Vast blijven houden aan Excel en andere veelvoorkomende fouten in het forecastingproces.

Door Patrick Tullemans

Hoe stem je forecasting af op de eisen van de huidige tijd? En wat zijn mogelijke valkuilen als jouw organisatie naar rolling forecasting toe wil? Zonder volledig te zijn zien we in de praktijk drie veelgemaakte fouten bij de implementatie.

Fout 1: vasthouden aan MS Excel
Excel biedt veel flexibiliteit qua modellering en heeft een hoge mate van gebruikersacceptatie. Maar in grotere organisaties zul je met meerdere gebruikers op verschillende locaties gelijktijdig werken aan de totstandkoming van de rolling forecast. Een nadeel van ‘losse’ Excel bestanden in deze situatie is versiebeheer. Daarnaast zul je per forecast cyclus met verschillende bestanden werken.

Een geïntegreerd cloud-based planningssysteem van leveranciers als SAP, Oracle, Anaplan, Board of Onestream biedt meerdere gebruikers gelijktijdig toegang tot gezamenlijke planningsinformatie. Deze tools voorzien daarnaast in analytische functionaliteit, ondersteunen versiebeheer, workflow beheer, real-time consolidatie van cijfers, snelle aanpassingen in plannen en simulatie van (what-if) scenario’s.

Fout 2: Te weinig aandacht voor gedrag
Implementatie van rolling forecasting gebeurt vaak op instrumentele wijze met veel aandacht voor tools en processen. Dat is ook zeker van belang. Tooling en planprocessen kun je beschouwen als randvoorwaarden of hygiënefactoren die vooral de efficiency van forecasting verhogen. Maar daarnaast is aandacht voor de ontwikkeling van competenties en het stimuleren van het juiste gedrag van vitaal belang voor effectieve forecasting. Gedrag wordt gedreven door overtuigingen en gedachten. Wat je denkt bepaalt wat je doet en realiseert; ook in forecasting. Hoe je overtuigingen die effectieve forecasting in de weg staan, ombuigt lees je hier: Zo krijg je als controller grip op gedragskant bij forecasting.

Fout 3: Te veel veranderen in één keer
Overstappen op rolling forecasting is een complexe verandering die invloed heeft op het proces (doel, frequentie, horizon), de inhoud (drivers, informatiebehoefte) en gedrag (openheid, discipline) in forecasting. Veranderen doe je niet ‘big bang’ maar stap-voor-stap. De onderstaande tabel illustreert op hoofdlijnen drie stappen met aandacht voor de inhoud, het proces én het gewenste gedrag in planning en forecasting.

Patrick Tullemans ([email protected]) is expert in business planning en control bij Stemda Consultancy