Waarom 90% van de organisaties hun risico’s niet écht beheerst

Welke financieel directeur kent het probleem niet? Procedures die ergens zijn vastgelegd, maar onvindbaar zijn. Bestanden met risico- en kwaliteitslijstjes zijn weggestopt in spreadsheets, verspreid over verschillende afdelingen. Een chaos.

En dat terwijl de financieel directeur verantwoordelijk is voor het kwaliteits- en risicomanagement. Een complexe taak. Steeds complexer zelfs.  De ene na de andere kwaliteitseis wordt verzwaard. Er komen steeds meer soorten risico’s – de financiële, operationele, strategische, juridische en reputatierisico’s hebben gezelschap gekregen van ESG-risico’s (Environmental, Social, Governance), cyberrisico’s en geopolitieke risico’s – om er maar enkele te noemen. Steeds meer soorten risico’s, die ook steeds groter lijken te worden, gezien de toenemende onvoorspelbaarheid van de omgeving.

Financiële professionals moeten niet alleen steeds meer risico’s monitoren, maar ook kunnen aantonen dat ze dit systematisch doen – dat ze de juiste procedures volgen om ‘in control’ te zijn . Vaak hebben de financieel directeur en medeverantwoordelijken echter onvoldoende zicht op al die risico’s. Vooral doordat de informatie daarover versnipperd is en het zicht op de effectiviteit van alle beheersmaatregelen beperkt. Geen overzicht, geen controle. Wat als de auditor langskomt die constateert dat de onderneming niet ‘in control’ is? Wat als het automatiseringssysteem wordt gehackt? Wat als het bedrijf oploopt tegen een boete vanwege overtreding van de AVG?

“Veel organisaties worstelen met hoe ze invulling geven aan kwaliteitsbeheer en risicomanagement,” zegt ook Reinder Repko, Managing Director van WoodWing Scienta. Zelfs als alles goed gaat – geen fouten bij facturatie, geen onnauwkeurigheden bij de rapportages, geen overschrijdingen van wetten en regels – dan nog kost het veel tijd geld aangezien de organisatie blijft hangen in inefficiënte werkwijzen.

Zeker wanneer en spreadsheet wordt gebruikt als tool. “Lijstjes bijhouden in een spreadsheet is vragen om problemen. Je kunt de gegevens uit een bronbestand niet makkelijk met mensen delen, want voor je het weet verknoeit iemand je lijst. Daarom mailen mensen kopieën rond waar anderen dan weer naar moeten kijken. Een logistieke nachtmerrie.”

De gevolgen blijven niet beperkt tot administratieve rompslomp. Het leidt ertoe dat kwaliteits- en risicomanagement niet goed van de grond komen. Incidenten worden inconsistent geregistreerd, waardoor organisaties niet leren van fouten. Nieuwe medewerkers hebben een langere inwerktijd omdat procedures onduidelijk zijn. Procedures bestaan vooral in de hoofden van sleutelfiguren. De afhankelijkheid van die sleutelpersonen creëert kwetsbaarheden die zich uitstrekken tot het hart van de organisatie. Als hun kennis wegvalt, komt de organisatie bloot te staan aan allerlei operationele risico’s die de continuïteit van de organisatie kunnen bedreigen.

Strategische voordelen

Organisaties die hun risico- en kwaliteitsmanagementsysteem effectief implementeren, onderscheiden zich daarentegen juist van de concurrentie. Ze zijn niet alleen ‘compliant’. Hun productiviteit ligt ook hoger en de medewerkerstevredenheid is er groter dan bij concurrenten. Met andere woorden, goed kwaliteits- en risicomanagement is geen noodzakelijk kwaad maar een instrument dat strategisch voordeel kan bieden.

Helaas blijkt dat wel 9 op de 10 ondernemingen het kwaliteits- en riscomanagement niet goed op orde heeft. Hoe dat komt?  “Als het over kwaliteitsmanagement, risicomanagement of dit soort zaken gaat, is de interesse en kennis beperkt. Wel bij medewerkers op compliance-afdeling. Maar daarbuiten? Medewerkers voelen zich niet betrokken bij het waarborgen van de kwaliteit. Ze hebben een hekel aan alles wat riekt naar compliance omdat ze vinden dat het hen in hun werk hindert. Ze klagen over procedures die van bovenaf worden opgelegd, over de compliance-medewerkers in hun ivoren toren en de bureaucratische rompslomp waarmee ze worden opgezadeld.”

“Door het geringe enthousiasme blijft het bedrijf hangen in vertrouwde tools, die toen ze werden aangeschaft handig leken. Maar die niet ‘schaalbaar’ blijken. Niemand geeft graag toe dat wat in de loop van de jaren is opgebouwd tekortschiet.” Kortom: het kwaliteits- en risicomanagement blijft halfbakken door de gebrekkige implementatie.

Liever geïntegreerd

Terwijl het echt anders kan. Beter. De oplossing ligt in een bottom-up benadering waarbij alle medewerkers betrokken worden. Laat medewerkers meedenken over procedures, feedback geven op werkinstructies en actief bijdragen aan risicobeheersing. Laat nieuwe medewerkers direct de belangrijkste risico’s voor hun functie te zien en ga na of deze begrijpen. Kortom: “Leg kwaliteits- en risicobeheersing breed in de organisatie. Het werkt alleen wanneer het gaat leven, en alle zich betrokken voelen. Dan wordt het echt onderdeel van het managementinformatiesysteem, in plaats van een papieren tijger.”

De manier om zo’n breed gedragen systeem in het leven te roepen, is de invoering van een geïntegreerd platform ter vervanging van de talloze spreadsheetbestanden, verouderde intranetten en losse managementsystemen waarin kennis van de organisatie en de procedures voor kwaliteits- en risicomanagement zijn vastgelegd.

Zeker wanneer zo’n systeem AI-gestuurd is, zijn de voordelen boven een versnipperd traditioneel documentbeheersysteem groot. Met AI is het mogelijk om relevante informatie proactief aan te bieden aan professionals, gebaseerd op de context van hun werkzaamheden. AI-systemen leren bovendien mee met de organisatie en worden steeds beter in het voorspellen welke informatie een professional op welk moment nodig heeft.

Productiever met WoodWing Scienta

WoodWing Scienta is zo’n platform, een goed geïntegreerd ecosysteem dat de fragmentatie door allerlei aparte tools tegengaat. Steeds meer tools zelfs, die steeds vaker met AI worden uitgerust. Het systeem biedt inzicht in alle organisatierisico’s. De informatie is centraal opgeslagen, zodat iedereen binnen de organisatie over dezelfde actuele informatie kan beschikken.

Maar het platform gaat verder dan alleen registratie. Doordat procedures, risico’s en incidenten in één systeem zijn geïntegreerd, is ook het mogelijk het steeds aan te passen en ‘up to date’ te houden. “Nieuwe medewerkers krijgen direct te zien welke risico’s voor hen prioriteit hebben. Het platform controleert daarna van tijd tot tijd of het actieve begrip aanwezig is en zorgt voor feedback naar het management. Medewerkers kunnen procedures makkelijk verbeteren.”

Een organisatie zoals SVC Groep (accountants en adviseurs voor financieel dienstverleners, 4.000 medewerkers) gebruiken WoodWing Scienta met succes voor risicobeheersing en kwaliteitsborging. Door de versnippering van hun documentatiesysteem tegen te gaan heeft het bedrijf zijn administratieve overhead gereduceerd terwijl de kwaliteit van de risicobeheersing is verbeterd.  Gemiddeld rapporteren organisaties 77 procent tijdswinst doordat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratie en sneller de juiste informatie vinden.

Geluk binnen handbereik

De financieel directeur kan een sleutelrol spelen in de invoering van een systeem zoals WoodWing Scienta. Met alle voordelen van dien. De financieel directeur ontzorgt zichzelf – met zo’n systeem kan hij het kwaliteits – en risicomanagement grotendeels delegeren aan andere medewerkers. Zij nemen die taken graag op zich, zo blijkt. De eenvoud en laagdrempeligheid van het systeem dragen bij aan een positieve bedrijfscultuur en hogere medewerkerstevredenheid en tot een hogere betrokkenheid bij de uitvoering van het kwaliteits- en risicomanagement. Het leidt allemaal tot een hogere productiviteit door alle efficiencywinsten, een betere kwaliteit en een beter risicobeheer. “Iedereen wordt er heel gelukkig van.”

Wil je weten hoe jouw organisatie een geïntegreerd risico- en kwaliteitsmanagementsystemen kan implementeren? Plan een 15-minuten gesprek in!