Wat is er mis met onze (interne) controlesystemen?

Deze schandalen hadden alles te maken met onverwachte en niet onderkende tegenvallers. Het heeft een tweetal CFO’s zelfs hun baan gekost: die van Imtech en Brunel. Toeval of symptomatisch? Ik doel dan met name op de combinatie van steeds verdergaande kostenbesparingen (en dus ook op administratie en interne controle) en steeds hoger worden risico’s als gevolg van de snel veranderende wereld om ons heen.

In de accountancy ben ik opgevoed. Dat begon in 1980 bij Moret & Limperg in Rotterdam. Het eerste wat ik kreeg was een groene pen. En die groene pen gebruikte ik om het bewijs van al mijn controleactiviteiten zichtbaar achter te laten op zo veel mogelijk documenten van de klant. Later gingen we het controlerisico inschatten en stemden we onze werkzaamheden hierop af. Dit controlerisico was onder meer gebaseerd op het interne beheersingsrisico en het inherente risico. Dit laatste was natuurlijk niet uniek voor de accountancy en paste zeker ook voor het bedrijf zelf; dat ging in zijn interne controle en opzet van de administratieve organisatie een zelfde soort risico-inschatting hanteren.

Het op een juiste manier rekening houden met al deze risico’s maakte het mogelijk het interne controlesysteem steeds efficiënter –  en dus goedkoper – in te richten. Een directe tegemoetkoming aan de steeds toenemende druk van aandeelhouders en andere stakeholders. Finance moest ook zijn steentje bijdragen en regelmatig heb ik in het verleden discussie gevoerd met vooraanstaande CFO’s welk percentage van de omzet de afdeling Finance mocht kosten. Ik vond dit altijd een onzinnige discussie, omdat de kosten van Finance van zo veel verschillende factoren afhankelijk zijn.

___________________________________________________________________________________

Voorkom financiële missers en creëer waarde na de toptraining Financiële Analyse

__________________________________________________________________________________

Maar nu weer terug naar het heden. Zijn we niet een beetje te ver doorgeschoten met het steeds goedkoper maken van onze interne controle en hebben we niet in de gaten gehad dat het inherente risico hard toegenomen is? Hebben we wel eens gekeken of onze interne controle nog steeds afdoende is? Ik waag het te betwijfelen en misschien zijn de berichten van het eerste kwartaal wel mede een resultante van te grote kostenbesparingen.

Ik kan natuurlijk alleen maar de vragen stellen en geen harde conclusies trekken, omdat ik daarvoor de specifieke situaties onvoldoende ken. Maar ik daag al mijn collega-CFO’s uit om hun administratieve organisatie en interne controle toch weer eens tegen het licht te houden en te beschouwen in het huidige tijdsgewricht. Misschien dat niet iedereen blij is als het geheel van deze interne beheersing dan wat meer geld gaat kosten, maar is voorkomen niet beter dan genezen? En wegen die extra kosten of investeringen niet gemakkelijk op tegen de mogelijke verdamping van beurswaarde als er dan toch nog wat raars gebeurt?

Gelukkig zijn we gewend om dit soort berekeningen te maken: alle kosten en investeringen worden altijd beschouwd tegenover de mogelijke opbrengsten, de mogelijke kosten kostenbesparingen of (en nu zeker) tegenover de mogelijke vermijding van verliezen. Nu nog die berekening maken en voorleggen binnen het management team. Succes!