Zakelijke uitgaven stroomlijnen: zo ga je efficiënt aan de slag

De digitale transformatie is in volle gang en automatisering en AI worden steeds meer de norm. Toch gebruiken veel ondernemers nog ouderwetse spreadsheets om hun uitgaven te beheren. Hier komt veel handmatig werk bij kijken, wat een hoop tijd kost en gevoelig is voor fouten. Dat kan veel beter. Wist je bijvoorbeeld dat je tot wel 138 uur per jaar kunt besparen door je uitgavenbeheer te automatiseren? Dat staat gelijk aan vier werkweken. In onze uitgebreide guide ontdek je hoe dat in z’n werk gaat en hoe je zelf met financiële automatisering aan de slag kunt gaan.

De nadelen van handmatig uitgavenbeheer

Het handmatig beheren van je uitgaven brengt veel uitdagingen met zich mee:

1. Tijdrovend: Finance-professionals besteden heel wat uren aan het verwerken van declaraties, het zoeken naar kwijtgeraakte bonnetjes en het corrigeren van fouten. Dit zit andere belangrijke taken in de weg, bijvoorbeeld op het gebied van strategie.
2. Foutgevoelig: Handmatig uitgavenbeheer is van nature foutgevoelig. Onderzoek toont aan dat tot 20% van de handmatige declaraties fouten bevat. Dit kan tot problemen leiden met schuldeisers en met de Belastingdienst. Ook kost het corrigeren van deze fouten vaak veel tijd.
3. Geen actueel inzicht: Handmatig uitgavenbeheer levert geen actuele financiële data op. Je kunt hierdoor niet nauwkeurig budgetteren en hebt onvoldoende grip op je cashflow. Ook laat je kansen liggen en zie je onaangename verrassingen over het hoofd.
4. Dubbele en onnodige uitgaven: Als je je uitgaven handmatig beheert, heb je beperkt zicht op dubbele en onnodige uitgaven. Denk bijvoorbeeld aan software abonnementen die maanden of zelfs jaren doorlopen nadat een werknemer het bedrijf verlaat.        

Zakelijke uitgaven automatiseren: dit zijn de voordelen

Door je uitgavenbeheer te automatiseren, profiteer je van diverse voordelen:

1. Tijdswinst: Je bent dankzij automatisering minder tijd kwijt aan routinetaken, zoals invoerwerk en bonnetjes verzamelen. Je kunt hier tot wel 138 uur per jaar mee besparen; waardevolle tijd die je kunt besteden aan de strategische groei van het bedrijf.
2. Minder fouten: Geautomatiseerde systemen minimaliseren het risico op menselijke fouten, waardoor je financiële gegevens altijd nauwkeurig en betrouwbaar zijn.
3. Realtime financiële data: Automatisering biedt actueel inzicht in je uitgaven. Dit helpt bij het managen van je cashflow en het identificeren van nieuwe kansen voor het bedrijf. Ook voorkomt dit dat je voor onaangename verrassingen komt te staan.
4. Grip op je kosten: Geautomatiseerde systemen helpen je bij het identificeren en elimineren van onnodige en dubbele uitgaven, zoals spookabonnementen. Hierdoor bespaar je onnodige kosten en krijg je meer controle over je uitgaven.

De belangrijkste inzichten uit onze guide

In onze gids ontdek je hoe automatisering jou helpt om je uitgaven sneller, slimmer en efficiënter te beheren. Hier zijn enkele belangrijke punten:

1. Efficiënter werken: Door het verwerken van declaraties te automatiseren, houd je eindelijk tijd over voor meer strategische taken. Ook weet je zeker dat je medewerkers op tijd worden uitbetaald.
2. Nauwkeurig en veilig werken: Automatisering verkleint het risico op menselijke fouten. Je financiële data is hierdoor altijd accuraat en je ervaart geen problemen meer rondom compliance.
3. Inzicht in je geld: Realtime dashboards geven je 24/7 inzicht in je cashflow, budgetten en uitgaven; een must-have als je prognoses maakt of financieel advies geeft aan het management.
4. Naleving van beleid: De regels rondom je onkostenbeleid zijn dankzij automatisering eenvoudiger te implementeren en te handhaven. En dat is essentieel, want een onkostenbeleid voorkomt hoge, onnodige of frauduleuze uitgaven en biedt medewerkers duidelijkheid rondom hun uitgaven en declaraties.
5. Toename in werkgeluk: Door je medewerkers een zakelijke betaalkaart te geven, ervaren ze meer controle over hun uitgaven. Dit geeft hen meer zeggenschap, waardoor de productiviteit groeit en het werkgeluk toeneemt.

In 4 stappen aan de slag met automatisering

In onze guide vind je een praktisch stappenplan om je uitgavenbeheer te automatiseren en te versimpelen:

1. Beoordeel je huidige werkwijze: Evalueer je huidige uitgavenbeheerproces en identificeer de zwakke punten. Welke taken kosten veel tijd? En waar worden vaak fouten gemaakt?
2. Kies de juiste tools: Selecteer automatiseringstools die passen bij de behoeften van je bedrijf. Denk aan tools waarmee je bonnetjes kunt scannen, een onkostenbeleid kunt managen of real-time data kunt inzien.
3. Train je team: Train je medewerkers, zodat ze vertrouwd raken met nieuwe tools en systemen. Dit leidt tot een soepele digitale transformatie en voorkomt weerstand binnen je team.
4. Evalueer en optimaliseer: Worden de automatiseringstools op de juiste wijze gebruikt? Leiden ze tot betere prestaties en tijdbesparing? Of zijn er nog verbeteringen nodig? Houd een vinger aan de pols en blijf optimaliseren voor een goed resultaat.

Conclusie

De overstap naar een geautomatiseerd uitgavenbeheer levert veel voordelen op. Je bespaart tijd, verkleint het risico op fouten en krijgt meer inzicht in je cashflow. In onze guide vind je een praktisch stappenplan om je uitgavenbeheer te automatiseren en meer uit je team en je bedrijf te halen.