Zorggroep Noorderbreedte digitaliseert facturatie

Medio 2004 werd een beter georganiseerde factuurstroom binnen ZNB en KCL wenselijk. “We hebben gekozen voor digitalisering, met name vanwege de omvang van onze organisatie. Maar ook het samengaan van de financiële administraties van ZNB en KCL in het nog op te richten Shared Service Centrum (SSC) is bepalend geweest. Om de klanten van dit SSC optimaal te kunnen bedienen is een geautomatiseerd systeem voor het verwerken van inkomende facturen onontbeerlijk”, vertelt Sipko de Groot, Projectleider en Hoofd Financiële Administratie bij Zorggroep Noorderbreedte. Aanvankelijk draait het systeem binnen KCL en wordt vervolgens uitgerold binnen ZNB.

Voordelen gedigitaliseerd systeem
Een volledig geautomatiseerd systeem biedt een sneller fiateringsproces en beter inzicht in de factuurstatus. De Groot: “Facturen zijn nu nog geruime tijd onderweg, zeker van en naar onze vestiging op Terschelling. Daarnaast ontstaan er soms tijdens het fiateringsproces problemen met de factuur of de factuur raakt zoek. BasWare IP ondervangt dit soort problemen, want eenmaal in het systeem ingevoerd, kan een factuur niet meer verdwijnen en zijn eventuele problemen in één oogopslag duidelijk en inzichtelijk.” Een ander voordeel is een meer stringente organisatie van de Administratieve Organisatie (AO). Zo is er automatische controle op de tekeningsbevoegdheid van een medewerker, worden tekeningsbevoegden per e-mail gewezen op facturen die te lang blijven liggen en zijn administratieve factuurwerkzaamheden voor zorgmanagers aanzienlijk verminderd. Ook krijgen bijvoorbeeld bedrijfskundigen en controllers sneller en beter overzicht over de afgehandelde facturen.

“Onze keuze voor Swets Farrington is gebaseerd op hun marktleiderschap op het gebied van scanning én onze positieve ervaringen met hen binnen andere organisatieonderdelen. Bovendien draait deze gebruiksvriendelijke oplossing bij veel grote bedrijven in Nederland; voor ons een garantie van een goede doorontwikkeling en voldoende flexibiliteit om ook bij complexere organisaties zoals ZNB, te draaien.”

Koppeling met VILA
BasWare IP scant en indexeert alle binnenkomende rekeningen, waardoor het kopiëren en rondsturen van papieren documenten overbodig wordt. Van de facturen wordt het te betalen bedrag, de crediteur en overige essentiële gegevens automatisch vastgelegd, bovendien vindt in BasWare de codering van de factuur plaats. Vervolgens worden de facturen digitaal aangeboden aan de verschillende budgethouders die in hetzelfde programma hun fiat geven om een factuur te betalen. Vervolgens worden de gegevens doorgesluisd naar VILA – een financieel logistieke oplossing van PinkRoccade – en worden ze betaalbaar gesteld. Volgens De Groot was de koppeling met VILA een absolute vereiste van de te implementeren oplossing. In VILA worden alle geregistreerde en gecodeerde facturen vastgelegd. Binnen ZNB maken de inkoopafdeling en de magazijnen (waar orderbewaking en voorraadregistratie plaatsvinden) hier gebruik van. Vanuit VILA worden de financiële gegevens rechtstreeks doorgestuurd naar de grootboekadministratie.