Presenteren als een meester – 6 onvergetelijke lessen

De lessen die Maxwell en Dickman geven zijn wel eng om uit te voeren, maar zonder risico geen succes. Ga de strijd met jouw angsten dus aan en jouw presentaties zullen sterk verbeteren! Saaier zullen ze in ieder geval niet worden, integendeel.   

1. Maak jouw verhaal persoonlijk

Passie is één van de sleutelfactoren van een goed verhaal. Als je jouw publiek wilt grijpen moet je het dus persoonlijk maken en je niet verschuilen achter business jargon, hoe verleidelijk dit ook is. Als je presentatie niks met jou doet, waarom zou het je publiek dan raken? Maak het dus persoonlijk; Hoe persoonlijker en hartstochtelijker, hoe beter. Het is wel heel eng om over je eigen gevoelens te praten, maar het heeft een paar duidelijke voordelen. Allereerst zijn je eigen verhalen zeer gemakkelijk te onthouden. En waarom zou je het jezelf moeilijk willen maken, gezien de stress van het moment?

Ten tweede; met persoonlijke verhalen kun je snel doen waarmee je volgens onderzoek in de eerste minuut van je presentatie kunt zorgen dat je sympathieker overkomt; iets persoonlijks vertellen en je publiek laten zien dat je tegen hen praat en niet een ingeblikt verkoopverhaal houdt. Vertel dus iets persoonlijks over jezelf, je gezin, je huis of een dag op het werk. Vertel iets dat je juist hebt geconstateerd, waardoor je weet dat het bedrijf op het juiste spoor zit.

Als je gevraagd wordt iets te presenteren, stel jezelf enkele vragen. Heb je werkelijk passie voor wat je gaat zeggen? En is het waar? Als je er niets authentieks aan kunt vinden, kies dan een ander idee om over te praten.

2. Stel je open op

Wanneer we naar een presentatie gaan hebben we behoefte aan iemand die ruwe gegevens in een context zet die we kunnen begrijpen, absorberen en gebruiken. Ingewikkelde theoretische prietpraat kunnen we niks mee. Daarom moet de presentator zich open opstellen naar zijn of haar publiek. Warren Buffett is zo’n presentator. Niet voor niets blijft hij de topbelegger van Amerika. Niet omdat hij de toekomst kan voorspellen, maar omdat hij de waarde van een bedrijf in het zeer concrete hier en nu beoordeeld.

Over de jaarvergaderingen van andere bedrijven zegt Buffett: ‘Veel jaarvergaderingen zijn tijdverspilling voor de aandeelhouders en voor het management. Soms omdat het management niet open is over belangrijke zaken. Vaak wordt een sessie improductief omdat de deelnemende aandeelhouders meer zijn gericht op hun eigen moment in de schijnwerpers dan op het reilen en zeilen van de organisatie.’

Hoe lukt het Buffett om de bijeenkomsten van zijn bedrijf Berkshire Hathaway wel tot een succes te maken? Door heel goed te luisteren naar de verhalen in de vragen die hem worden gesteld. Als hij reageert, reageert hij met humor en niet alleen met feiten, maar ook met de emoties eromheen waarvoor ze van belang zijn. Hij plaatst de zaken in een context die gemakkelijk te begrijpen is. Dit lukt hem omdat hij niemand probeert te imponeren. Hij probeert je niet zijn visie op te dringen en zijn gelijk te bewijzen. Hij gunt je gewoon een blik in zijn aanzienlijke ervaring en intellect. En als je het uiteindelijk net zo ziet als hij, is dit omdat je het gevoel hebt het zelf te ontdekken. En dat gevoel dat je iets ontdekt is belangrijk. Je vertrouwt erop omdat je zelf de ontdekking hebt gedaan. En je vertrouwt Buffett omdat hij je heeft geholpen.

3. Gebruik emoties

Herinneringen vormen de basis van de meeste zakelijke beslissingen. Je zult dus het geheugen van je luisteraars moeten aanspreken. Emoties (zie tip 1) zijn cruciaal voor het geheugen. Door de toon van je stem en je gelaatsuitdrukking worden je emoties sterker overgebracht dan door de inhoud van je woorden. Mensen kunnen deze twee niet scheiden, omdat ze bij elkaar worden opgeslagen in het geheugen. Hoe meer je het hele brein van je publiek aanspreekt, des te groter is de kans dat ze de boodschap onthouden.

Een probleem binnen het bedrijfsleven is dat we allemaal zijn opgevoed om onze emoties te onderdrukken. Emotionele flexibiliteit is echter wel een vaardigheid die je regelmatig moet gebruiken, anders verlies je hem. Het werkt hetzelfde als met je fysieke conditie, die je onderhoudt door te sporten. Om de juiste emotionele balans te vinden is ook oefening nodig. Bij mensen wordt emotie vooral overgebracht door de toon van je stem. Stemtraining is een kunst op zich, maar je kunt wel oefenen. Ga gewoon zingen in de douche. Door de tegels krijg je een goede galm en door het warme water ontspannen de spieren in je nek en borst zich.

Als je een belangrijke presentatie moet houden, repeteer deze dan zo dat je niet alleen de inhoud, maar ook de emotie begrijpt. Je kunt geen emoties creëren, maar wel leren ze te uiten zonder je ongemakkelijk te voelen, mits je beseft dat ze voortdurend veranderen. Wat je voelt tijdens een presentatie kan per keer verschillen. Oefen dus het hele spectrum emoties door de volgende oefeningen door te lopen:

– Schreeuw om te beginnen je verhaal luid en enthousiast uit, alsof je probeert mensen in een druk café iets te vertellen.
– Vertel het nog een keer alsof het de leukste grap is die je ooit hebt vertelt. Lach om de clou en ga gerust uit je dak.
– Vertel het nu nog eens zoals je het aan een geliefde zou vertellen, sentimenteel, zacht, als een liefkozing. Geneer je niet, je bent immers in je eentje. Hoe sentimenteler, hoe beter.
– En nu nog een keer, alsof het een bloedserieus verhaal is, alsof je mensen orders geeft die ze moeten begrijpen. Je bent een generaal die zijn manschappen toespreekt. Levens hangen af van je woorden. Je moet het duidelijk en beknopt vertellen.
– Ten slotte vertel je het nog een keer fluisterend, alsof je het uitlegt aan een kind dat bijna in slaap valt en al droomt. Zorg dat het uitnodigend klinkt, enigszins hypnotisch en o zo veilig.

Als je deze sessies hebt doorlopen denk je er niet meer aan. Het zijn de rek- en strekoefeningen die je doet voor een hardloopwedstrijd. Tijdens het repeteren pasten bepaalde emoties het beste bij bepaalde gedeelten, maar probeer die momenten niet te herscheppen in je toespraak. Als je ontspannen blijft, komen die stemmen vanzelf als je spreekt. Geniet ervan. Hoe meer je van je toespraak geniet, hoe meer iedereen in de ruimte er ook van geniet.  

4. Verpak je presentatie in één krachtige zin

Miyamoto Musashi is een cultuuricoon in Japan. Musashi was een wees uit een samuraifamilie, die toen hij dertig was zijn eerste man doodde in een zwaardduel, en vervolgens dertig jaar door Japan reisde en de beste krijgers uitdaagde tot een persoonlijk gevecht om zijn kunst te perfectioneren. Hij heeft geen enkele keer verloren. In de laatste fase van zijn leven schreef hij The Book of Five Rings – een praktische handleiding over zwaardgevechten. De kern van zijn ongeëvenaarde techniek was hitotuse nu uchi (winnen met één stoot). Hij zei: ‘Verwerf het vermogen om met zekerheid te winnen, door deze ene stoot voor ogen te houden. Op die manier boek je zegen in de strijd. Oefen goed.’   

In geweldige speeches is dit principe net zo relevant. Volgens politiek speechschrijver William Safire is de kern van iedere goede politieke toespraak één uitzonderlijke gedenkwaardige zin waarin in eenvoudige bewoordingen alles is vervat dat men met de toespraak wil overbrengen. Wie zou zich de inaugurele rede van Kennedy herinneren zonder ‘Vraag niet wat je land voor jou kan doen, vraag wat jij voor het land kunt doen.’

Reduceer daarom je presentatie tot één gemakkelijk te onthouden zin. Misschien spreek je de zin nooit uit. Het belangrijkste voordeel is dat je hem paraat hebt, voortdurend in je achterhoofd. In ‘De kracht van het verhaal‘ geven de auteurs een voorbeeld uit het bedrijfsleven. Dave Austgen was topbestuurder bij Shell die zich wilde gaan richten op alternatieve brandstoffen. Hij moest een toespraak houden voor potentiële partners, concurrenten, regelgevende instanties en milieu-NGO’s. Hij had de opdracht concurrenten tot partners te bekeren in wat een miljardeninvestering in R&D zou blijken. Zijn genadestoot werd: ‘Als alternatief voor fossiele brandstoffen is waterstof mogelijk zeer rendabel en het moreel juiste alternatief voor dit moment.’ Hij sprak de zin nooit uit, maar wist de boodschap uitstekend over te brengen. Zijn toespraak werd een doorslaand succes.

5. Weet tegen wie je spreekt

William Clay ‘ Bill’ Ford is de achterkleinzoon van Henry Ford, de legendarische oprichter van het bedrijf. Zijn hele leven bereide hij zich voor op de CEO-rol en in 2000 stond hij aan het hoofd van de divisie zware vrachtwagens, een van de constant succesvolle winstcentra van het concern. Hij kende het bedrijf, de eigenaars, zijn taak.

Hij kende ook de toekomst, grotendeels. Hij besefte dat de recordwinsten die Ford eind jaren 90 maakte, grotendeels te danken waren aan de lage benzineprijs en truck-achtige SUV’s en dat deze prijzen niet altijd zo laag zouden blijven. Bill was ook een newageman – het was zijn passie om groene wagens te bouwen, hybride auto’s die zuinig reden zonder dat dit ten koste ging van de rijprestatie of veiligheid. En dit al in 2000, lang voordat de markt zich plotseling ging richten op brandstofzuinigheid. Je zou dan ook verwachten dat Ford prima bij machte was om de markt te domineren. Dit was echter niet het geval. Toyota wel, met zijn trendy Prius. Hoe kan dit gebeuren? Bill had het juiste idee op het juiste moment, maar hij had het niet kunnen verkopen aan zijn eigen mensen.

Als je mensen probeert te motiveren met een verhaal, moet je het publiek aanspreken op zijn passie. Veel medewerkers van Ford zijn al generaties in dienst van het bedrijf en allemaal zijn ze gek op auto’s. Het zijn autogekken, dus de uitspraak van Bill Ford dat zijn generatie een eind zou maken aan de afhankelijkheid van benzinemotors werd niet enthousiast ontvangen, integendeel. De mensen die voor hem werkten wilde niet meewerken aan de dood van iets waar ze gek op waren. De feiten van Ford waren juist, maar hij verpakte ze in het verkeerde gevoel.

Wat zou er zijn gebeurd als Bill Ford niet de dood van de verbrandingsmotor had aangekondigd, maar iets had gezegd in de trant van; ‘Over 100 jaar wil ik dat onze kinderen in een spiksplinternieuwe Ford met ruim 300 km per uur volstrekt veilig op gecomputeriseerde snelwegen kunnen rijden. Als iedereen zijn steentje bijdraagt is dat te realiseren. Maar de olie raakt op, dus we moeten een andere manier vinden om die grote motoren aan te drijven. Zou dit verhaal beter hebben gewerkt? In elk geval niet slechter.  

6. Maak adrenaline los bij je publiek

Je geheugen werkt volop wanneer er adrenaline wordt vrijgemaakt in je lichaam. Dit is ingebakken door de evolutie. Stel je een van onze voorouders voor die in het bos een tijger uit een grot ziet komen. Zijn lichaam wordt overspoeld met adrenaline, om hem voor te bereiden op vechten of vluchten. Wij stammen van hem af, dus hij heeft lang genoeg geleefd om zijn genen door te geven. Hij zal dus gekozen hebben om te vluchten. Achter een rots probeert hij op adem te komen, hij heeft genoeg tijd gehad om de ervaring te overdenken. Zijn amygdala, geprikkeld door de adrenaline, schreeuwt tegen de rest van zijn hersenen: ‘onthoud die grot!’

Stel dat iemand je in een gesprek ineens beledigd. Wat zul je je een maand later nog van het gesprek herinneren? Juist, die belediging. Dat komt omdat op dat moment je hart als een razende tekeer ging, je een beetje rood werd, je haarvaten zich uitzetten en zich voorbereiden op vechten of vluchten. Nu moet je niet je publiek beledigen bij een presentatie, maar je wilt wel adrenaline losmaken. Hoe? Door een verassing in je verhaal te verwerken. Hoe sterker de verassing, hoe meer adrenaline er vrijkomt. Daarom weet iedereen nog waar hij was en wat hij deed toen hij hoorde wat er gebeurde op 11 september 2001. gebruik deze wetenschap om de impact van je presentatie te maximaliseren.