Zakendoen via derden in opkomende markten: 6 tips voor managen risico’s

Zowel lokale als internationale toezichthouders en handhavers hebben in toenemende mate aandacht voor het voldoen aan anti-corruptieregelgeving. Wetgeving die ervoor zorgt dat buitenlandse ambtenaren niet omgekocht worden, het werken met behulp van steekpenningen en oneerlijke handelspraktijken wordt voorkomen, en de sociale en ethische impact van corruptie wordt verminderd. Bedrijven die de risico’s niet juist beoordelen – maar vooral bedrijven die geen proces hebben ingericht om risico’s te monitoren – kunnen miljoenen euro’s boete krijgen, uitgesloten worden van overheidsopdrachten en enorme reputatieschade oplopen met alle gevolgen van dien.

Op basis van de ervaringen van LexisNexis bij het helpen van organisaties op het gebied van risk, screening en due diligence volgt hieronder een overzicht van enkele essentiële aandachtspunten die van belang zijn om risico’s te beperken:

1. Weet welke (internationale) regelgeving van toepassing is
Dat een organisatie niet gevestigd is in Amerika betekent zeker niet dat Amerikaanse regelgeving niet op een organisatie van toepassing is. Bestudeer daarom altijd naast de lokale wetgeving ook andere regelgeving buiten de markt die van invloed kan zijn op het bedrijf. Dit voorkomt dat bijkomende verplichtingen onopgemerkt blijven.

Denk daarbij aan de Bribery Act uit het Verenigd Koninkrijk, de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act en het Sanctions Regime die omkoping, corruptie en handelen in strijd met opgelegde sancties tegengaan. Deze wetgeving heeft invloed op alle ondernemingen met een Britse of Amerikaanse link, ongeacht waar de mogelijke overtreding ter wereld heeft plaatsgevonden.

Een van de hoogste boetes ooit op dit vlak staat op naam van ING. De Nederlandse bank ging in juni dit jaar akkoord met een boete van 619 miljoen dollar, te betalen aan de Amerikaanse overheid voor het schenden van de Amerikaanse economische sancties tegen Cuba en Iran. ING zou via dochterbedrijven betalingen hebben gedaan aan Cubaanse en Iraanse entiteiten en daarmee dus de Amerikaanse wetgeving overtreden hebben. Als aanvullende eis moest ING alle procedures en interne regels herzien en de OFAC (Office of Foreign Assets Control) op de hoogste brengen van de efforts die gedaan worden om dit soort fouten te voorkomen.

Raadpleeg daarom ook altijd gepubliceerde maatregelen van handhavers en toezichthouders en officiële overheidsdocumenten om de eigen bedrijfsvoering op het gebied van compliance te controleren en blijf op de hoogte van veranderende regelgeving om goed voorbereid te zijn op nieuwe regels en voorschriften.

2. Implementeer een Risk Assessment proces met procedures om risico’s in te schatten
Om omkoping, corruptie en andere financiële risico’s te tackelen is het essentieel om een vast proces te implementeren dat gericht is op mogelijke risico’s voor de onderneming. Bij de overweging om samen te werken met een nieuwe klant of derde partij is het van belang om in ieder geval rekening te houden met de volgende factoren:

Landenrisico’s
– Is in het oprichtingsland van het bedrijf sprake van hoge mate van corruptie of witwaspraktijken?
– Is er anti-omkoping wetgeving en wordt deze gehandhaafd door regelgevende instanties?

De Transparency International Corruption Perception Index en de Bribe Payers Index kunnen helpen om inzicht te krijgen in de mate van corruptierisico’s binnen verschillende markten.

Sectorrisico’s
– Sommige sectoren zijn risicovoller dan andere (bijv. defensie, bouw, energie) doordat ondernemingen binnen deze sectoren in grotere mate afhankelijk zijn van tussenpersonen en leveranciers of gelinkt zijn aan overheidsinstellingen, waar de kans op mogelijke omkoping en corruptie groter is.

Entiteitrisico’s
– Bepaalde entiteiten of rechtspersonen lopen een groter risico dan andere. Goede doelen, bestuurders of aandeelhouders die actief zijn binnen de politiek, offshore-bedrijven of joint ventures verdienen vaak een extra scherpe blik.

– Financiële risico’s
– Hoeveel financiering wil de klant?
– Hoe groot is de deal met de tussenpersoon?
– Hoe veel geld is er te verliezen?

Amerikaanse handhavers zoals het US Department of Justice (DOJ) en de US Securities Exchange Commission (SEC) kijken bij het beoordelen van een compliance programma van een organisatie scherp naar de manier waarop bedrijven risico’s analyseren en daarmee omgaan. Als bedrijf aan kunnen tonen dat er een gestructureerd proces in werking is dat risico’s zo goed mogelijk probeert te elimineren is daarom van levensgroot belang. Zorg ervoor dat dit proces regelmatig wordt herzien en in overeenstemming is met de ontwikkelingen op de lokale markt en de bedrijfsstrategie.

3. Implementeer een gedragscode
– Ontwikkel op basis van uw risico-evaluatie een gedragscode waarin uw ethische beleid wordt geschetst en zorg dat deze code door het management wordt onderschreven.
– Zorg ervoor dat alle personeelsleden, maar ook de belangrijke tussenpersonen, derde partijen of distributeurs op de hoogte zijn van de gedragscode.
– Herzie de code regelmatig en train personeel op dit gebied, zodat u ook aan toezichthouders laat zien dat u proactief risico’s aanpakt.
__________________________________________________________________________________
Volg de Vijfdaagse opleiding Risicomanagement | 35 PE punten
Tijdens deze opleiding ontdekt u in vijf dagen alle facetten van integraal risicomanagement. Na afloop scant u uw organisatie op risico’s en stelt u een praktisch en toepasbaar beheersplan op. Verstevig groei en waarborg continuïteit. Klik hier voor meer informatie en aanmelden.
__________________________________________________________________________________

Het Nederlandse Snamprogetti Netherlands B.V. kreeg in juli 2010 door het Amerikaanse Ministerie van Justitie een boete van 240 miljoen dollar opgelegd voor het overtreden van de US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA). Een consortium waar Snamprogetti deel van uitmaakte zou Nigeriaanse regeringsambtenaren decennialang grote bedragen hebben geboden in ruil voor lucratieve bouwcontracten. Er werd uiteindelijk een schikking getroffen, waarbij Snamprogetti – naast de boete – een strenge anti-corruptiecode moest invoeren en procedures moest ontwikkelen die verdere schendingen van de FCPA en andere toezichthouders moet voorkomen. Een code die dus ook bij de selectie van tussenpersonen en business partners als basis voor samenwerking dient.  

####

4. Herzie het beleid op het gebied van reis- en entertainmentuitgaven
– Implementeer controles om ervoor te zorgen dat grote uitgaven worden beoordeeld en vooraf worden goedgekeurd.
– Zorg ervoor dat alle kosten met betrekking tot tussenpersonen in het buitenland worden geregistreerd en een legitiem zakelijk doel hebben.

Nog steeds blijken mensen en organisaties gevoelig voor extraatjes. Zo bleek ook bij Pfizer HCP Corporation, een dochteronderneming van Pfizer Inc. Zij betaalden in augustus 2012 een boete van 15 miljoen dollar voor het schenden van de US Foreign Corrupt Practices Act. Die boete had betrekking op verdachte zakelijke transacties in Bulgarije, Kroatië, Kazachstan en Rusland. In een aparte regeling moest Pfizer ook nog eens 26 miljoen dollar aan de US Securities Exchange Commission (SEC) betalen met als belangrijke toevoeging dat Pfizer’s procedures zou opstellen op het gebied van aannemen van geschenken en het reisbeleid binnen ieder rechtsgebied om verdere schendingen van anti-corruptie wet- en regelgeving te voorkomen.

5. Stel een vragenlijst op voor uw business partner
Een standaard vragenlijst helpt bij het verzamelen van belangrijke informatie over de potentiële third-party agent voor uw risk assessment proces. Bijvoorbeeld, heeft de derde partij een eigen ethische gedragscode? Zijn er binnen de onderneming bestuurders of aandeelhouders die overheidsposities bekleden en daarom mogelijk een risico lopen om steekpenningen aan te nemen?
__________________________________________________________________________________
Volg de Vijfdaagse opleiding Risicomanagement | 35 PE punten
Tijdens deze opleiding ontdekt u in vijf dagen alle facetten van integraal risicomanagement. Na afloop scant u uw organisatie op risico’s en stelt u een praktisch en toepasbaar beheersplan op. Verstevig groei en waarborg continuïteit. Klik hier voor meer informatie en aanmelden.
__________________________________________________________________________________

Krijg inzicht in de manier waarop uw agenten en tussenpersonen hun werknemers belonen. Wees voorzichtig met overmatige provisie en andere bonusregelingen, aangezien deze omkoping en corruptie  kunnen aanmoedigen.

6. Implementeer effectieve due diligence
– U weet met wie u zaken doet, wat hun eigendomsstructuur en reputatie is en welke geschillen in het verleden hebben plaatsgevonden.
– Doe online research naar uw partner. Er zijn verschillende tools die u hierbij kunnen helpen.
– Doe opnieuw due diligence bij een contractverlenging met het oog op eventuele wijzigingen of nieuwe risico’s.
– Hou een overzicht bij wanneer controles zijn uitgevoerd en wat er op een controlemoment is ontdekt. Het bijhouden hiervan is belangrijk als een toezichthouder onderzoek gaat doen. Het aantonen van uw proces en wat er in het verleden is onderzocht is daarbij essenteel.

Zo kreeg Royal Dutch Shell in november 2010 nog een boete van 30 miljoen dollar omdat een agent uit naam van Shell zich schuldig maakte aan omkoping. Een onderdeel van de schikking was ook hier dat Shell op papier moest vastleggen hoe zij omgaan met tussenpersonen en business partners. Ook Shell moet dus laten zien dat ze eventuele risico’s zoveel mogelijk uitsluiten en daarvoor een effectieve due dilligence inrichten.
De bovenstaande lijst is niet uitputtend en aanvullend advies over specifieke risico-aanpak moet worden gezocht bij juridische experts.

Mark Dunn is expert op het gebied van Risk & Compliance bij LexisNexis Business Information Solutions. LexisNexis helpt organisaties op het gebied van risk, screening en due diligence.

Nuttige links voor extra informatie (Engels):
Transparency International: Corruption Perceptions Index 2011
Transparency International: Bribe Paye
US Foreign Corrupt Practices Act:
UK Bribery Act: