De ontwikkelingen en innovaties in financiële software gaan razendsnel. De redactie van FM.nl liet zich onlangs bijpraten door expert Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNED die jaarlijks vele rapporteren uitbrengt over de Nederlandse markt voor financiële software. We vroegen Bottemanne hoe het er met deze ontwikkelingen voor staat, wat hij ervan verwacht in de (nabije) toekomst en wat de (potentiele) impact is voor financiële professionals.

1. Cloud Computing
De eerste trend die we bespreken met Bottemanne is cloud computing. ‘Cloud is zo’n algemene term, dat iedere leverancier zich cloud leverancier noemt tegenwoordig’, aldus Bottemanne. ‘Zodra er sprake is van internet wordt het cloud genoemd. Maar SaaS (Software as a Service) is toch echt wat anders. Dan moet er sprake zijn van real-time communicatie tussen de toepassingen (op basis van webservices) en gebruik via alleen een webbrowser). De leverancier moet de klant daarmee ontzorgen.’
 
Een belangrijk aandachtspunt bij de cloud is de continuïteit van de leverancier. Wees daarbij kritisch, waarschuwt Bottemanne. ‘Exact bijvoorbeeld is heel groot, maar er zijn grotere concerns omgevallen. Twinfield is overgenomen door Kluwer, een groot Amerikaans concern. Die zouden zo kunnen bepalen dat de Nederlandse partij eruit gaat. Wat gebeurt er dan met je bedrijfsdata? Ik maak me geen zorgen om Exact en Kluwer, maar je kunt beter vooraf goede afspraken maken.’ Moeten bedrijven dan helemaal niks doen met de cloud? Bottemanne: ‘Jawel, maar financials moeten het heel goed inregelen. Maak heldere afspraken met de leverancier.’ 
 
2. Scannen en herkennen van boekingsdocumenten / E-factureren
In het scannen en facturen van boekingsfacturen is een explosie zichtbaar. ‘Dit is feitelijk een voorloper van elektronisch factureren’, aldus Bottemanne. ‘Door middel van tekstherkenning kunnen grote aantallen documenten automatisch verwerkt worden in de boekhouding. Het grote voordeel is – behalve dat het handmatig werk scheelt – dat oude documenten gemakkelijk teruggevonden kunnen worden. Grote organisaties hebben dit allemaal in gebruik.’
 
Elektronisch factureren is het elektronisch verzenden, ontvangen en verwerken van facturen. Ondanks de aantrekkingskracht voor ondernemingen neemt het nog niet zo’n vlucht. ‘We willen allemaal wel, maar het komt niet grootschalig van de grond’, aldus Bottemanne. ‘De meeste leveranciers bieden het ook niet zelf aan, maar werken via partners. We zitten nu nog in een soort tussenfase waarin PDF’s automatisch worden ingelezen. Er is wel een standaard bepaald: UBL.’ 
 
3. Corporate Performance Management en Dashboards
In de financiële functie is er een sterke tendens naar minder accounting (terugkijken) en meer business partnering (vooruit kijken). Zie je dat terug in software? Volgens Bottemanne wel. ‘Er zitten er steeds meer Corporate Performance Management (CPM) functies in financiele software pakketten, zoals metertjes, tellers en KPI’s.’ Onder CPM verstaat hij software toepassingen voor budgettering, planning en forcasting. Eventueel aangevuld met functies voor consolidatie, analyse, grafische (management) dashboards, what-if scenario’s, kostprijscalculatie, scorecards en managementrapportages.
__________________________________________________________________
Bezoek Financial Systems: Met technologie meer waarde en meer winst
Slimmer werken en succesvoller worden met IT? Op zoek naar innovatieve financiële software? Kom dan naar dé jaarlijkse IT beurs voor financiële professionals. Ontmoet de beste softwareleveranciers en 1.000 financiële vakgenoten. Bezoek Financial Systems. Schrijf u gratis in
__________________________________________________________________

Omdat de complete bedrijfspakketten hierin eerst achterbleven - met uitzondering van concerns als SAP en Oracle - is er een markt ontstaan van gespecialiseerde CPM-pakketten. Maar Bottemanne verwacht een inhaalslag onder de leveranciers van bedrijfs- en boekhoudsoftware. 'Bedrijven willen frequenter kijken naar de cijfers, dus ik verwacht hier zeker meer aandacht voor. Maar voor financiele professionals maakt het steeds minder uit wat de leveranciers doen, omdat ze steeds meer vanuit de cloud werken. Je kunt dan net zo makkelijk met 1 als met 10 toepassingen werken, en het maakt niet uit van hoeveel leveranciers je dit afneemt. Wel moet je altijd goed weten wie je contractpartner is. Stel dat je leverancier omvalt… Contract management wordt belangrijker wanneer je in de cloud werkt.'
 
Ook management dashboards staan momenteel erg in de belangstelling, constateert Bottemanne. De beschikbaarheid van actuele ‘big data’ uit verschillende databronnen maakt dat er steeds meer en sneller stuurinformatie voor managers beschikbaar komt. Cloud computing maakt de informatie eenvoudiger toegankelijk. Management dashboards zorgen er vervolgens voor dat deze data op een te begrijpen en compacte wijze beschikbaar wordt gesteld aan managers. Het aanbieden van management dashboards maakt ook steeds meer deel uit van het portfolio van accountants- en administratiekantoren in het kader van hun adviserende rol. De eisen die aan dashboards gesteld worden, zijn ook steeds hoger. 
 
'Het moet vooral niet alleen over financien gaan, maar ook over operationele zaken’, stelt Bottemanne. ‘En je moet koppelingen kunnen leggen. Bijvoorbeeld, hoeveel verkopen we per vierkante meter opslagruimte? Of wat zijn mijn meest winstgevende klanten? Dat soort inzichten verschaffen is het bestaansrecht van dashboards. Voor veel ondernemingen worden dashboards als maatwerk gebouwd. Er zijn veel consultancypartijen gespecialiseerd in het maken van dashboards op basis van Business Intelligence software (BI). Enkele aanbieders bieden ook Self Service Business Intelligence (SSBI), maar of u met deze laatste oplossingen de IT-specialist buiten de deur kunt houden valt te betwijfelen.’  
 
4. Apps in financiële software
‘Elke zelf respecterende software leverancier heeft een app tegenwoordig, zeker de cloud leveranciers’, aldus Gerard Bottemanne. Apps zijn al een tijdlang in opkomst en het gebruik neemt toe. Maar waar worden apps vooral voor ingezet binnen het domein financiële software? Bottemanne: ‘In eerste instantie waren het de salaris- en HRM systemen waar apps hun intrede deden. De marktanalyse salarissoftware 2012 van GBNED leert dat een app inmiddels deel uitmaakt van ongeveer 50 procent van standaard salarissoftware pakketten. De functionaliteit verschilt per pakket en loopt uiteen van het opvragen van een digitale loonstrook door een werknemer tot de complete afhandeling van een verlofaanvraag of het indienen van een onkostendeclaratie.’
__________________________________________________________________
Onmisbare IT kennis voor financials
Ontdek hoe u als financieel verantwoordelijke betere keuzes maakt, het rendement verhoogt, kansloze projecten tijdig stopt en snel kunt ingrijpen waar nodig. Volg de eendaagse Masterclass Finance & IT, voorkom veelgemaakte fouten en maak direct het verschil. Meld u direct aan.  
__________________________________________________________________
 
Op het gebied van boekhouden worden apps veel gebruikt door accountants om samen te werken met hun klanten, de ondernemers. ‘Steeds meer boekhoudpakketten bieden apps aan, met de name online pakketten’, aldus Bottemanne. ‘Er zijn verschillende boekhoud-apps die bijvoorbeeld gebruikt kunnen worden om boekingsdocumenten via een Smartphone vast te leggen.’ Enkele voorbeelden van apps die aangeboden worden zijn:
• Raadplegen van adresgegevens van relaties;
• Resultaten (zoals balans en winst- en verliesrekening) raadplegen;
• Openstaande posten van klanten raadplegen. 
‘Rapportages zie je minder in financiële pakketten’, aldus Bottemanne. ‘De reden is dat mobiele telefoons een te klein scherm hebben om gemakkelijk rapportages op te bekijken. Veiligheid is ook een issue.’
 
5. XBRL / SBR en RGS (Referentie grootboekschema)
Het is al een tijdje stil rond XBRL, een open op XML gebaseerde standaard voor het rapporteren over bedrijfsinformatie. In Nederland wordt XBRL momenteel ingezet voor het uitwisselen van informatie met de Belastingdienst, het CBS en de Kamer van Koophandel. Zo kunnen ondernemers hun jaarrekeningen digitaal indienen bij de Kamer van Koophandel op basis van XBRL. Banken gebruiken het ook om kredietinformatie uit te wisselen. XBRL wordt tegenwoordig ook wel aangeduid als ‘Standard Business Reporting (SBR)’. Het doel van XBRL was een kostenbesparing die via de accountants naar bedrijven zou terugvloeien. Met XBRL zouden we jaarrekeningen namelijk vanuit leveranciers direct uit de boekhouding kunnen halen. Maar 70 procent van de leveranciers heeft het geeneens in het pakket zitten. 
 
Volgens Gerard Bottemanne is XBRL nogal een gevoelig onderwerp geworden, want het komt niet van de grond. ‘Leveranciers zien er geen business model in, dus gaat de markt niet verder dan de verplichtstellingen momenteel. Op vrijwillige basis zie je het nauwelijks gebruikt worden.’ Waarom gaat de uitrol van XBRL zo stroef in het bedrijfsleven? Dat komt volgens Bottemanne omdat er weinig profijt te halen is. ‘Belastingaangiften werden al in XML aangeleverd, dus dat biedt weinig toegevoegde waarde. Dat XBRL verplicht is gesteld voor Belastingaangiften (BTW, ICP, IB en VpB) is duidelijk een politiek besluit. Dan kun je roepen dat er miljoenen berichten in XBRL uitgewisseld worden en SBR erg succesvol is, maar het gaat niet om de kwantiteit en politiek gewin, maar om de voordelen voor de ondernemer en die merkt er nu niets van.’ 
 
Bij rapportages aan de Kamer van Koophandel zijn de meeste voordelen te halen, omdat bekende gegevens al automatisch worden ingevuld via rapportagesoftware – dat scheelt tijd. Maar wie er gebruik van wil maken heeft wel financiële- of rapportagesoftware met SBR-functionaliteit nodig. Die laatste software moet vaak extra voor betaald worden en daar wringt de schoen, aldus Bottemanne. ‘Uitvragende partijen doen geloven dat SBR voor lastenvermindering zorgt, terwijl de intermediair (accountant- of administratiekantoor) juist kosten moet maken om er mee te werken.’
 
De vraag is wanneer XBRL, dat potentieel wel degelijk voordelen te bieden heeft, wel van de grond komt? Op ‘de XBRL site’, een informatieve website over het onderwerp, staat in een poll de vraag ‘Wanneer gaat XBRL nu echt doorbreken?’. Uit de resultaten van 332 stemmen blijkt dat verreweg de grote meerderheid (55%) denkt dat dat pas zal gebeuren als de overheid het verplicht gaat stellen. Volgens Bottemanne biedt XBRL voordelen als het gaat om bijvoorbeeld benchmarken. Maar dan moeten de uitvragende instanties zelf ook eens met informatie in XBRL over de brug komen. ‘Bij de Kamers van koophandel kun je digitaal jaarrekeninginformatie opvragen, maar die krijg je dan nog in PDF-formaat in plaats van XBRL. Dat is natuurlijk het paard achter de wagen spannen.’ 
 
Volgens Bottemanne kan de lancering van Referentie grootboekschema (RGS) op 27 mei j.l. mogelijk leiden tot meer gebruik van XBRL/SBR. ‘In het RGS kun je putten uit één groot standaard schema om je eigen grootboekschema uit op te stellen of mee te koppelen. Als dit uniforme rekenschema in XBRL wordt omgezet, kan het een grote vlucht nemen. Maar de toekomst is lastig te voorspellen. Ik weet niet wanneer en of het kwartje ooit gaat vallen.’
 
Onderzoek
De hierboven beschreven onderwerpen zijn allemaal specifiek behandeld in onderzoeksrapporten van GBNED. In deze rapporten komen ook verschillende oplossingen van leverannciers aan bod. U kunt de rapporten kostenloos downloaden via www.softwarepakketten.nl 
 
Gerard Bottemanne is Nederlands bekendste criticaster op het gebied van boekhoudsoftware. Hij ging eind jaren 70’ aan de slag als programmeur van in eerste instantie boekhoudsystemen en later ERP-systemen (toen nog bekend onder de naam MRP I en II). Naast de nodige ICT-opleidingen heeft hij ook de opleiding tot AA-accountant voltooid. Na de nodige functies op het raakvlak van ICT en administratie begon hij in 1999 zijn eigen onderzoeksbureau met als specialisatie administratieve software.