10 innovaties in MKB Accountancy

De jaarrekening wordt door ondernemers gezien als pure compliance en niet als toegevoegde waarde. Hoe kan de accountant anno 2015 zich wel onderscheiden?

De genomineerden voor de 'Nationale Accountancy Awards 2015' zijn accountants die slimmer werken, minder kosten in rekening brengen en beter adviseren. Die gebruik maken van de meest innovatieve technologie.

Hieronder delen we 10 innovaties van de genomineerden die je allemaal zou kunnen aantreffen bij het ‘accountantskantoor van de toekomst’. 

1. Digitaal ondertekenen van jaarrekeningen
 
Alfa Accountants en Adviseurs hangt sterk aan normen en waarden, zorg voor elkaar en zorg voor de maatschappij. Eind 2014 ontving Alfa de B Corp certificering. ‘Daarmee laten we zien niet alleen winst, maar ook duurzame en sociale doelstellingen na te streven’, vertelt Fou-Kan Tsang, voorzitter van de Raad van Bestuur van Alfa.

Een project dat dit illustreert is het digitaal, rechtsgeldig ondertekenen van jaarrekeningen. ‘Daartoe werken we met IntraOffice van IntraData, onderdeel van Solipsis Document Management’, vertelt Tsang. ‘Samen bekijken we hoe we het ondertekenproces anders kunnen inrichten, stroomlijnen en versnellen met de inzet van IntraOffice. Op ons kantoor in Aalsmeer wordt al 80% van de jaarrekeningen via e-mail verstuurd. Maar nu nog met een gescande handtekening. Dit gaat binnenkort veranderen. Dan zet de klant z’n handtekening via een link in de e-mail en vervolgens ondertekent ook de Alfa accountant digitaal via een link. Op dat moment is de jaarrekening digitaal rechtsgeldig en makkelijk te verzenden naar de stakeholders van de klant, zoals banken en de belastingdienst. ‘

Dit klinkt als een klein dingetje, maar wanneer dit is uitgerold over alle accountantskantoren zal het een enorme besparing van tijd, geld en milieu opleveren. 

2. Ontwikkeling sectorbenchmark
Flow Accountants is een accountantskantoor dat gericht is op het MKB en de bloemendetailhandel in het bijzonder. Het afgelopen jaar heeft het kantoor haar sectorkennis ingezet om een benchmarkmodel te ontwikkelen. ‘Vanuit onze branchespecialisatie ondersteunen wij klanten bij het verbeteren van hun rendement’, aldus mede-eigenaar Jolien Bettonviel. ‘Tevens hebben wij veel kennis ontwikkeld binnen voor de bloemendetailhandel gangbare kengetallen. Denk daarbij aan de brutomarge behorend bij een bepaald segment, omzet per vierkante meter of per FTE en diverse kosten in verhouding tot de omzet. Het benchmarkmodel is voor onze klanten inmiddels een begrip geworden. Na afloop van het kwartaal vragen ze vaak: ‘weet je al hoe het kwartaal is geweest?’ Door onze intensieve begeleiding van elke klant weten we waar de aandachtspunten per klant zitten.’

3. Realtime inzicht in financiële prestaties verschaffen
 
‘De laatste tijd zijn wij in het MKB segment erg actief met onze innovatieve dienstverlening omtrent administratieve ketenoptimalisatie’, vertelt Marco Kasbergen van Deloitte. ‘Recent hebben wij bij één van onze cliënten de volledige administratieve keten geoptimaliseerd en de controller- en adviesmodule van Deloitte geïntroduceerd. De volledige administratieve keten is maximaal geautomatiseerd en grotendeels in de cloud gebracht. Daarbij is het bestaande CRM pakket, de nieuw opgezette financiële administratie, scan- en herkensoftware en de bankensoftware volledig aan elkaar gekoppeld. Voor de realtime, up-to-date en webbased rapportages is dit alles samengebracht in ons Deloitte portal ctrl.’ 

Wat heeft dit concreet opgeleverd voor de klant? Kasbergen: ‘Naast tijdige en betrouwbare sturingsinformatie voor de directie waardoor een margeverbetering is gerealiseerd, kregen de administratief medewerkers bij de cliënt meer tijd om zich te richten op het ondersteunen bij doorrekening van offertes, tijdige/snelle facturering aan cliënten, debiteurenbeheer, rolling forecasts enz. Heel concreet heeft dit er voor de cliënt toe geleid dat de periode tussen het maken van de declarabele uren en het daadwerkelijk ontvangen van de uiteindelijke betaling door de cliënt, is gehalveerd. Dit heeft een relatief grote ruimte gerealiseerd in het (liquide) werkkapitaal om de verdere groei mee te financieren.’

4. Vast tarief inclusief advies
 
EasyZZP is in 2013 opgericht door drie ambitieuze twintigers. Het bedrijf is gericht op zzp’ers en voor een vast tarief neemt het de boekhouding over, geeft belastingadvies én financieel advies. Medeoprichter en financieel adviseur Rodney Pikaar: ‘Waar veel branchegenoten extra kosten rekenen voor advies, daar zit bij easyZZP het advies in het pakket.’

‘Door onze geavanceerde software heeft de klant continu zicht op de actuele stand van zaken van zijn financiën’, aldus Pikaar. ‘Elke factuur is de volgende dag verwerkt in de administratie. Daarbij geven we proactief advies; we pluizen de complete administratie van de zzp’ers uit en ontdekken vaak belastingvoordelen en goedkopere opties voor bijvoorbeeld verzekeringen en telefoonabonnementen. Zo betaalde een klant 5000 euro per jaar voor een AOV-verzekering. Wij ontdekten dat dezelfde verzekering – met zelfs een betere dekking – ook bestond voor 3000 euro per jaar. Zonder dat deze klant ons had gevraagd hiernaar te kijken, hebben wij hem een besparing van 2000 euro per jaar bezorgd. En dat voor 119 euro per maand.’ 

5. 100% cloud
Joinson & Spice is een eigenzinnig kantoor dat haar klanten vindt in de sectoren technologie, media en telecom voor controle en overige accountancy. ‘Voor ons is ICT allesbepalend’, aldus oprichter Louis van Garderen. ‘Wij zijn 100 procent 'cloud'. Bij ons vind je géén ordners. Niet één! Wij ontwikkelden een platform in eigen beheer op basis van Sharepoint, dat ons in staat stelt optimaal samen te werken met onze klanten. Wij heten niet voor niks JOINson & Spice. Uitwisselen is bij ons vanzelfsprekend en in twee richtingen. Verder hebben wij onze audit-software gekoppeld aan het kwaliteitssysteem dat aan de basis staat van onze WTA-vergunning. Dit alles maakt dat ons kantoor maximaal gebruik maakt van de cloud. Tot slot is de selectie van administratieve software zo gedaan dat we maximaal deze data kunnen koppelen met eigen toepassingen, onder andere door slim gebruik te maken van API's.’
___________________________________________________________________________________________________
De genomineerden voor de 'Nationale Accountancy Awards 2015' zijn accountants die slimmer werken, minder kosten in rekening brengen en beter adviseren. Die gebruik maken van de meest innovatieve technologie. Bezoek de pitches en uitreiking tijdens Financial Systems 2015
___________________________________________________________________________________________________ 

6. Sectorfocus
 
Marshoek is een financiële retailspecialist voor meer dan vijfhonderd retailers en richt zich op franchiseorganisaties en franchisenemers. ‘Al onze producten zijn erop gericht onze klant rendementsverbetering te geven’, zegt directeur Reinoud Bergsma. ‘Wij hebben recent voor onze klanten een ondernemerstool gemaakt. Dit is het mooiste project sinds een aantal jaren en wel om de volgende redenen. We zorgen er zo voor dat de ondernemer inzichten en cijfers vanuit zijn onderneming krijgt, die op een moderne wijze, namelijk via zijn smartphone, benaderbaar zijn. Hierdoor kan hij per week nog scherper sturen op zijn cijfers, onderneming en mensen. Dit leidt gegarandeerd tot een beter rendement bij onze klanten.’

‘Het resultaat is ook te zien in deze film. Wij laten het liefst onze klanten vertellen welk resultaat ze hiermee hebben geboekt, dat is onze beste reclame. Zij vertellen bijvoorbeeld dat de techniek hen in staat stelt om steeds korter op de bal te zitten. Als zij de kleine marges in retail nog meer kunnen beïnvloeden en verdubbelen, dan gaat het met het resultaat ook heel snel de goede kant op. Dit komt ook terug in ons klanttevredenheidsonderzoek, waarin wij over 2014 een 8,6 scoorden!’

7. CFO op afstand
 
‘De echte innovatie is niet van het laatste jaar, maar van de ingezette strategie in 2009 dat wij de raadsman zijn van de ondernemer die vooral mens is’, aldus Peter Deege, vennoot bij Drechtsteden Accountants en Adviseurs. ‘Wat is zijn of haar doel en vanuit welke achtergrond acteert en functioneert de ondernemer in zowel zijn privé als zakelijk leven? Het resultaat van onze dienstverlening is dat klanten inzicht hebben in hun financiën en hun onderneming daar op sturen. Niet alleen gaat het daarbij om de cijfers die we verstrekken maar veel meer om de bijkomende adviezen en toelichtingen. Een tweede resultaat is dat klanten bij ons ervaren dat wij hun CFO op afstand zijn of anders gezegd de CFO die ze als MKB onderneming niet op de loonlijst kunnen veroorloven en toch hebben door ons als accountancy dienstverlener in te schakelen. Als laatste maar niet als minste heeft de ondernemer als mens het vertrouwen dat er aan zijn of haar belangen gedacht wordt.’

8. Geven van prognoses
 
Bij Equity Accountants kijkt men niet alleen achteruit, maar ook vooruit. Het accountantskantoor in Amersfoort houdt de business van zijn klant scherp in de gaten zodat deze tijdig kan bijsturen. Het team bestaat uit bijna twintig man en is opgericht door Rudi Dupper, die zijn loopbaan begon bij PwC en via het bedrijfsleven weer terugkeerde naar het accountantsberoep. 

Dupper: ‘Onze werkwijze is als volgt: voor al onze klanten hebben we ‘cloud-vision’. Dat is een online dashboard dat direct gekoppeld is aan de financiële administratie. Zowel de klant als wij kunnen inloggen en de grafieken, resultatenrekening en balans bekijken. Je kunt in deze statistieken bijvoorbeeld zien waaruit de kosten bestaan, en zelfs doorklikken tot de factuur. Het doorklikken tot de factuur is mogelijk omdat wij volledig gebruikmaken van ‘scan & boeken’ en directe bankkoppelingen. Nog een voordeel is dat de financiële informatie wordt geëxtrapoleerd op basis van de trend van het voorgaande jaar. Hierdoor kunnen we het gesprek aangaan met de klant over de toekomstige ontwikkeling van de onderneming. Daarnaast maken we gebruik van uitgebreide ‘visionplanner’-software waar op gedetailleerd niveau kan worden gebudgetteerd. Wij laten aan de hand van enkele scenario’s zien hoe ze aan het eind van het jaar zullen eindigen. De klant kan op basis van die informatie tijdig bijsturen.’

9. Begeleiden crowdfunding campagne
 
AccountAnders is twee jaar geleden gestart vanuit de overtuiging dat het anders kan en anders moet in de accountancy. Het kantoor begint bij de strategie van het bedrijf. ‘Zodra dit scherp is, wordt het financiële proces geoptimaliseerd (met vaak flinke kostenbesparingen tot gevolg) en de performance van het bedrijf in beeld gebracht met financiële dashboards’, aldus directeur Jasper Visser. 

Onlangs heeft het kantoor een ambitieuze ondernemer geholpen met het realiseren van een droom: een beachhouse aan de Haarrijnseplas te Utrecht onder de naam Key West Beachhouse. Visser: ‘We hebben de vorming van het businessplan begeleid, samen de gesprekken gevoerd met leveranciers en de bouwer. Daarnaast hebben we de financiële zaken verzorgd die nodig zijn voor een succesvolle crowdfundingcampagne. Samen hebben we genoten van de dynamiek, het enthousiasme in de markt en niet in de laatste plaats het mooie succes. Key West Beachhouse is het eerste strandpaviljoen van Utrecht. Het is geweldig om te zien hoe crowdfunding niet alleen voor de financiering heeft gezorgd maar ook voor een enorme exposure en betrokkenheid van de lokale ondernemers en bewoners.’

10. Leggen point-of-sales koppelingen
Ifiac biedt al meer dan 15 jaar maatwerkoplossingen voor klanten binnen de horeca. Door het koppelen van accountancysoftware met de systemen van de klant, kunnen ondernemingen hun gegevens volledig digitaal aanleveren. Dankzij hun eigen Kasonline app kunnen horeca-ondernemingen hun kasadministratie online voeren.

Huib Brokkelkamp: ‘Met diverse cliënten hebben wij de afgelopen jaren koppelingen gerealiseerd met hun point of sale systeem of webshop. Deze koppelingen zorgen ervoor dat de informatievoorziening sneller en accurater is. Verder hebben wij zelf begin vorig jaar onze toepassing Kasonline laten ontwikkelen, waarmee onze cliënten online de kasadministratie kunnen voeren en binnenkort ook hun horecafacturen kunnen verzenden. Onze Kasonline toepassing zorgt ervoor dat dubbele handelingen en overtikken worden vermeden. Het doel voor komend jaar is om de inhoud van de rapportages aan cliënten verder te verbeteren en om gestandaardiseerde dag- en weekrapportages aan te bieden.’

Lees hier meer inspirerende verhalen van de genomineerden voor de Nationale Accountancy Awards 2015. 

En woon de uitreiking bij van de awards tijdens de vierde editie van Financial Systems op donderdag 21 mei 2015 in het NBC Congrescentrum in Nieuwegein. Voor finance professionals is het evenement gratis toegankelijk.