Wat vertelt de balans?

“Om financieel management toe te passen aan de hand van de winst- en verliesrekening én de balans hoef je geen ervaren boekhouder te zijn”, stelt accountant Jan Los direct gerust. “De hoofdlijnen zijn relatief eenvoudig te begrijpen, en voor de details kan elke ondernemer zijn boekhouder of accountant raadplegen.” “Kort gezegd vertelt de linkerkant van de balans welke bezittingen het bedrijf heeft”, vervolgt hij. “Aan de rechterkant staat waarmee die bezittingen zijn gefinancierd. Daarbij moeten we natuurlijk niet vergeten dat alle cijfers slechts een momentopname weergeven.” Bij wijze van toelichting heeft Los de balans opgesteld van het (fictieve) bedrijf Lekker Warm BV, producent van wollen dekbedden: Balans per 31-12-1999 B.V. Lekker Warm Amersfoort 1. Gebouwen / terreinen Jan Los: “De post Gebouwen / terreinen geeft de waarde van de bedrijfspanden en -terreinen weer. Om deze goed te kunnen bepalen, is het belangrijk om eens in de zoveel jaar een taxatie te laten uitvoeren. De prijzen voor panden en grond zijn de laatste jaren sterk gestegen; het is dan ook vaak niet zo realistisch om vast te houden aan de aanschaffingswaarde minus de afschrijvingen.” “Door de werkelijke waarde van gebouwen en terreinen in de balans op te nemen, komt er aan de creditzijde van de balans een herwaarderingsreserve te staan. Het eigen vermogen neemt daardoor toe, waardoor eenvoudiger vreemd vermogen aangetrokken kan worden.” “De waarde van gebouwen en terreinen wordt overigens door nog meer externe factoren beïnvloed. De ondernemer en zijn boekhouder of accountant zullen zich bijvoorbeeld ook moeten afvragen of het pand nog geschikt is voor de bedrijfsvoering wanneer rekening wordt gehouden met de toekomstige productie-eisen, wat het gemeentebeleid is voor de naaste omgeving, of er misschien vervuiling in de grond zit, enzovoorts.” terug naar de balans 2. Machines en Inventaris Jan Los: “Voor machines en inventaris geldt in grote lijnen hetzelfde als voor gebouwen en terreinen: de waarde op de balans moet jaarlijks gecorrigeerd worden, rekening houdend met de afschrijvingen en de eventueel nieuw aangeschafte bedrijfsmiddelen. Ook auto’s horen hier trouwens bij. Lekker Warm BV heeft geen auto’s op de balans staan, omdat er gekozen is voor leasing. Deze keuze legt geen beslag op het vermogen van het bedrijf; de maandelijkse kosten komen ten laste van de winst- en verliesrekening.” “Bij de posten Machines en Inventaris moet de ondernemer zich afvragen of met deze middelen voldoende opbrengst gegenereerd kan worden, en of de bedrijfswaarde dus overeenkomt met de balanswaarde of niet. Is het antwoord op deze vraag negatief, dan moet de balanswaarde bijgesteld worden.” terug naar de balans 3. Voorraad gereed product en voorraad grondstoffen Jan Los: “Voorraden op de balans moeten niet te hoog en niet te laag zijn.” “Om het bedrag dat op de balans staat onder Voorraden te kunnen beoordelen, moet rekening gehouden worden met het soort bedrijf en met de branche waarin dit bedrijf opereert. Is het een winkel of een productiebedrijf? Verkoopt het artikelen met een hoge of met een lage stuksprijs? Je kunt je voorstellen dat een winkel in voorraden moet investeren, omdat een lege winkel sowieso niets verkoopt. Bij productiebedrijven ligt dat anders. Die kunnen hun productie optimaal afstemmen op de afname en zo hun voorraden gereed product zo laag mogelijk houden. Als ze bovendien hun grondstoffen op dezelfde manier inkopen, namelijk pas op het moment dat ze deze nodig hebben, kan ook de voorraad grondstoffen heel beperkt blijven.” “Om te kunnen beoordelen of het niveau van de voorraden te hoog of te laag is, is een vergelijking met cijfers van vergelijkbare bedrijven uit dezelfde branche dus noodzakelijk. Deze cijfers zijn bijvoorbeeld beschikbaar bij brancheorganisaties, of via EIM Bedrijfssignalering.” terug naar de balans 4. Debiteuren Jan Los: “De post Debiteuren moet in elk bedrijf goed bewaakt worden, en niet alleen op het moment dat de balans wordt opgemaakt. Debiteuren zijn klanten die nog een rekening open hebben staan. In feite leent het bedrijf hun daarmee vermogen uit. Als dat te lang duurt, is het logisch om daar rente over te laten betalen. Een goed debiteurenbeheer levert dus geld op.” terug naar de balans 5. Liquide middelen Jan Los: “Elk bedrijf heeft liquide middelen nodig, geld waar het direct over kan beschikken. Als er veel verdiend wordt, kan het banktegoed leuk oplopen, maar op een rekening-courant brengt dat weinig op. Wanneer de liquide middelen dus een bepaalde grens overschrijden, is het raadzaam de ‘overtollige’ liquiditeiten anders te besteden. Dat kan zijn door ze te beleggen, door diepte- of breedte-investeringen te doen, door acquisitie te plegen of een overname te doen, enzovoorts.” terug naar de balans 6. Kapitaal en Overige reserves Jan Los: “Lekker Warm is een BV; het eigen vermogen bestaat uit aandelenkapitaal, aangevuld met reserves. Deze laatste komen voort uit opgepotte winst en uit de herwaardering van gebouwen, terreinen, machines en inventaris. De herwaarderingsreserves zijn nu niet in geld beschikbaar, maar worden verwacht beschikbaar te komen bij de verkoop van activa. Een meerwaarde van bijvoorbeeld het bedrijfsgebouw komt pas beschikbaar als dat verkocht wordt. Maar er kan in dit stadium al gebruik van gemaakt worden voor het aantrekken van meer vreemd vermogen. Bijvoorbeeld in de vorm van een extra hypotheek op de (over)waarde van het pand. Dit geld kan van pas komen voor uitbreiding van de bedrijfsactiviteiten.” terug naar de balans 7. Voorzieningen Jan Los: “Wanneer er in de toekomst grote uitgaven gedaan moeten worden, is het zinvol om daarvoor te sparen. In de balans zien we deze ‘spaartegoeden’ terug als een voorziening, bijvoorbeeld voor pensioenen, groot onderhoud, genoegdoeningen voor eventuele milieuschade of garanties.” terug naar de balans 8. Vreemd Vermogen Jan Los: “Het laatste gedeelte van de balans bevat de herkomst van het vreemde vermogen. Vreemd vermogen kan voor de korte of lange termijn worden aangetrokken. Een hypotheek op een pand of terrein is bijvoorbeeld langlopend vreemd vermogen, terwijl een krediet bij de bank binnen een paarweken kan worden ingelost en dus kortlopend vreemd vermogen is. Met name met het vermogen voor de korte termijn valt te variëren om in kortstondige vermogensbehoeften te kunnen voorzien”. “Crediteuren zijn de leveranciers die op rekening leveren. Door de betalingstermijn op hun facturen optimaal te benutten, beschikt het bedrijf tijdelijk over extra vermogen. Door de dynamiek van het ondernemen kan het voorkomen dat de uitgaven van een bedrijf tijdelijk groter zijn dan de inkomsten. De bank is vaak bereid om afspraken te maken over een rekening-courantkrediet. Op de lopende rekening mag het bedrijf dan tot een bepaald bedrag rood staan voor een afgesproken periode. Een goed onderbouwd bedrijfsplan is dan wel noodzakelijk” terug naar de balans Kengetallen als meetlat Elke branche heeft zijn eigen kenmerken en dus ook zijn eigen cijfers. Om maar een voorbeeld te noemen: wat in de ene branche geldt als een hoge voorraad, is in de andere branche juist normaal. Kengetallen zijn verhoudingscijfers die duidelijk maken hoe de verschillende posten op de balans zich tot elkaar verhouden. Door de kengetallen uit uw balans te vergelijken met de gemiddelden van de branche, kunt u conclusies trekken over het financieel management van uw bedrijf. Belangrijke kengetallen voor de beoordeling van uw bedrijfsvoering zijn: • Liquiditeit – de verhouding tussen vlottende activa en kortlopende schulden. Ideale verhouding: minimaal 1:1. • Solvabiliteit – de verhouding tussen eigen vermogen en balanstotaal. Ideale verhouding: + 25%. Daarnaast is de rentabiliteit van het eigen vermogen een belangrijk kengetal. Het geeft de winst als een percentage van het gemiddeld geïnvesteerd eigen vermogen. Is dit percentage lager dan de rentevergoeding voor dit vermogen op de bank, dan dient de ondernemer zijn activiteiten eens grondig te heroverwegen. De meeste brancheorganisaties beschikken over kengetallen van ‘hun’ branches. Jan Los en Lydia Vroegindeweij Uit: Kamerkrant Thema Financiën en Verzekeringen, 1e jaargang nr. 1, februari 2000. Vormgeving originele artikel: Angela Damen Uitgever: Vereniging van Kamers van Koophandel