9 tips voor een goed management informatiesysteem

Managers begrijpen minder van automatisering dan de medewerkers die twaalf loonschalen lager zitten. Aldus een managementboek dat eind jaren zeventig verscheen. We zijn nu dertig jaar verder, en er is weinig veranderd. Een computer? Hij weet hoe hij hem aan moet zetten, maar daar houdt het ook mee op, zo zegt menige directiesecretaresse over haar baas. Dat is dus de doelgroep waarvoor een managementinformatiesysteem (MIS) bedoeld is.

Dat betekent nog niet dat het geschikt moet zijn voor iemand die alleen de aan/uit-knop weet te vinden. Per slot van rekening heeft een manager mensen onder zich die voor hem even in het MIS kunnen kijken. Het betekent wel dat het MIS makkelijk te bedienen moet zijn en snel met een bruikbaar resultaat moet komen. De presentatie op het beeldscherm moet overzichtelijk zijn, zodat de gebruiker onmiddellijk zijn weg vindt naar de gegevens die hij nodig heeft. Waar moeten we op letten als we een MIS willen (laten) maken? Een paar tips.

1. Het MIS wordt voor de organisatie een cruciaal systeem
Op basis van de informatie in het systeem worden straks beslissingen genomen. Het is dus niet iets dat je wel even door een stagiair kunt laten bouwen (dat gebeurt in de praktijk!). Daar zijn professionele automatiseerders (van binnen of buiten de organisatie) voor nodig. De mensen die ermee moeten werken, horen erachter te staan. De controller geeft leiding aan het project.

2. Inventariseer eerst wat het MIS precies moet bevatten en praat daarna pas over geschikte software.
Blijkt bij de inventarisatie dat de administratie niet op orde is? Zorg eerst voor een sluitende administratie en ga dan pas verder. Het MIS is geen wondermiddel dat de fouten van de administratie corrigeert!

3. In bijna iedere organisatie zijn al een of meer informatiesystemen in gebruik.
Het managementinformatiesysteem moet aansluiten op de bestaande systemen en gebruikmaken van de informatie die er al is. Maar de bestaande systemen moeten niet de beperkingen van het nieuwe systeem gaan dicteren. Dat levert óf te weinig informatie op óf een informatiebrij waar niemand meer uit wijs kan. Het zijn nog altijd de bedrijfsdoelstellingen die de opzet van het nieuwe systeem moeten bepalen.

4. De voorbereidingsfase kan lang duren.
Dat is normaal. Vaak gaat de helft van de tijd die voor de bouw van een informatiesysteem nodig is, in de voorbereidingsfase zitten. Vertel dit aan iedereen die ongeduldig wordt. De extra tijd die in de voorbereiding wordt gestoken, wordt dubbel en dwars terugverdiend als in de volgende fasen het systeem echt wordt gebouwd.

5. Het is niet erg als het MIS in gedeelten wordt opgeleverd, als de meest essentiële informatie maar al in de eerste lichting beschikbaar komt. Houd de kosten per lichting in de gaten.
Als de kosten van de volgende lichting niet meer opwegen tegen de baten, is het waarschijnlijk verstandig om te stoppen en genoegen te nemen met het systeem dat er op dat moment is.

6. Zorg dat het systeem tijdens de ontwikkeling blijft leven voor de betrokkenen.
Zorg dat er minstens elke drie maanden een voortgangsrapport ligt.

7.Zorg dat alle betrokkenen actief meedoen tijdens de testfase en bind ze op het hart dat ze alles rapporteren wat niet helemaal goed gaat, hoe onbenullig ook.
Het systeem is immers essentieel voor de organisatie.

8. Is het MIS klaar?
Zorg dan voor goede voorlichting, training en begeleiding. De mensen die ermee moeten werken, moeten weten op welke knoppen ze moeten drukken, maar moeten zich vooral ook betrokken voelen bij het systeem. Er komen onherroepelijk suggesties ter verbetering. De organisatie moet daarvoor openstaan.

9. Stel een functionaris aan die de suggesties ter verbetering verzamelt, ze doorspreekt met de eindverantwoordelijken en de voorstellen waar het management achter staat nogmaals doorspreekt met de technici die bij het onderhoud van het systeem zijn betrokken.

 

Bron: Interim Times, kwartaal 2 2008, het relatiemagazine van Steens & Partners Interim Finance Consultants