Zen en de kunst van het publiceren van het jaarverslag

Het knelpunt ligt in de slotfase van het proces. Want hoewel zowel het samenstellen als de opmaak en publicatie van jaarverslagen meer tijd vergen dan voorheen, is de deadline niet veranderd. Dat betekent dat de schrijf- en vormgevingsprocessen elkaar vaak noodgedwongen overlappen. 

De oplevering van de eerste opgemaakte versie van het jaarverslag betekent voor financieel managers het begin van veel controlewerk. Zijn alle cijfers goed overgenomen? Kloppen de verwijzingen naar de toelichtingen? Vervolgens moeten alle gesignaleerde fouten en tussentijdse wijzigingen worden doorgeven aan en verwerkt worden door het DTP bureau. De ervaring leert dat er meerdere correctierondes nodig zijn, resulterend in een reeks van aangepaste PDF-versies die steeds weer nauwkeurig moeten worden gecontroleerd. 

Zodra de finale PDF-versie beschikbaar is, kan het webbureau starten met het maken van het online jaarverslag. En ook die versie moet na oplevering natuurlijk weer grondig worden nagekeken en gecorrigeerd. Door afhankelijkheid van externe bureaus aan het eind van het traject uit te sluiten ontstaat rust in het proces. Rust, die een positief effect heeft op zowel het welbevinden van medewerkers en managers als op de kwaliteit van het jaarverslag. Het doorvoeren van laatste wijzigingen en het uitvoeren van finale controles vereisen immers een hoge mate van nauwkeurigheid. En nauwkeurigheid en een extreem hoge werkdruk gaan nou eenmaal niet goed samen. 

Om die rust te creëren maken steeds meer bedrijven gebruik van software die de mogelijkheid biedt om te werken met een centraal opgeslagen versie van het jaarverslag, waarin geautoriseerde medewerkers zelf teksten kunnen invoeren en tot vlak voor publicatie wijzigingen kunnen aanbrengen. En van waaruit zij vervolgens ook zelf, heel eenvoudig, een automatisch professioneel opgemaakt PDF-bestand voor de drukker en een online jaarverslag kunnen publiceren. 

Software die het tevens mogelijk maakt om koppelingen met Excel in te voegen brengt nog meer evenwicht in het proces. Door bijvoorbeeld, waar nodig, gebruik te maken van voorlopige cijfers kan dan namelijk al vroeg worden begonnen met het samenstellen van het jaarverslag. Dankzij de koppelingen worden latere wijzigingen in bedragen en andere cijfers  in Excel immers automatisch foutloos doorgevoerd in de opgemaakte tabellen en toelichtingen in de jaarrekening en in het directieverslag. 

Met een oplossing die dit soort voorzieningen biedt is een bedrijf volledig in control, worden fouten voorkomen en wordt veel geld en tijd bespaard. En dat komt goed uit, want zeg nou zelf: het is toch veel prettiger om op vrijdag naar huis te gaan met het vooruitzicht op een relaxed weekend dan met de zoveelste uitdraai van het jaarverslag onder de arm?

Erwin Groenendal 

Directeur, Tangelo Software