Werkgevers controleer de ‘blauwe envelop’ goed op ZW- en WGA-premies

Deze nieuwe regeling gaat in per 1 januari 2014. De envelop bevat een rekening van de Belastingdienst betreffende drie premies: de WGA-vast, de WGA-flex en de ZW-flex. Met deze laatste twee nieuwe premies zijn werkgevers voortaan – net als voor hun vaste personeel – ook financieel verantwoordelijk voor zieke of arbeidsongeschikte flexwerkers. Zelfs nadat het contract van deze flexwerkers is afgelopen.

Van Lanschot Chabot adviseert werkgevers deze drie premies goed te controleren en bovendien bij onduidelijkheid bezwaar aan te tekenen. Dit moet binnen zes weken na aantekeningsdatum gebeuren.

Bart Brenninkmeijer, directeur Employee Benefits Van Lanschot Chabot: ‘Het is voor alle werkgevers belangrijk om de premies te controleren. Als er iets niet klopt, is bezwaar maken de logische volgende stap. Werkgevers waarbij de premies mede gebaseerd zijn op de schadelast, adviseren wij om altijd bezwaar te maken. Na het maken van bezwaar krijgen werkgevers van het UWV uitgebreider inzicht in de duur van de ziekte of arbeidsongeschiktheid van (ex)flexwerknemers, waardoor beter is vast te stellen of het klopt en of de premies dan dus ook kloppen. Daarnaast is deze informatie van het UWV voor werkgevers met een loonsom vanaf 1,5 miljoen van groot belang om een juiste keuze te maken tussen het UWV of eigenrisicodragen.’

De noodzaak om de rekening goed te controleren baseert Brenninkmeijer ook op ervaring: ‘Uit voorgaande jaren blijkt bij het vaststellen van de WGA-vast premie dat dit vaak fout gaat. Het is niet ondenkbaar dat in de nieuwe situatie de kosten van een uitkering ten onrechte worden toegeschreven aan de werkgever, bijvoorbeeld omdat de ex-werknemer daar nooit heeft gewerkt. Het te hoog vaststellen van premies kan de werkgever heel veel geld kosten van enkele tienduizenden tot meer dan honderdduizend euro.’

Vanaf 1 januari 2014 is de nieuwe wet BeZaVa van kracht. Werkgevers ontvangen hiervoor van de Belastingdienst een rekening (Werkhervattingskas 2014), die drie premies bevat: de WGA-vast, WGA-flex en ZW-flex. Voor alle premies geldt dat de premies zijn gebaseerd op het aantal ziektewet- en arbeidsongeschiktheidsuitkeringen in 2012. De WGA-vast premie bestaat al. De ZW-premie wordt vervangen door de ZW-flex en er komt een nieuwe premie, de WGA-flex. Werkgevers dragen door het betalen van de ZW-flex en de WGA-flex premies een grotere financiële verantwoordelijkheid voor flexwerkers die tijdens of vlak na het dienstverband in de Ziektewet, of aansluitend in de WGA (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten) terecht komen.

Robert Looren de Jong, consultant employee benefits bij Van Lanschot Chabot: ‘Stel dat een werknemer met een jaarcontract na zes maanden ziek wordt. Dan betaalt een werkgever nog zes maanden het loon door. Zodra het contract afloopt, ontvangt de werknemer een Ziektewetuitkering en daarna – als de werknemer niet herstelt – een WGA-uitkering. De overheid betaalde beide uitkeringen vanuit het vangnet. Vanaf 1 januari 2014 worden deze kosten doorbelast aan de werkgever. Hypothetisch kan het dus voorkomen dat een werkgever in totaal twaalf jaar betaalt voor een werknemer die maar drie weken in dienst is geweest. Namelijk 2 jaar loondoorbetaling bij ziekte en aansluitend maximaal 10 jaar bij arbeidsongeschiktheid.’

Sectorpremie en gedifferentieerde premie
De manier waarop de premies worden berekend, hangt af van de loonsom van de werkgever. Voor de categorie loonsommen tot 300.700 euro geldt een sectorpremie: per sector, bijvoorbeeld detailhandel of zorg, geldt één vast percentage dat alle werkgevers over hun eigen loonsom moeten betalen. Deze werkgevers kunnen die sectorpremie niet individueel beïnvloeden, dus controle daarop is niet nodig. Wel is het van belang dat ze controleren of ze in de juiste sector zijn ingedeeld, of dan de sectorpremies goed zijn en of de totale loonsom klopt.

Werkgevers met een loonsom tussen 300.700 en 3.070.000 euro krijgen te maken met een mix van de sectorpremie en gedifferentieerde premie. Deze gedifferentieerde premie hangt af van het aantal (ex-)werknemers binnen het eigen bedrijf die een ZW-uitkering of WGA-uitkering krijgen, oftewel de schadelast. Hoe hoger de loonsom, hoe groter het aandeel van de gedifferentieerde premie. Werkgevers met een loonsom van 3.070.000 euro of hoger betalen zelfs uitsluitend een gedifferentieerde premie. Voor werkgevers waarbij de kosten geheel of gedeeltelijk zijn gebaseerd op de gedifferentieerde premie (dus vanaf een loonsom van 300.700 euro) kan controle van de gegevens veel geld schelen.

De wijze van financieren: UWV of eigenrisicodragen
Premies waarvoor een werkgever eigenrisicodrager is staan op de rekening op ‘nul’. Deze werkgever neemt zelf het risico van de kosten als sprake is van een uitkering. Voor bedrijven met een hogere loonsom (vanaf circa 1,5 miljoen euro) die vooral een gedifferentieerde premie betalen, kan het volgens Looren de Jong interessant zijn om te onderzoeken of het gunstig is om bij het UWV te blijven of om eigenrisicodrager te worden.

Bij deze keuze spelen verschillende zaken een rol, zoals de loonsom, het gemiddeld aantal werknemers die een uitkering krijgen (instroom), de duur van die uitkeringen en natuurlijk de werkzaamheden van het bedrijf waarop is te bepalen waar risico’s liggen en hoe hoog die zijn. Immers, een administratiekantoor kent andere risico’s dan een verpleeghuis of een productiebedrijf.

De werkgever heeft twee keuzen:
1. De premie aan het UWV blijven betalen, waarbij het UWV ook de administratie en begeleiding doet.
2. Eigenrisicodrager worden, geen premie betalen, maar zelf het risico nemen of hiertegen verzekeren. De werkgever voert dan alle taken zelf uit, of besteedt dit uit.

De werkgever kan voor de ZW-flex en de WGA-vast nu een keuze maken. Als hij eigenrisicodrager wil worden, dan moet de aanvraag daarvoor uiterlijk 1 april 2014 zijn gedaan. Voor de WGA-flex kunnen werkgevers pas vanaf 1 januari 2016 eigenrisicodrager worden.

Risico voorkomen
Van Lanschot Chabot ziet ook volop mogelijkheden om de risico’s wat betreft te hoge premies in een vroeg stadium te voorkomen. Natuurlijk begint dat bij de werkgever zelf. Hij kan zorgen voor goede en veilige arbeidsomstandigheden, actief verzuimbeleid en een nauwkeurige administratie. Het is ook mogelijk om tijdelijke werknemers niet zelf een flexibel contract aan te bieden, maar in te huren via een uitzendbureau tot het moment waarop een vast contract gewenst is. In dat geval is het uitzendbureau financieel verantwoordelijk bij ziekte en arbeidsongeschiktheid. Natuurlijk draagt de werkgever dan wel de extra lasten voor wat betreft de kosten van het uitzendbureau. Tot slot kan de werkgever ook overwegen om met ZZP-ers te werken. Deze zelfstandig ondernemers dragen het risico van ziekte en arbeidsongeschiktheid zelf.

Zodra de werkgever na 18 december de blauwe envelop heeft gehad, is stap 1 om te bepalen of bezwaar maken zinvol is. Hetzij om de kosten naar beneden te brengen, soms wel tot maximaal 12 jaar, hetzij om in de komende maanden te bepalen wat het beste bij het bedrijf past: UWV of eigenrisicodragen?

Bron: Van Lanschot Chabot