Hoe voorkom je als finance professional fraude met bedrijfsuitgaven?

Door Nerissa Goedhart

De werkvloer moet bedrijfsuitgaven kunnen doen om de business in beweging te houden en uit te kunnen breiden. Dat vergt noodzakelijkerwijs goede toegankelijkheid tot de financiële middelen van de organisatie. Maar hoe voorzie je medewerkers van de door hen benodigde middelen en voorkom je als CFO tegelijkertijd dat fraude met bedrijfsuitgaven plaatsvindt? Door effectief en efficiënt uitgavenbeheer en daar zijn gelukkig uitstekende software-oplossingen voor.

De impact van onkostenfraude
Onkostenfraude en onkostenfraudebestrijding zijn best ‘akelige’ woorden. Er gaat zoveel wantrouwen vanuit. Toch is onkostenfraude een niet te onderschatten probleem. Want hoewel het vaak gaat om kleine bedragen per casus, kost dit het internationale bedrijfsleven jaarlijks vele miljarden aan directe winstgevendheid. En het gaat daarbij om verliesposten die extra pijn doen omdat ze zo oneerlijk en onnodig voelen.

80-20 regel in bedrijfsfraude
Het Pareto-principe, ook wel de 80-20-regel genoemd, gaat ook op voor de structurele plegers van bedrijfsfraude. Sterker nog, het negatieve aandeel van die groep is extra groot. Uit onderzoek blijkt dat slechts vijf procent van de werknemers meer dan 80 procent van de declaratiefraude met betrekking tot onkosten voor zijn / haar rekening neemt. Het overgrote merendeel van jouw personeel is dus absoluut te vertrouwen. Slechts die paar ‘rotte appels’ kosten de onderneming echter veel geld.

Wat verstaan we precies onder fraude met bedrijfsuitgaven?
Binnen het proces van het managen van bedrijfsuitgaven kan behoorlijk wat mis gaan, al dan niet opzettelijk. Medewerkers die niet goed geïnformeerd zijn over de toelaatbaarheid van vergoedingen kunnen onkostenclaims indienen die niet gegrond of buitenproportioneel zijn. Vaak, echter, is er eenvoudigweg sprake van fouten in het afhandelingsproces waardoor verkeerde vergoedingen worden verstrekt. Dikwijls liggen daar interne oorzaken aan ten grondslag. Bijvoorbeeld bij een onbeheersbaar systeem van onkostenvergoedingen zoals men dat bij out-of-pocket kosten vaak ziet.

Opzettelijke onkostenfraude
Opzettelijke onkostenfraude daarentegen is iets kwaadaardigs. Het betreft daarbij een opzettelijke misleiding, bedoeld om onrechtmatig voordeel te verkrijgen. Voorbeelden van opzettelijke onkostenfraude door medewerkers zijn:

– Zakelijk gelabelde persoonlijke uitgaven, verricht met betaalkaarten op naam van het bedrijf.
– Het bedingen van meerdere vergoedingen voor dezelfde out-of-pocket kosten.
– Onnodig hoge uitgaven en afromingen.
– Zakelijke uitgaven met valse ontvangstbewijzen.

In de praktijk is de grens tussen foutieve claims en moedwillige bedrijfsfraude vaag. De bewijslast ligt bij de werkgever. Het gevolg is in beide gevallen echter hetzelfde, namelijk een sterke aantasting van de winstgevendheid.

Effectief onkostenfraude voorkomen
Net als conventionele betaalsystemen hanteren veel traditionele organisaties een van de volgende twee oplossingen. Aan de ene kant wordt nog altijd veel gebruik gemaakt van out-of-pocket kosten. Daarbij schiet de werknemer de kosten zelf voor en declareert hij ze naderhand. Die methode wordt vaak toegepast omdat het alternatief, namelijk het verstrekken van zakelijke betaalkaarten, door menig finance manager of CFO als een brug te ver wordt beschouwd.

Out-of-pocket geen garantie tegen fraude en fouten
De gedachte hierachter is dat wanneer medewerkers kosten eerst uit eigen zak dienen te betalen, ze zich bewuster zullen zijn van wat ze uitgeven. Verondersteld wordt dat de drempel om fraude eerst vanuit eigen zak voor te financieren, belemmerend werkt. Door de gebrekkige controlemogelijkheden die deze conventionele declaratiesystemen bieden, is de kans op zowel fouten als bedrijfsfraude echter in beide gevallen aanzienlijk. De enige mogelijkheid om valse en verkeerde declaraties uit te sluiten, is door een bureaucratisch systeem van interne controle (micromanagement) over bedrijfsuitgaven op te tuigen. Dat legt de flexibiliteit van je medewerkers echter lam, is tijdrovend, voor veel mensen frustrerend en bovendien kostbaar vanwege het arbeidsintensieve karakter.

Hedendaagse softwaretechnologie voorkomt onkostenfraude
De tijd heeft echter niet stilgestaan en er zijn nieuwe vormen van intelligente automatisering waarmee we je als financial te hulp kunnen schieten om onkostenfraude maar ook foutieve declaraties uit te bannen. Dergelijke oplossingen zoals de software voor uitgavenbeheer van Payhawk, omvatten de totale procesgang van betaling tot declaratie en accordering van bedrijfsuitgaven. Dit betreft oplossingen die organisatiebreed voordelen bieden aan verschillende betrokkenen en fraude onmogelijk maken. Hoe het werkt?

Stop het najagen van bonnetjes

De tijd van het jagen achter bonnetjes door het financiële team is nu écht voorbij. Automatisering van financiële processen verandert de manier waarop we werken en dat draagt bij aan de groei van je bedrijf. Hoe realiseer jij impactvolle automatisering?

Jouw werknemers worden uitgerust met internationaal geaccepteerde zakelijke betaalkaarten waarmee zij aankopen kunnen verrichten. Hieraan koppelen wij ons hoogwaardige softwareplatform, bestaande uit verschillende procesapplicaties.

De regels rondom de uitgaven zoals uitgavenlimieten, het wel of niet opnemen van geld bij een geldautomaat, de goedkeuringsworkflows etc. worden vooraf gedefinieerd. Medewerkers hoeven dit niet meer te onthouden en er is geen onduidelijkheid meer over. De fraudegevoeligheid neemt hierdoor direct sterk af.

Declaratie geschiedt vrijwel automatisch op basis van onze OCR-technologie die papieren bonnetjes en rekeningen in PDF-formaat leest en rubriceert. Omzeilen is niet langer mogelijk als gevolg van verbandscontrole over bedrijfsuitgaven. Ook de kans op onbewust foutieve ingave (data-entry) wordt hierdoor vrijwel geheel gereduceerd.

Verificatie door AI
De Artificial Intelligence (AI) in onze uitgavenbeheer software kan iedere transactie in no-time verifiëren. Dat geschiedt bovendien vele malen nauwkeuriger dan wanneer dit handmatig dient plaats te vinden, onder andere door data uit verschillende bronnen te checken op consistentie. Dit scheelt tijd, geld en werkt beter dan men ooit gewend was. Door automatische vergelijking met historische en referentiedata, kan bovendien moedwillige fraude met veel grotere zekerheid worden vastgesteld ten opzichte van onbewust gemaakte menselijke fouten. Niets wordt nog over het hoofd gezien.

Extra voordelen
Intelligente softwaretechnologie in combinatie met zakelijke betaalkaarten voorkomt niet alleen fraude en fouten, het zorgt ook nog eens voor een extra efficiencyslag. Zowel ten aanzien van input, accorderen als verwerking kent Payhawk van alle beschikbare oplossingsmogelijkheden de grootst mogelijke mate van intelligente data-herkenningsautomatisering. Gegevens worden met een druk op de knop ingevoerd, gecontroleerd en geaccordeerd wat mankracht en geld scheelt. De compatibiliteit van onze software met andere ERP- en boekhoudsystemen is bovendien ongekend.

Payhawk gaat veel verder dan alleen het uitbannen van fraude en foutgevoeligheid. Door de snelheid waarmee transacties worden verwerkt, ontstaat realtime inzicht in uitgavenpatronen, variërend van businessunit-, afdelings-, projectgroep- en zelfs medewerkerniveau. De werkvloer heeft daardoor op ieder moment inzicht in het uitgavenpatroon per geselecteerde tijdperiode. En jouw finance-afdeling heeft een tool om ze te adviseren en te attenderen ten aanzien van dat patroon.

Het uitbannen van fraude en foutgevoeligheid en het implementeren van procesautomatisering en data gedreven informatie: met Payhawk verdient de organisatie driedubbel aan het totale proces voor uitgavenbeheer.

Conclusie
Het uitbannen van fraude met bedrijfsuitgaven voorkomt nare energie die door de organisatie stroomt. Door middel van integrale, intelligente softwaretechnologie voor bedrijfsuitgaven, verklein je de risico’s aanzienlijk. Tegelijkertijd voorkom je dat de organisatie wordt doordrenkt van inflexibele, tijdrovende handmatige procedures zoals die bij conventionele betaalkaarten of een systeem van out-of-pocket kosten nodig zijn. Dat betekent een extra efficiencyslag. Voeg daar nog de beschikking over relevante stuurinformatie aan toe, en je hebt een derde voordeel te pakken met dit systeem dat volledige controle over bedrijfsuitgaven biedt.

Stop het najagen van bonnetjes

De tijd van het jagen achter bonnetjes door het financiële team is nu écht voorbij. Automatisering van financiële processen verandert de manier waarop we werken en dat draagt bij aan de groei van je bedrijf. Hoe realiseer jij impactvolle automatisering?