Het centraliseren van de creditmanagementactiviteiten en een nieuwe aanpak van het creditmanagementbeleid moesten ertoe leiden dat creditmanagement bij Air Products Chemicals Europe op de kaart werd gezet. En met succes. Meer commitment bij de medewerkers en een nieuw ingericht Shared Service Center leidden tot flinke besparingen en tot een wereldwijde benchmark binnen het eigen concern.

In oktober 1999 besloot Air Products Chemicals haar activiteiten in Europa te centraliseren in een Shared Service Centre. Het is februari 2000 als een klein team ‘starting from scratch’ begint met het opzetten van een nieuw Shared Service Center in Utrecht.

Begin 2001 waren de basisfundamenten gelegd: het Credit & Collections Team was inmiddels compleet en werd gevormd door zes meertaligen, met allen een verschillende achtergrond en ervaring. De basis creditmanagement procedures werden gecommuniceerd en vervolgens geïmplementeerd, net als enkele simpele ‘credit & collections scorecards’.

Het duurde niet lang of creditmanagement stond op de agenda bij salesmeetings!' Een lange weg was nog te gaan, maar de eerste stappen op weg naar een meertalige, succesvolle creditmanagementafdeling waren gezet.

Belangrijke factor voor het succes van dit project was de visie van Kolkman en zijn team. De boodschap luidt: 'Creditmanagement is een profit-centre, geen cost-centre. Voor succes is het nodig dat alle disciplines bij het project worden betrokken: Verkoop, Customer Services Centre. Bij de indienstneming van nieuwe mensen is er veel aandacht voor de interpersoonlijke skills van creditcollectors. Onder het motto toegeven is dodelijk, worden de credit-policies gevolgd. Daarnaast worden de resultaten elke maand met de medewerkers besproken en successen worden gevierd!

Organisaties nemen vaak te weinig tijd om creditmanagement gestructureerd te implementeren, vindt Kolkman. 'Geen credit-policies, geen triangle-thinking (credit verkoop en customer services werken samen) en geen langetermijnvisie. Vaak wordt credit-collections niet als een echt vak gezien. Samen met vooraf vastgestelde pijlers dient men zich te realiseren dat credit collections een kunde is: creditmanagement is meer dan alleen ‘klantjes bellen’. Het is een volwassen, added-value-discipline.'

Impact
Het collections succes binnen Air Products Chemicals Europe, heeft gediend als interne benchmark binnen het hele Air Products concern. 'Het succes zit vooral in de korte-collections-escalatie-policy voor de aanpak van wanbetalers. Klanten met facturen vijftien dagen ‘overdue’ worden 'on hold' gezet en bij dertig dagen ‘overdue’ uit handen gegeven. Daarnaast is er een nauwe betrokkenheid van afdeling sales en CSO bij het oplossen van ‘payment issues’.

Het succes van deze formule heeft geleid tot de implematie van een vergelijkbare, maar meer gedetailleerde ‘collections’ escalatie-policy binnen de global Air Products organisatie.Inmiddels behoort creditmanagement tot de top-priorities van de organisatie en staat het onderwerp op de strategische agenda van seniormanagement globally.'

Creditmanagement binnen de Chemicals-activiteit in Europa is inmiddels volledig geïntegreerd. 'Binnen de organisatie spreken we van het ‘triangle-thinking’-model: credit, sales en customer services/logistiek werken samen op alle terreinen om de klant tevreden te stellen, maar ook om klanten op tijd te laten betalen.' Tijdens wekelijkse en maandelijkse meetings met alle betrokken disciplines worden de ‘accounts receivables’ besproken.

Cash voordelen
Het project, dat zes jaar geleden begon, is anno 2007 uitgegroeid tot een successtory. Over 2007 was er een overdue van gemiddeld slechts een procent. Naast de cash voordelen door decrease van het aantal Days Sales Outstanding met 26 dagen zijn er ook op gebied van ‘headcount’ aanzienlijke besparingen behaald.

De 6,0 fte bij opstarten van de creditmanagementafdeling in 2001 is inmiddels teruggebracht tot 2,6 fte. Door beter creditmanagementbeleid worden er minder juridische kosten gemaakt en minder aanmaningen verstuurd. Verder is er een cashflow voordeel van 8 miljoen US dollar op jaarbasis gegenereerd.’

Het succes van het nieuwe SSC is volgens Kolkman niet toe te schrijven aan een persoon. 'Het was een echt teamproject waaraan iedereen heeft bijgedragen.' Binnen Chemicals Europe werken ongeveer 295 mensen in de disciplines sales, customer services, office support, logistiek, finance, credit en HR. Het Chemicals Europe Shared Service Centre (SSC) in Utrecht telt zeventig fte. Het is aan hen te danken dat de DSO sinds mijn aanstelling met bijna veertig procent is gedaald.'

Trots is Kolkman met name op het feit dat in maart 2006 Chemicals Europe debiteuren ledger (60 miljoen US dollar) voor de eerste keer honderd procent current was. En we wisten dat ook vast te houden! Ook in het fiscale jaar 2007 was de portfolio driemaal voor de volle honderd procent current. Al het werk is dus niet voor niets geweest.'

Air Products and Chemicals Inc.
Air Products and Chemicals Inc. (NYSE: APD) heeft sinds haar oprichting in 1940 leidende posities opgebouwd op het gebied van ultrazuivere gassen, chemicaliën (adhesives and coatings), medische apparatuur voor thuisgebruik en levering van producten en diensten aan de semiconductorindustrie. Naast het hoofdkantoor in Allentown in Pennsylvania heeft het bedrijf vestigingen over geheel Europa, Azië en Noord-Amerika, waaronder in Surrey, Londen (Engeland) en Utrecht.

Air Products staat bekend om haar innovatieve cultuur, uitstekende bedrijfsprestaties en buitengewone betrokkenheid bij veiligheid en milieu. Air Products heeft een jaaromzet van meer dan 10 miljard US dollar, is actief in meer dan veertig landen. Er werken wereldwijd 22.000 mensen.

Naam Andre Kolkman
Leeftijd 48 jaar
Functie European Credit & Collections manager
Bedrijf Air Products and Chemicals Inc.
Opleiding HEAO bedrijfseconomie, HOFAM
Loopbaan Kwam in februari 2000 in dienst bij Air Products in de functie van Credit Manager Chemicals Europe. Combineerde van juni 2002 tot mei 2004 de Chemicals Europe Credit managers rol met een interim credit managers rol binnen gassen business in Nederland. Sinds mei 2004 werkzaam als Credit & Collections Manager Europe (gassen en chemicals).