4 administratie- en softwaretrends in het MKB

Hessel Wellema is Manager Product Marketing bij de divisie Cloud Solutions van Exact. Hij helpt ondernemingen tot 50 medewerkers en accountants met business software-oplossingen in de Cloud. Wat zijn volgens hem belangrijke administratie- en softwaretrends voor dit type bedrijven?

1. De Cloud
“De adoptie van Cloud software is slechts 24 procent onder deze groep, dus daar is nog veel ruimte voor groei”, zegt Wellema. “Met Exact Online zijn we dit pad in 2005 ingeslagen. Op dit moment zijn er meerdere spelers actief in deze markt en nog steeds zien we veel nieuwe Cloud spelers opstaan. Ook zien we veel grote leveranciers van financiële software hoge investeringen doen om hun product-portfolio beschikbaar te stellen in een publieke of private Cloud omgeving. En terecht, want de inzet van deze technologie leidt niet alleen tot een betere samenwerking met bijvoorbeeld accountants, maar biedt ondernemers ook altijd een betrouwbare en veilige toegang tot de financiële informatie van hun bedrijf om zo betere beslissingen te kunnen nemen.”

2. Verlagen administratieve druk
Een andere trend is het verlagen van de administratieve druk van bedrijven. In 2015 was dit zelfs de belangrijkste uitdaging voor de financiële administratie onder MKB-bedrijven (zie figuur 1). “Bedrijven accepteren het niet langer wanneer er één of twee mensen continu bezig zijn om bijvoorbeeld bankafschriften of inkoopfacturen te verwerken in de financiële administratie”, stelt Wellema. “Er kan ook steeds meer automatisch. Met de laatste scanningtechnologieën en bankkoppelingen zorgt moderne financiële software ervoor dat de werkdruk van het handmatig invoeren van boekingen fors wordt gereduceerd. Daarnaast is elektronisch factureren ook sterk in opkomst. Afnemers eisen steeds vaker dat hun leveranciers op deze wijze factureren zodat de factuur automatisch in de administratie verwerkt kan worden. Kortom, er zijn veel slimme initiatieven in de markt om de administratieve druk te verminderen.”
 
Figuur 1: Grootste uitdagingen in de financiële administratie

3. Administratie gebruiken als stuurmiddel
“De derde ontwikkeling die we zien is het inzetten van administratieve data als stuurmiddel voor de organisatie”, aldus Wellema. “Een winst- en verliesrekening of btw-aangifte is allang niet meer het enige doel van een financiële administratie. Via dashboards en slimme analyses wordt financiële data getransformeerd in een stuurinstrument waarmee ondernemers de juiste zakelijke en operationele beslissingen kunnen nemen.”

De Cloud biedt hierbij een groot aantal voordelen, zoals data inzichtelijk maken door middel van dashboards die toegankelijk zijn vanaf een smartphone, tablet of smartwatch. Wellema: “Dashboards spelen in op een toenemende vraag bij ondernemers naar stuurinformatie. Het voordeel van een dashboard is dat je altijd en overal op de hoogte blijft en data kunt filteren en inzoomen naar informatie op detailniveau. In de toekomst zullen er ook steeds meer mogelijkheden voor voorspellende analyses in standaard Cloud-software worden aangeboden”, aldus Wellema. “Oftewel, wat voor voorspellingen kun je doen op basis van je data?”

4. Ecosysteem rondom financiële oplossingen
Een laatste ontwikkeling die Wellema constateert is de groeiende rol van het ecosysteem rondom financiële oplossingen. “Vooral rondom financiële software uit de publieke Cloud zien we zeer interessante oplossingen ontstaan in zogenaamde app centers. Oplossingen die naadloos integreren met de financiële administratie en specifieke uitdagingen voor ondernemers oplossen. Samen met het ecosysteem, biedt financiële software dan ook meer en meer functionaliteit en ondersteunt naast de financiële administratie ook in toenemende mate alle primaire en horizontale processen van de ondernemer. Denk hierbij aan integraties met bestaande webshops, betaalplatformen en HRM of CRM systemen.”

Innovaties in software
Vanuit zijn rol kijkt Wellema niet alleen naar hoe Exact ondernemers kan helpen met het product, maar ook naar wat er op ondernemers af komt. Nu en over een aantal jaren. Voor hun bijdrage voor het evenement Financial Systems op 26 mei, pikt Exact Online er drie speciale thema’s uit waarvan de impact op ondernemingen waarschijnlijk groot zal zijn:

---> Machine learning
De meeste mensen kennen de voordelen van de zelfrijdende auto van Google. Onlangs versloeg een zelflerend systeem van Google één van de topspelers van het spel Go. Iets dat een jaar geleden voor onmogelijk werd gehouden. “Met betrekking tot de toepassing van machine learning zien we ook een belangrijke rol voor leveranciers van financiële software”, vertelt Wellema. “Op basis van historische data kunnen boekingen automatisch plaatsvinden. Dit verlaagt de administratieve druk en maakt dat administrateurs veel zinniger dingen kunnen gaan doen met hun tijd.” 

---> Blockchain
De Blockchain is een openbaar online register van transacties, bekend van Bitcoin. Naast Bitcoin transacties kan dit netwerk echter ook worden ingezet om andersoortige transacties vast te leggen. Zo wordt de Blockchain al ingezet voor het registreren van grondtransacties, stemmen bij verkiezingen en digitale contracten rondom aandelenhandel. Omdat het hele netwerk elke transactie valideert en er geen wijzigingen in bestaande registraties kunnen worden doorgevoerd, wordt de blockchain ook wel een vertrouwensmachine genoemd. Er is geen behoefte meer aan een derde partij om vertrouwen te waarborgen. Partijen als traditionele banken en accountantskantoren zitten hier dan ook bovenop omdat de impact op hun bedrijven wel eens heel groot kan zijn. “Ook wij houden de ontwikkelingen heel goed in de gaten”, zegt Wellema.

---> PSD-2
De herziening van de Payment Service Directive (PSD2) is onlangs goedgekeurd door de Europese Raad. Banken worden hiermee gedwongen hun backend open te zetten zodat andere partijen bijvoorbeeld saldo informatie inzichtelijk kunnen krijgen. Dat helpt leveranciers van financiële software met o.a. cashflow planning in real time. 

Kansen in administratie
Ondanks de mogelijkheden halen veel bedrijven in onze ogen nog te weinig uit hun boekhouding. In veel gevallen wordt de financiële software enkel ingezet voor de verplichte nummers als een btw aangifte of het uitdraaien van een winst en verliesrekening of balans, constateert Wellema. “Als je alleen met boekhouden bezig bent, mis je de kans om je financiële data in te zetten als stuurinstrument voor operationele en zakelijke beslissingen.

Een voorbeeld is cashflow planning. Veel ondernemers accepteren dat hun klanten te laat betalen. Dit is echter niet nodig. Veel bestaande financiële oplossingen kunnen daar bij helpen. Denk hierbij niet alleen aan het inzicht in historisch betalingsgedrag van klanten maar ook aan automatisch betalingsherinneringen of een betaalknop die je aan factureren kunt toevoegen die het betalen voor een klant heel erg vergemakkelijkt. Dat zorgt ervoor dat het geld sneller binnen is. 

Een andere voor de hand liggende kans die vaak blijft liggen is de integratie van de financiële administratie met andere systemen als project- en logistieke administraties. Dat is zonde. Door deze systemen te integreren wordt veel administratie druk voorkomen en wordt meer inzicht verkregen in de performance van de organisatie. “Dat veel van deze zaken niet benut worden, komt door onbekendheid met de mogelijkheden.” 

Sinds haar oprichting in 1984, is Exact één van de frontrunners als het gaat om innovatie. Er worden nu meer dan 250.000 administraties beheerd met de oplossingen van Exact Online. Tijdens de sessie van Exact tijdens Financial Systems 2016 zullen Hessel Wellema en zijn collega Judith van Wissen van Exact Cloud Solutions een aantal nieuwe technologieën en trends de revue laten passeren samen met de mogelijkheden die zij bieden. Benieuwd wat Machine Learning, Blockchain en PSD-2 voor u kunnen betekenen? Mis deze sessie niet. Schrijf u nu gratis in voor Financial Systems 2016. 

----
Slimmer werken en succesvoller worden met IT? Op zoek naar innovatieve financiële software? Kom dan naar dé jaarlijkse IT beurs voor financiële professionals. Ontmoet de beste softwareleveranciers en 1.000 financiële vakgenoten. Bezoek op donderdag 26 mei 2016 Financial Systems. Schrijf u gratis in.