Will Bleser, Manager Accounting SABIC Europe: ‘Rapportageproces vereenvoudigd’

De financiële functie bij het internationaal petrochemische bedrijf SABIC Europe kent een centraal georganiseerde financiële staf. Dit 18-koppige team is verantwoordelijk voor de afsluiting, consolidatie en reporting naar het lokale management, het management van SABIC corporate als naar buiten.

Het team is onderverdeeld in een subteam dat zich bezighoudt met consolidatie, met reporting en een team dat zich richt op projecten en veranderingen in relatie tot SAP. Van oorsprong is SABIC een van de grootste petrochemische ondernemingen van het Midden-Oosten. De dochterondernemingen SABIC Europe, met het hoofdkantoor in Sittard, en SABIC Innovative Plastics in Bergen op Zoom timmeren ook in Europa aardig aan de weg.

De naam staat voor Saudi Basic Industries Corporation. SABIC Europe BV is in 2002 ontstaan uit de overname van de petrochemische activiteiten van DSM. In Europa heeft het concern drie grote productielocaties, in Geleen, Gelsenkirchen (Duitsland) en in Teesside (Verenigd Koninkrijk). Daarnaast heeft SABIC verkooporganisaties in Duitsland, Engeland, Frankrijk, Nederland, Spanje, Italië en vindt uitbreiding plaats naar Oost-Europa.

‘Tegenwoordig wordt er door het management sneller inzage vereist in de fi nanciële gegevens. Het afsluitproces is stukken transparanter dan voorheen. Nam dit proces vroeger twaalf tot dertien dagen in beslag, nu kost de maandafsluiting zeven dagen werk’, legt medewerker consolidatie, Raymond Vanes uit.

‘Toch is er bij SABIC de ambitie om dat proces in de toekomst nog verder te versnellen.’ De efficiencyslag die SABIC in het rapportageproces wilde doorvoeren werd versneld toen Bleser in contact kwam met Bernard Arends en Herman Heller van Runbook Company International.

‘Managementinformatie moet op tijd, kwalitatief en volgens het juiste plan in een organisatie beschikbaar zijn’, legt Heller uit. ‘Daarom ontwikkelde Runbook een SAP geïntegreerde financiële toepassing om de afsluitfunctionaliteit voorafgaand aan het rapportageproces te versnellen. De filosofie daarachter is dat alle financiële proces eigenaren volledig controle krijgen over de maandafsluiting en de controles op het business proces.’

Will Aaldijk, manager consolidatie binnen SABIC Europe: ‘In een periode van twee weken tijd is de afsluitprocedure in onze administratie geïmplementeerd. Dit kon zo snel omdat de kwaliteit van het afsluitingsproces in de vorm van lokale checklisten eerder waren opgenomen. Ook hebben de medewerkers een korte cursus gehad hoe ze met het systeem kunnen werken en hoe het onderhoud plaats moet vinden. Daarvoor hoeven wij dus geen consultants in te huren.’

Arends: ‘In bedrijven is gefundeerde kennis aanwezig, we bieden alleen de mogelijkheid om financiele processen en informatie met elkaar te linken, zodat het ‘record to report’- rapportageproces wordt vereenvoudigd en versnelt. Dat kan een organisatie veel tijd en geld besparen.’

Voor de medewerkers is er nagenoeg niets veranderd. Het team van 140 financials bij SABIC houdt hierdoor meer tijd over om de cijfers te interpreteren en te analyseren en daarmee de managementinformatie te optimaliseren. Door een naadloze aansluiting op het geïntegreerde digitale balansdossier worden kosten bespaard in het audit proces.

‘Een nieuwe manier van werken, maar een stuk efficiënter’, legt Arends uit. Primaire voorwaarde is echter dat het interne controlstuk op een nette manier in de organisatie is vastgelegd. Dat SABIC de processen zelf al onder de loep nam, heeft flink wat tijd bespaard. In mei vorig jaar is Runbook opgestart en twee maanden later ging het systeem ‘live’.

‘Het changeproces in de organisatie doorvoeren is het moeilijkste onderdeel geweest. Uiteindelijk heeft iedere medewerker een verantwoorde bijdrage in dit proces.’ Doordat de gegevens sneller worden aangeleverd is het afsluitproces transparanter gemaakt. In het verleden nam de maandafsluiting bij SABIC twaalf tot dertien dagen in beslag. Inmiddels duurt dat proces nog zeven dagen.

‘Er is echter de ambitie om dat proces volgend jaar nog met een dag te versnellen’, vertelt medewerker consolidatie, Raymond Vanes. ‘We hebben veel geïnvesteerd in het verbeteren van de efficiency en kwaliteit, maar ook in de structuur. Ook onze accountant heeft direct toegang tot SAP, Runbook en daarmee eveneens het balansdossier en managementinformatie.’

Met oog op de toekomst heeft SABIC bewust een efficiencyslag gemaakt. ‘De laatste jaren zijn we flink aan het uitbreiden naar Oost-Europa en hebben inmiddels al een office in Moskou. De verwachting is dat we daar nog flink kunnen groeien. De organisatie is er in ieder geval al klaar voor.’

Naam: Will Bleser
Functie: Manager Accounting SABIC Europe
Leeftijd: 48
Hobby’s: Voetbal, fotografi e
Opleiding: HEAO
Loopbaan: Startte zijn carrière bij een accountantskantoor, maar maakte na een paar jaar de overstap naar Philips als Senior Productie Accounting. Vervolgens betrok hij de functie van stafmedewerker bij DSM Special Products en groeide door tot Manager Accounting. Werkte vervolgens als Manager Accounting bij DSM Polyethylene en sinds de overname van petrochemische activiteiten van DSM als Manager Accounting bij SABIC Europe.