Waarom zorgen bedrijven er niet voor dat zij sneller hun geld krijgen?

Bedrijven die te maken hebben met financieel onzekere tijden, kijken vooral naar de kostenkant en besteden minder aandacht aan de opbrengstenkant. Hierdoor wordt de optimalisatie van het order-to-cashproces vaak over het hoofd gezien. Dit is jammer, want juist het optimaliseren van dit proces kan ervoor zorgen dat bedrijven sneller betaald krijgen en daarmee hun liquide middelen kunnen vrijmaken. Tino Wendriks, directeur van Diesis, bespreekt dit onderwerp in de eerste aflevering van de podcastserie ‘Doordacht Ondernemen’ van Hogeschool Windesheim, samen met Bart Gaeraarts en Greg Cronie.

Luister gratis naar de eerste aflevering van de podcastserie ‘Doordacht Ondernemen’ van Hogeschool Windesheim.

Praktijkvoorbeeld: voorschieten van inklaringskosten heeft gevolgen voor liquiditeit
Het order-to-cashproces is vaak een ondergeschoven kindje bij kleine en middelgrote bedrijven, terwijl juist deze bedrijven enorm kunnen profiteren van een geoptimaliseerd proces. Tino geeft het voorbeeld van een overslagbedrijf in de haven van Rotterdam. Het bedrijf transporteert goederen uit het buitenland en schiet daarbij de inklaringskosten voor hun klanten voor. Het factureren van deze kosten kon soms maanden duren, wat leidde tot negatieve gevolgen voor de liquiditeit van het bedrijf. Diesis heeft dit bedrijf geholpen met het optimaliseren van het order-to-cashproces, waardoor het bedrijf nu automatisch direct na iedere inklaring kan factureren en daarmee de tijd tussen het voorschieten en het terugkrijgen van het geld van de klant verkort.

Neiging tot focus op kosten
Tino merkt op dat bedrijven vooral geneigd zijn om te focussen op kosten zodra het financieel slechter gaat. Hij vraagt zich af waarom bedrijven niet meer focussen op de opbrengsten. Waarom zorgen bedrijven er niet voor dat ze de producten en diensten die ze geleverd hebben, sneller kunnen factureren en beter debiteurenbeheer hebben om sneller betaald te krijgen?

Te hoge verwachtingen van ERP- en boekhoudpakketten?
Volgens Tino en Greg denken veel mkb’ers dat hun ERP- of boekhoudpakket voldoende is om het order-to-cashproces te optimaliseren. Dit is echter vaak niet het geval. Wat in deze pakketten vaak ontbreekt is de mogelijkheid om de kredietwaardigheid van bestaande en potentiële klanten in te schatten. Dit is echter wel belangrijk om de kredietrisico’s in te schatten en te kunnen beoordelen of klanten in staat zijn om de facturen te betalen. Order-to-cashsoftware biedt deze mogelijkheid vaak wel en kan dus veel meerwaarde bieden.

Wat in ERP- en boekhoudpakketten ook dikwijls ontbreekt is een uitgebreide functionaliteit voor e-facturatie. Een bepaalde variant van een e-factuur lukt soms nog wel, maar heb je klanten met verschillende wensen dan wordt het problematisch. Veel bedrijven weten niet goed hoe ze dit vraagstuk moeten aanpakken. Order-to-cashsoftware biedt in dat geval ook veel meer mogelijkheden dan een ERP- of boekhoudpakket. De heren bespreken als voorbeeld de e-facturatie oplossing van Diesis, die kan in één of twee dagen worden opgeleverd. Met deze oplossing kun je koppelen met bekende e-facturatie netwerken als Peppol, Coupa, Basware Network en Tungsten. De kosten zijn laag, maar je kunt wel efficiënt je facturen versturen op een manier die de klant ook graag wil.

Bedrijven realiseren niet dat specialistische order-to-cashoplossing heel betaalbaar is
Een andere veelgehoorde reden waarom mkb’ers het order-to-cashproces niet optimaliseren, is vanwege de vermeende hoge kosten van een specifieke order-to-cashoplossing. De heren leggen uit dat de meeste order-to-cashoplossingen SaaS (Software as a Service) zijn, wat betekent dat je een vast bedrag per maand betaalt. Dit kan al vanaf een paar tientjes, afhankelijk van de functionaliteit van de software. Uiteraard kom je ook duurdere pakketten met maandbedragen van honderden euro’s tegen, maar die hebben hele uitgebreide functionaliteiten. Zoveel functionaliteiten zijn in de meeste gevallen alleen nodig zijn voor grote bedrijven en dus niet relevant voor de gemiddelde mkb’er.

Kijk juist naar de opbrengsten
Tino benadrukt dat het belangrijk is om niet alleen naar de kosten te kijken, maar ook naar de return on investment. Automatiseren van het order-to-cashproces kan bedrijven veel tijd besparen. Niemand heeft zin om elke dag facturen in te kloppen. Automatiseer het saaie repeterende werk zoals invoeren van orders, versturen van facturen en debiteurenbeheer, zodat medewerkers tijd hebben voor interessanter werk zoals analyseren van data en onderhouden van klantrelaties.

Om mkb’ers te helpen bij het in kaart brengen van de return on investment van het optimaliseren van hun order-to-cashproces, heeft Diesis een ROI-calculator ontwikkeld. Deze tool berekent snel de terugverdientijd van het automatiseren van het facturatieproces.

Aan de slag met een efficiënter order to cash proces
Al met al biedt het optimaliseren van het order-to-cashproces dus vele voordelen voor mkb’ers. Door sneller betaald te krijgen, kunnen bedrijven hun liquide middelen vrijmaken en meer financiële stabiliteit creëren. Het idee dat order-to-cashsoftware duur is, is vaak onterecht. Er zijn veel betaalbare oplossingen beschikbaar die mkb’ers kunnen helpen bij het optimaliseren van hun proces. Het is daarbij belangrijk om niet alleen naar de kosten te kijken, maar ook naar de return on investment en de mogelijkheden om interessant werk bij medewerkers neer te leggen door saai en repeterend werk te automatiseren.

Wil je meer weten over de voordelen of ontdekken hoe je zo snel mogelijk aan de slag kunt gaan? Download de whitepaper ‘Slim factureren en incasseren: Automatiseer je order to cash proces’