Risico's voor de bedrijfsvoering beperken zich niet tot fysieke gebeurtenissen zoals uitval van machines, een stroomstoring of brandschade. Een interruptie in de toeleverancierketen of bedrijfsstilstand in buitenlandse vestigingen zijn eveneens risico's waar organisaties rekening mee moeten houden. Een goed plan voor de bedrijfscontinuïteit helpt.

1 Breed draagvlak
Zorg voor een breed draagvlak in de organisatie en commitment van senior management. Alleen met dit draagvlak kan een plan worden opgesteld dat over veel verschillende disciplines heen handelt.

2 Stuurgroep
Formeer een stuurgroep voor het plan met een sponsor vanuit het topmanagement, bestaande uit de toekomstige leden van het crisisteam. Breng daarbij alvast de toekomstige gelaagdheid van het crisisteam aan (beslissers, coördinatoren en uitvoerders). Voor een succesvolle uitvoering is het belangrijk in een vroeg stadium de toekomstige leden van het crisisteam te betrekken.

3 Kritische activiteiten
Bepaal de meest kritische activiteiten en middelen voor de continuïteit van de primaire processen en ga na waarom ze kritisch zijn. Wat zijn de belangrijkste pijlers waarop de organisatie draait? Ga op zoek naar de single points of failure.

4 Afhankelijkheden
Bepaal en analyseer de interne en externe afhankelijkheden in de supply chain, de toeleverancierketen van de organisatie. Gebruik deze gelegenheid ook meteen om vast na te denken over alternatieven en uitwijkmogelijkheden in de supply chain. Analyseer hoe effectief het een en ander is georganiseerd.

5. Analyse
Inventariseer wat mogelijke continuïteit bedreigende gebeurtenissen zijn en analyseer hoe deze gebeurtenissen de kritische activiteiten, middelen en afhankelijkheden beïnvloeden. Beperk de analyse niet alleen tot fysieke gebeurtenissen zoals brand, maar neem ook bijvoorbeeld massaal verzuim van personeel door de uitbraak van een pandemie mee. Betrek eveneens de huidige beheersing van deze risico’s.


####


6 Hersteltijd
Bepaal wat de maximale hersteltijd is. Laat uw klant hierin leidend zijn en niet de individuele wensen van de afdelingen van uw organisatie. Bepaal wat de minimaal benodigde middelen zijn om de meest kritische activiteiten te laten functioneren. Dit proces helpt bij het rangschikken van de herstelactiviteiten.

7 Workshop
Plan een workshop met de eigenaren van de belangrijkste processen. Bepaal hierin objectief voor welke scenario’s het continuïteitsplan wordt opgesteld. En bepaal de rangschikking van deze activiteiten. In een crisis is het misschien wel belangrijker te weten wat juist niet moet gebeuren, om zodoende geen kostbare tijd te verliezen.

8 Worst case
Beperk het aantal uit te werken scenario’s. Plan de worst case scenario zodat de praktijk altijd meevalt en zorg voor een goede balans tussen detail en flexibiliteit.

9 Verdere uitwerking
Werk het continuïteitsplan verder uit in het crisisteam. Formeer een kerngroep, laat deze periodiek bijeenkomen en werk het plan in subgroepen uit. Betrek, afhankelijk van het thema, specialisten. Denk ook aan communicatie en crisisorganisatie en stel duidelijke taken en verantwoordelijken op. Het kernteam coördineert en managet de verschillende afhankelijkheden tussen de verschillende disciplines die nodig zijn voor de herstelactiviteiten. Zorg dat bestaande crisisplannen, zoals plannen van de bedrijfshulpverlening en ict disaster recovery-plannen, aansluiten bij de herstelactiviteiten.

10 Testen
Test het plan en train het crisisteam regelmatig, het liefst zo reëel mogelijk. Pas dan komen eventuele tekortkomingen van het plan aan het licht en kunnen de pragmatische verbeteringen worden aangebracht.

Drs. I.C.A. (Iwan) Drost, Senior Consultant Aon Nederland


Geselecteerd speciaal voor u: Zet creditmanagement hoog op de agenda – 7 tips