10 do's en don'ts bij presenteren

Bij veel financials is de vaardigheid presenteren enorm onderontwikkeld, terwijl het juist door CFO's en bestuurders als zeer belangrijk wordt gevonden dat hun mensen een krachtig en to-the-point verhaal kunnen vertellen. De beste manier om snel winst te behalen is om je te laten coachen, maar tot die tijd kunnen de volgende do's en don'ts helpen om meer te overtuigen bij presenteren en flaters te voorkomen.

Lees ook: Presenteren als een meester - 6 onvergetelijke lessen

1. Don’t – Zelf geen duidelijk mening vormen over je onderwerp
Wanneer je niet goed weet hoe je tegenover iets staat, hoe kun je het belang ervan dan overbrengen op anderen? Stel dat je bijvoorbeeld medewerkers aan moet sporen een nieuwe tool te gaan gebruiken, maar zelf van mening bent dat er nadelen aan kleven. Hoe kom je dan over als je je eigen twijfels niet uitspreekt in je presentatie? Niet overtuigend in ieder geval, want je publiek zal aan je hele lichaamshouding kunnen zien dat jij zelf niet overtuigt bent of op zijn minst mixed feelings hebt. Hoe moet het wel?

1. Do – Een eigen standpunt vormen en dit uitdragen
Denk nog voor de voorbereiding na over wat je eigenlijk zelf vindt van het onderwerp. Zodra je dit standpunt helder hebt, zal het doorklinken in je hele presentatie en kom je dus overtuigender over.

2. Don’t – Denken dat informeren genoeg is
Als ‘gewoon informeren’ de motivatie is om een presentatie te houden, moet je je serieus afvragen of het wel de moeite waard is. Goede presentaties hebben altijd de doelstelling het publiek ergens van te overtuigen en ze aan te zetten tot actie.

2. Do – Duidelijk vaststellen wat je met je verhaal wilt bereiken
De meeste professionals die een presentatie moeten houden, beginnen met het in elkaar flansen van een PowerPoint. Dit is fout. Je moet eerst goed nadenken over wat je met je presentatie wilt bereiken. Een goede exercitie is de volgende vraag beantwoorden: Na mijn presentatie gaat mijn publiek… Een antwoord kan bijvoorbeeld zijn: Na afloop van mijn presentatie is het MT laaiend enthousiast over mijn voorstel en plannen ze een vervolgmeeting in om het nader vorm te geven. Dit geeft je een duidelijke opdracht mee als je vervolgens je verhaal gaat opbouwen.

Presenteer met overtuiging en resultaat

Wil je leren presenteren zonder angst? Ben je op zoek naar een presentatietraining boordevol technieken en tips? Volg de driedaagse training Overtuigend Presenteren en maak een onvergetelijke indruk tijdens al jouw presentaties.

Bekijk programma & data

3. Don’t – Je niet voorbereiden
Veel mensen, zeker extroverten, denken te gemakkelijk over een presentatie. ‘Dat doe ik wel even’, denken ze dan. Een onvoorbereide presentatie is echter nooit overtuigend. Topsprekers als Barack Obama bereiden elk detail tot in de puntjes voor en gelijk hebben ze.

3. Do – Tijdig beginnen met de voorbereiding
Het voorbereiden van een presentatie kost veel tijd, dus begin tijdig. Doe eerst het denkwerk (zie Do’s 1 en 2) en ga vervolgens het verhaal opbouwen. Schrijf nooit de hele tekst uit, want dan is de kans groot dat je van slag raakt als je tijdens de presentatie je tekst kwijt raakt. Wat wel werkt is je presentatie voorbereiden aan de hand van het kerstbomenmodel. Teken daarvoor een kerstboom en benoem de onderdelen. De stam is het onderwerp, de hoofdtakken zijn de hoofdonderdelen die je wilt behandelen, de twijgen zijn de subelementen per hoofdonderdeel en de dennennaalden zijn voorbeelden, anekdotes, grappen en illustraties die je gebruikt om het verhaal meer jeu mee te geven. De piek is de overtuigende conclusie of samenvatting.

4. Don’t – Niet nadenken over wie je voor je krijgt
Om publieksgericht te presenteren, zul je moeten weten wie er in de zaal zitten en daar je verhaal, je taalgebruik (gehalte vaktermen) en je kleding aan moeten aanpassen. Als je verschijnt in een driedelig pak in de betonmortelfabriek voor een presentatie heb je waarschijnlijk niet goed nagedacht over je publiek. Het gevolg is dat je je waarschijnlijk wat ongemakkelijk zult voelen. Dat komt je presentatie niet ten goede.

4. Do – Je verplaatsen in je publiek
Bedenk goed wie er in de zaal zitten en wat hun belangen zijn. Maak vervolgens heel duidelijk de voordelen van jouw betoog voor hun inzichtelijk. Hoe concreter hoe beter. Noem ook de mogelijke bezwaren. Dat maakt dat je empatisch overkomt en dat vindt je publiek wel zo prettig.  

5. Don’t – Je onderwerp te uitgebreid inleiden
Er zijn maar twee momenten dat je publiek volledige aandacht heeft voor jouw verhaal. Helemaal aan het begin en helemaal aan het einde. Ga je te lang in op de achtergrond van je onderwerp, ben je ze al kwijt voordat je zelfs maar aan je kernboodschap begonnen bent.

5. Do – Zorgen voor een krachtige opening
Begin meteen met een pakkende anekdote, een verbluffende statistiek, een memorabel verhaal, een inspirerende quote, of een boeiende retorische vraag. Je opening is de kans om je publiek in te pakken, dus laat die kans niet schieten.

Presenteer met overtuiging en resultaat

Wil je leren presenteren zonder angst? Ben je op zoek naar een presentatietraining boordevol technieken en tips? Volg de driedaagse training Overtuigend Presenteren en maak een onvergetelijke indruk tijdens al jouw presentaties.

Bekijk programma & data

6. Don’t – Je puur focussen op inhoud
De inhoud van je verhaal is zonder twijfel extreem belangrijk. Alleen als er een mismatch is tussen de woorden die je uitspreekt en de bijbehorende lichaamstaal en intonatie, maakt het bijna niet meer uit wat je zegt, want dan gaat je publiek toch af op je lichaamstaal.

6. Do – Voldoende aandacht besteden aan non-verbale communicatie en intonatie
Effectieve lichaamstaal en intonatie ondersteunen je boodschap. Gebruik daarom op het goede moment bewuste gebaren, of leg de klemtoon op woorden om je boodschap kracht bij te zetten. Denk ook aan pauzes houden, aarden (met twee benen op de grond staan), intentioneel bewegen en mimiek toepassen (de glimlach is een krachtig wapen). Jezelf op video vastleggen is een goede manier om je bewust te worden van je lichaamstaal en intonatie, en die waar nodig bij te stellen. Oefen je presentatie ook vaak.

7. Don’t – Geen (oog)contact maken
Veel mensen die presenteren, staan (deels) naar de PowerPoint toe waardoor het publiek geen oogcontact krijgt. Niet doen.

7. Do – Je hele publiek betrekken bij je presentatie
Oogcontact maken is misschien wel de belangrijkste non-verbale communicatie. Zorg dat je iedereen (zelfs bij grote groepen) regelmatig aankijkt. Denk niet dat het teveel is, want iedereen wil graag door jou gezien worden. Het kan niet genoeg zijn! Contact begint al als mensen binnenkomen, dus zorg dat je dan al helemaal geïnstalleerd bent. In de praktijk blijkt veel oogcontact maken voor veel mensen lastig, maar oefening baart kunst.

8. Don’t – Teveel informatie tonen op de beamer
Financials hebben er een handje van om hele financiële overzichten op een PowerPoint te zetten. Dat het voor hen gesneden koek is, wil niet zeggen dat collega’s uit andere disciplines het kunnen volgen. Zet ook geen grote stukken tekst op de beamer, dat is onleesbaar achter in de zaal.

8. Do – Je PowerPoint publieksgericht maken
Een PowerPoint is geen geheugensteuntje voor de presentator, maar een hulpmiddel voor het publiek. Maak hem dus publiekvriendelijk. Zet alleen de belangrijkste informatie (in bulletpoints) in de PowerPoint, gebruik mooie afbeeldingen en zorg dat de gebruikte kleuren en lettertypen (en lettergrootte!) bovenal goed leesbaar zijn. Ook op een afstand.

9. Don’t – Niet nadenken over het einde
Een slechte presentatie heeft vaak geen duidelijke – en laat dus staan – memorabele afsluiting. Hij stopt gewoon ineens en de presentator staat er vervolgens een beetje hulpeloos bij terwijl hij zegt; ‘dat was hem dan’. Dat wil je dus niet.

9. Do – Eindigen met je kernboodschap
Vlak voor het einde heeft het publiek weer even de volledige aandacht voor je presentatie, omdat ze weten dat het einde nadert. Dit is de uitgelezen kans om je kernboodschap nog eens duidelijk te herhalen om vervolgens af te sluiten met een knock-out slotzin. Denk hier goed over na en zorg dat je hem uit je hoofd kent (een beetje lullig als je slotzin er niet helemaal lekker uitkomt op moment suprême).

10. Don’t – Kritische vragen persoonlijk opvatten
Bij het vragenrondje zit er altijd wel iemand bij die je vervelende vragen gaat stellen. Door direct tegen die persoon in te gaan, kom je defensief over. Je publiek zal denken dat je zelf je twijfels hebt en daarom zo reageert.

10. Do – Eerst de angel uit de vraag halen
Luister aandachtig naar de vraag, verbreek vervolgens het oogcontact met de vraagsteller en vat de vraag samen voor het hele publiek. Bij dit samenvatten kun je mooi het persoonlijke aspect eruit halen. De vraag is bijvoorbeeld; ‘dit project betekent een ramp voor de IT-afdeling, want er komen bergen werk bij waarvoor we geen mensen beschikbaar hebben’. Hiervan maak je het volgende: ‘gevraagd wordt wat de consequenties zijn voor de IT-afdeling…’ Met deze techniek kun je de vraag naar je eigen hand zetten. Eindig de vragenronde door nog eens je kernboodschap te herhalen.

De input voor dit artikel is geleverd door communicatie-experts Suzanne Reijn en Margreet Bos