Nederland opgerichte vennootschappen. Alleen voor de volgende vennootschappen geldt een registratieplicht:

  • Niet-beursgenoteerde besloten vennootschappen;
  • Niet-beursgenoteerde naamloze vennootschappen;
  • Stichtingen;
  • Verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid;
  • Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming;
  • Onderlinge waarborgmaatschappijen;
  • Coöperaties;
  • Maatschappen;
  • Vennootschappen onder firma;
  • Commanditaire vennootschappen;
  • Europese naamloze vennootschappen;
  • Europese coöperatieve vennootschappen;
  • Europese economische samenwerkingsverbanden.

 UBO en 'pseudo-UBO'

Een natuurlijk persoon kwalificeert als UBO als hij 25 procent of meer van de aandelen in een vennootschap bezit of in het geval van een vof of maatschap een eigendomsbelang heeft van 25 procent of meer.

Maar, waarschuwt van Schalkwijk, indien de UBO van een vennootschap niet kan worden vastgesteld omdat er geen persoon is met een 25 procent eigendomsbelang of meer dan 25 procent stemrecht, ontkomt die vennootschap niet aan de registratieplicht. In dergelijke situaties moet de persoon die feitelijk zeggenschap heeft in de vennootschap geregistreerd worden in het UBO-register. Dit wordt ook wel de 'pseudo-UBO' genoemd. Vaak zal dit de voorzitter van de raad van bestuur van een vennootschap zijn.

Correcte registreren

De UBO van een vennootschap moet worden geregistreerd door de vennootschap. Om dit te doen moet een vennootschap de vereiste informatie inwinnen bij de UBO en de registratie van de UBO in het register verwerken. De persoon die tekenbevoegd is voor een vennootschap is bevoegd een UBO in te schrijven in het UBO-register.

Het UBO-register bevat naast de vereiste informatie ook een tweetal documenten. Dit zijn een afschrift van het identiteitsdocument van de UBO en een afschrift van documenten waaruit de aard en omvang van het economische belang van de UBO blijkt. Van Schalkwijk adviseert om nu alvast te inventariseren wie de UBO of pseudo-UBO is.

Voordelig effectiever in reporting

Steek je veel tijd in het produceren en lezen van rapportages, budgetteren en forecasten? Volg dan de Leergang Reporting en ontvang 32% korting. In 3 dagen leer je effectiever rapporteren, sneller en beter forecasten en neem je adequate beslissingen op basis van de belangrijkste business drivers.

Bekijk het programma

(bron: Charco & Dique; foto Gerd Altmann, Pixabay)