Waar succesvolle managers zich op richten

Een serie blogs over responsieve organisaties

Onderscheidend vermogen wordt verkregen door ondernemingen die de meeste wendbaarheid en veerkracht hebben. Dit vereist responsieve organisaties die effectief anticiperen op veranderende (markt)omstandigheden en zich organisch aanpassen. Daarbij geldt een aantal principes. Die hebben betrekking op medewerkers, teams, afdelingen en de wijze waarop wordt samengewerkt.

Om responsiever te worden is er een vaak een cultuur- en gedragsverandering nodig. Veelal wordt verondersteld dat die nauw samenhangt met structuren en processen. Maar niets is minder waar.

Verwarring van proces met resultaat
In het boek ‘De Aap In Ons’ bespreekt bioloog Frans de Waal het verband tussen het gedrag van mensapen en mensen. Hij legt uit dat de moraal van mensen lange tijd verklaard werd vanuit religie of cultuur en niet vanuit de natuur. Want van nature zouden mensen geen moraal hebben. Maar inmiddels weten we dat zelfs mensapen een moraal besef bezitten. Volgens De Waal kwam de eerdere veronderstelling voort uit verwarring: omdat natuurlijke selectie een wreed en meedogenloos proces van eliminatie is, moet zij, zo was de redenering, wel wrede en meedogenloze schepsels opleveren. Het proces wordt verward met het resultaat. Dit noemt De Waal ‘De Beethovenfout’: Beethoven componeerde geweldige en ongeëvenaarde muziek. Van zo iemand zou je niet verwachten dat hij onverzorgd en slonzig was en woonde in een vies en stinkend huis. Toch was dat wel het geval.

Daarmee wijst De Waal ons op een denkfout die vaak gemaakt wordt bij veranderingsprojecten: de neiging om structuren of processen te ontwikkelen in de veronderstelling dat de beoogde gedragsverandering daaruit als vanzelf voortkomt. Maar processen en structuren geven geen uitsluitsel over het succes van samenwerking tussen mensen. Hoe komt dat?

Processen en structuren werken volgens de wetten van de logica. Een machinaal productieproces kun je zodanig inrichten dat de kwaliteit statistisch gezien bijna perfect is. Six sigma is erop gebaseerd. Maar mensen functioneren volgens ‘psychologica’ met hun motivaties, conditioneringen en (onbewuste) overtuigingen.

Daardoor is samenwerking in organisaties altijd een beetje een ‘black box’. Je maakt afspraken over doelstellingen, verantwoordelijkheden, taken, manier van werken et cetera. Maar net als bij een voetbalelftal staat daarmee nog niet vast hoe de wedstrijd gaat verlopen en wat het resultaat precies zal zijn. De uitslag wordt in hoge mate bepaald door de responsiviteit: hoe wordt omgegaan met gebeurtenissen en tegenslagen onderweg.

Responsiviteit en motivatie
Effectieve gedragsverandering ontstaat, wanneer teams de ruimte en vrijheid krijgen om, vanuit gedeelde visie en doelen, zelf de invulling van het plan te bepalen. Dat doen mensen gemotiveerd wanneer hun werk aansluit bij hun ambities (doe ik wat ik wil doen?) en talenten (doe ik wat ik kan doen?). Daarbij is het belangrijk dat er ruimte is voor persoonlijke invulling en een bepaalde mate van autonomie.

Gemotiveerde medewerkers weten elkaar te vinden, nemen verantwoordelijkheid en bedenken zelf oplossingen voor problemen. Zoals de productieleider van een fabriek het ooit formuleerde: ‘Als ik de medewerkers laat focussen op tijdige levering van de producten aan onze klanten, zijn zij zelf slim genoeg om de benodigde onderdelen op tijd te bestellen.’

Voedingsbodem
Met gedragsverandering werkt het net zo: de taak van management is daarbij eerder faciliterend dan sturend. Gericht op de juiste voedingsbodem voor verandering. Een die mensen bij elkaar brengt en inspireert tot verandering.

Dit vereist van managers dat zij de controle over het proces loslaten en zich focussen op de motivatie van de mensen in het team en hun onderlinge relaties. Medewerkers hebben behoefte aan groei en inspiratie en ontlenen hun zingeving aan de mate waarin zij uitgedaagd worden en bijdragen aan succes. Niet aan het volgen van processen ‘as such’. Succesvolle managers begrijpen wat er leeft en focussen op de emotionele dynamiek tussen mensen. Daardoor brengen zij mensen bij elkaar en creëren de juiste sfeer. De creativiteit en saamhorigheid die daardoor kan ontstaan, brengt vaak verbluffende resultaten voort. Niet voor niets is er toenemende belangstelling voor het werken met zelfsturende teams.

Het unieke potentieel waarmaken
In de natuur geldt de eenvoudige regel dat organismen voortbestaan door te overleven en zich voort te planten. Hoe zij dit voor elkaar krijgen wordt opengelaten. Vandaar dat de natuur zo’n geweldige diversiteit heeft. Dezelfde wetmatigheid geldt voor responsieve organisaties: succesvolle gedragsverandering sluit aan bij het unieke potentieel van een organisatie en kan vele vormen aannemen. Natuurlijk zijn goede processen en structuren daarbij behulpzaam, maar niet bepalend. Of, zoals De Waal het stelt: ‘het proces specificeert de weg naar succes evenmin als het interieur van een woning in Wenen ons vertelt wat voor soort muziek er uit het raam komt’.

Door Theo Kroese. Hij is organisatie-adviseur, ervaringsdeskundige, en directeur van Moving As One. “Een strategie is slechts zo goed als de mensen die haar uitvoeren.”