Voor bedrijven kan het een hel zijn om vast te zitten in een eindeloze cyclus van teveel data en te weinig inzicht. Wanneer je als financial eindeloos spreadsheets moet updaten - en er meerdere gebruikers werken in talloze versies die vaak achterhaald zijn - dan resulteert dat in een tijdsintensief, foutgevoelig en inefficiënt proces. Maar er is een oplossing. In 5 stappen kunt u reporting-nirvana bereiken.

Zie ook de whiepaper: The 9 Circles of Excel Hell

Stap 1 - Zeg Excel gedag
“Het grootste gedeelte van de klanten waar wij een oplossing voor financial reporting implementeren gebruiken nog Excel voor hun rapportages”, begint Jean Paul Remmelzwaan, Manager Cloud Applications bij Solmate Group. “Een spreadsheet-gebaseerde omgeving kenmerkt zich vooral door veel handmatig werk. Men is veel tijd kwijt om data bij elkaar te harken en formules te updaten. Daarnaast is Excel erg foutgevoelig. Cellen zijn bijvoorbeeld niet goed gekopieerd of zaken zijn verkeerd opgeteld of in de verkeerde valuta.”

De belangrijkste redenen dat veel bedrijven blijven vasthouden aan Excel is dat het gratis is en dat financials er zo vertrouwd mee zijn. Remmelzwaan beargumenteert dat het weliswaar gratis in gebruik is, maar een organisatie toch geld kost omdat financiële afdelingen zo veel tijd kwijt zijn aan het consolideren van data en samenstellen van de rapportages. “Ook fouten en gebrekkig inzicht kun je uitdrukken als grote potentiële kostenpost”, aldus Remmelzwaan. “Het maken van verkeerde beslissingen op basis van foutieve data kan grote gevolgen hebben voor een onderneming. Je kunt kansen missen of foute beslissingen nemen. Het is prima om Excel te gebruiken voor ad hoc analyses, maar niet om het financiële basisproces mee in te richten.”

Stap 2 - Breng je data naar de cloud
Wanneer je alle financiële en niet financiële data naar de cloud brengt zijn rapportages vanaf dat moment altijd actueel. Daarnaast hoeven financiële teams niet meer te rennen en vliegen om alle data te integreren en formules te updaten. Dat kan met een druk op de knop. De tijd die hierdoor vrijkomt kunnen financiële teams nu besteden aan het analyseren van de data en mee helpen denken aan de belangrijkste strategische beslissingen van hun onderneming. 

Stap 3 - Empower collega’s met self-service
De snelle toename in data en systemen bij ondernemingen betekent steeds meer werk om deze data te integreren. Met een moderne tool als Adaptive Insights vindt de data-integratie grotendeels automatisch plaats. Remmelzwaan: “Je maakt koppelingen met systemen en die schedule je, bijvoorbeeld dagelijks, of je zorgt ervoor dat businesses zelf die koppelingen kunnen updaten om de data te verversen.”

Deze oplossing stelt hen vervolgens in staat om met de data vanuit de cloud standaard ‘live’ rapportages te genereren. “Het mooie is dat dit zo eenvoudig is dat niet-financiële collega’s dit ook zelf kunnen doen”, vertelt Remmelzwaan. “Het enige wat ze nodig hebben is toegang tot het webbased systeem en ze kunnen zelf de rapportages en inzichten ophalen die ze nodig hebben. Controllers krijgen vaak vragen; ‘lever dit even op’ of ‘wat is het budget voor april?’. In plaats van een rapportage te sturen, kunnen ze nu zeggen; ‘zoek het zelf even op in je persoonlijke dashboard’. Dat is een stukje cultuuromslag dat hierbij komt kijken.”

Stap 4 - Zorg voor één bron van de waarheid
Volgens een onderzoek van Accenture vindt 84 procent van de organisaties het moeilijk om de datakwaliteit te beheersen. De oplossing is om alle reporting-hiërarchieën, berekeningen data, beveiliging en budgeting/forecasting-modellen naar één centrale plek te verhuizen in de cloud. Vanaf hier heeft iedereen toegang tot dezelfde data en is de kwaliteit van deze data gewaarborgd. 

Remmelzwaan: “We beginnen een implementatie bij een klant altijd met het maken van een core-model: een grootboekrekeningschema, een hiërarchische organisatiestructuur en andere additionele rapportage-niveaus. Daarna gaan we de data importeren vanuit diverse bronsystemen die de klant in hun rapportage willen hebben. Bijvoorbeeld P&L-data, balansdata, cashflow-data, personele data, productdata en salesdata. Dan is het bedrijf zo goed als klaar om de rapportages te gaan maken op basis van de data die ze nu hebben. Als je vervolgens zorgt dat iedereen naar dezelfde rapportages kijkt en dezelfde KPI’s gebruikt, dan neemt iedereen beslissingen op basis van dezelfde data. En worden dus niet meer eigen rapportages gemaakt die per afdeling weer anders kunnen zijn.” 

Stap 5 - Werk samen met andere afdelingen aan dynamische planning
De tijd van statische budgetten die slechts heel periodiek ge-update worden zijn verleden tijd. Moderne tools bieden de mogelijkheid om budgetten en forecasts continu te vernieuwen en actueel te maken. “In de rapportages die ondernemingen uit moderne softwareoplossingen kunnen halen zitten alle rekenmodellen die nodig zijn om dynamisch en accuraat te kunnen forecasten en budgetteren”, aldus Remmelzwaan. “Met adaptive insights zorgen we dat er één rekenmodel is, één financiële structuur en één plek waar iedereen zijn data invoert. Iedere wijziging in de business leidt tot een aanpassing van het budget en de forecast. Hoe meer mensen je erbij betrekt, hoe accurater deze worden.”

Het voorbeeld van een formule is een FTE maal het salaris van de medewerker.  Op het moment dat er een FTE bijkomt, wordt de forecast bijgesteld. “Elke verandering in de business zie je direct in de P&L, balans en cashflow statement en bepaalde KPI’s (gross profit, revenue per employee) die je hebt gedefinieerd voor je bedrijf”, aldus Remmelzwaan. “Het kan ook met de niet-financiële data die je in je systeem hebt opgenomen. Een luchtvaartmaatschappij waar we dit geïmplementeerd hebben doet dat met vlieguren, lag hours en benzineverbruik. Ze sturen op de winstgevend op bepaalde routes en alles wat daar van invloed op is: prijzen van benzine, hoe lang vliegtuigen aan de grond staan, hoeveel koffie ze verkopen aan boord, et cetera.”

Door dynamisch te gaan plannen wordt de rol van de controller steeds strategischer, besluit Remmelzwaan. “Er komt meer tijd vrij om zich met strategische beslissingen bezig te houden en data te analyseren. Kortom, ze kunnen zich meer gaan richten op de toekomst waar de waarde gecreëerd wordt. Daarmee gaat de controller van dataverzamelaar naar data-analist.” 

---

De software die u gebruikt moet zorgen dat financiële data u in staat stelt meer naar de toekomst te kijken, in plaats van het vastleggen van het verleden. Wij merken bij gesprekken die wij voeren met organisaties die overwegen over te stappen van software voor hun CPM / Planning & Control doeleinden vaak nog met Excel werken. Hoewel Excel prima software is, heeft het programma ook her en der valkuilen.

Bent u benieuwd welke valkuilen dit zijn? Lees dan deze whitepaper!