Waarom e-facturatie echt beter is

De laatste jaren zien we een duidelijke evolutie van papieren pdf-facturen naar hun elektronische tegenhangers. Wat me echter nog steeds dwarszit, of beter nog, wat ik absoluut niet begrijp, is waarom bedrijven vandaag nog steeds papieren facturen versturen.

In dit artikel bespreek ik de drie bezorgdheden die ik het vaakst hoor wanneer ik met bedrijven praat over hun overstap naar e-facturatie.

Door Nick van den Berg. Binnen Comarch is hij verantwoordelijk voor e-facturatie in de Benelux. Als e-facturatieconsultant biedt hij grote organisaties advies over het automatiseren van hun financiële processen.

Papier/pdf misvatting 1: Het werkt toch?

Gehoord: “Ik stuur altijd een papieren factuur of een pdf. Alles wordt op tijd betaald, ik ondervind geen problemen met mijn klanten. Waarom zou ik mijn bedrijfsprocessen aanpassen naar e-facturatie?”

Tijdens een meeting met leveranciers hoor ik vaak dat ze zich goed voelen bij hun huidige processen en dat hun klanten hen niet vragen om over te stappen op e-facturatie. Als antwoord daarop benadruk ik steeds de voordelen van e-facturen.

Een van de meest gekende pluspunten is het positieve effect op de cashflow. Zelfs Mark Rutte, de minister-president van Nederland, haalde dit aan tijdens een debat in maart. Rutte vertelde dat hij merkte dat sommige leveranciers van overheidsinstanties al e-facturatie gebruikten, maar dat het jammer was dat niet alle leveranciers dit deden aangezien dit de betalingen door overheidsinstanties zou versnellen. Omdat een e-factuur automatisch verwerkt en goedgekeurd kan worden, met quasi geen manuele interactie, kunnen uw klanten uw facturen binnen 3 tot 5 dagen verwerken en meteen een betaalverzoek indienen, in plaats van de 18 tot 25 dagen die nodig zijn bij papieren facturen of pdf’s.

Een tweede voordeel is dat een e-factuur gestructureerde data bevat. Deze factuur kan dus automatisch worden goedgekeurd, zelfs nog voor de klant het document heeft ontvangen. Hierdoor worden facturen meteen teruggestuurd als ze niet conform de eisen van de klant zijn. Dat zorgt voor minder discussies met uw klanten en dus voor een betere relatie met uw zakenpartners.

Daarnaast twijfelen sommige leveranciers over e-facturatie omdat ze dan niet zouden weten of de factuur correct werd afgeleverd. Ik begrijp waar dit vandaan komt: als u een e-mail stuurt naar een ongeldig e-mailadres, krijgt u meteen een automatisch antwoord dat het bericht niet kon worden bezorgd. Maar ook wanneer een e-factuur niet kan worden afgeleverd, krijgt u een foutmelding. Vandaag bieden dienstverleners uitgebreide trackingtools aan met updates over de status van een bericht en een foutmelding als de e-factuur naar een onbestaand e-mailadres werd gestuurd.

Papier/pdf misvatting 2: Het is effectiever

Gehoord: “Wij ontvangen nu zowel papieren facturen als pdf’s en verwerken beide met OCR. Dit werkt goed voor onze crediteurenmedewerkers omdat ze de factuur zo effectief kunnen bekijken, in tegenstelling tot XML- of EDI-bestanden.”

Dit probleem wordt vaak opgeworpen door Finance managers. Ik begrijp hun standpunt. Het heeft mij ook enkele dagen gekost voor ik XML-bestanden kon lezen, en ik heb EDI-taal nog steeds niet volledig onder de knie.

Finance managers vrezen vaak dat ze technische mensen moeten aanwerven om foute facturen te verwerken of dat hun team plots XML moet leren lezen. Dat is echter niet zo. Er zijn verschillende manieren om een pdf-factuur te kunnen bekijken. Ofwel stuurt de leverancier een XML-bestand met daarin het originele pdf-bestand, ofwel een ZIP map met zowel de EDI-file als een pdf. Op deze manier hebben leveranciers ook de mogelijkheid om meer dan één bijlage met de factuur mee sturen.

Als uw leverancier deze methodes niet kan gebruiken en enkel een XML- of EDI-bestand kan versturen zonder bijlage, is er nog een derde manier. De meeste dienstverleners kunnen ondertussen automatisch een pdf-bestand genereren op basis van de gegevens uit een XML- of EDI-bestand. U hoeft zich dus geen zorgen te maken, uw crediteurenmedewerkers zullen wel degelijk een afbeelding zien naast de data in het AP/ERP-systeem.

Papier/pdf misvatting 3: Het is veiliger.

Gehoord: “Een van de taken van onze crediteurenmedewerkers is onderzoeken of een factuur afkomstig is van onze leveranciers en of deze geldig is. Hoe kunnen we factuurfraude opsporen als we niet weten waar het bestand vandaan komt?”

De laatste tien jaar mikken cybercriminelen zich steeds meer op grote bedrijven over de hele wereld. Wist u dat Google en Facebook werden opgelicht voor meer dan 100 miljoen dollar, door iemand die zich voordeed als een van hun leveranciers? Volgens de FBI worden er steeds meer en steeds slimmer financiële fraude gepleegd via e-mail, met een verlies van miljarden dollars tot gevolg.

Als ik kijk naar de incidenten bij Facebook en Google, begrijp ik zeker waarom bedrijven specifieke procedures, en soms zelfs mensen, inzetten om factuurfraude op te sporen. Ik snap ook waarom ze initieel niet inzien hoe e-facturatie een veiligere optie kan zijn. Ik kan u echter verzekeren dat dat wel zo is. Dankzij veilige communicatieprotocollen worden documenten versleuteld en krijgen enkel uw leveranciers toegang tot de communicatiekanalen. E-facturatie is dus veel veiliger dan facturen ontvangen via de post of per e-mail. Een cybercrimineel kan namelijk heel eenvoudig het e-mailadres of postadres van de crediteurenafdeling van een bedrijf achterhalen, maar de login of ID van een SFTP-server of AS2-kanaal is veel moeilijker te vinden.

E-facturatie kan, dus doe het

Er werden al veel artikelen gepubliceerd over het belang voor uw bedrijf om over te schakelen op e-facturatie van papieren facturen of pdf’s. In dit artikel wil ik nogmaals de voordelen van deze keuze benadrukken. Volgens Eurostat heeft 97 procent van de bedrijven in de EU met meer dan 10 werknemers toegang tot het internet, maar versturen 80 procent van deze bedrijven nog steeds papieren facturen (cijfers voor 2018, inclusief het VK).

Aangezien ik kan begrijpen dat bedrijven geconfronteerd worden met andere interne uitdagingen, zoals change management of de interne ondersteuning van e-facturatie voor verschillende entiteiten of afdelingen binnen een bedrijf, raad ik aan om een globale of continentale strategie op te stellen voor het implementeren van e-facturatie. In mijn ervaring is het makkelijker om e-facturatie uit te rollen als alle stakeholders worden betrokken en het project wordt gedragen door een internationaal of continentaal hoofdkantoor.