Voorkom naheffingen met een tax control framework

Door Michael Dekkers en Ronald Berkhof

Voor een juiste btw-aangifte waar geen naheffingen aan te pas komen, is voor middelgrote en grote bedrijven een tax control framework een must. Daarmee voorkomt u veelal dat logistiek of sales onbewust een loopje nemen met de fiscale verplichtingen op dat vlak. Of, nog vervelender, dat er naheffingen van de Belastingdienst komen.

In eerdere blogs schreven we over het belang van het onderkennen van fiscale risico’s en hoe een goed ingeregeld tax control framework (TCF) daarbij kan helpen. We constateerden dat een TCF een vastlegging is van de fiscale strategie, de fiscale functie en processen, de fiscale risico’s en de beheersingsmaatregelen. Naast het onderkennen van de fiscale risico’s, helpt een TCF ook bij bewustwording binnen de organisatie en waardevol inzicht in de beheersing van de fiscale risico’s. Dat gaat onder meer over de belasting toegevoegde waarde (btw). Bent u in control over uw belastingafdrachten en dient u aanvaardbare aangiften in? Ook op het gebied van btw?

Aangifte van de btw
Btw-aangifte doet u over het algemeen per kwartaal of per maand, alhoewel het ook (in uitzonderlijke gevallen) jaarlijks kan. U doet dat als het goed is uiterlijk op de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal of de maand waarover u aangifte doet. In de btw-aangifte geeft u de btw (omzetbelasting) op die u aan uw klanten in rekening heeft gebracht. De btw die uw leveranciers aan u hebben berekend, trekt u af. Dat lijkt in eerste instantie een eenvoudige exercitie. Maar in de praktijk blijkt die btw-aangifte ingewikkelder dan u dacht. Omdat er adders onder het gras zitten die meerdere delen van uw organisatie raken. Afdelingen zoals sales of logistiek, waar niet altijd wordt nagedacht over de fiscale gevolgen van bepaalde handelingen of het afwijken van de werkinstructies.

Verkoop aan het buitenland (omzetkant)
Om enkele voorbeelden te geven: als u goederen verkoopt aan een klant die een btw-identificatienummer heeft in een ander EU-land en die goederen vervoerd worden naar dat andere EU-land, dan past u het 0-tarief voor de btw toe. Ofwel, u draagt in Nederland geen btw af over deze verkoop. Maar dan moet u wel kunnen bewijzen dat de goederen de grens over zijn gegaan en zijn vervoerd naar het andere EU-land. Dit kan bijvoorbeeld met een vrachtbrief (CMR). Als de logistieke afdeling zich niet verantwoordelijk voelt voor dat bewijs of zich niet bewust is van het belang ervan, kan dat tot problemen leiden. Immers, als niet kan worden aangetoond dat het een buitenlandlevering is of als het bewijs onvoldoende is, dan kan de Belastingdienst een naheffing van 21 of 9 procent opleggen. Het is voor de Belastingdienst dan een binnenlandse levering geweest waarover btw had moeten worden afgedragen.

Verschil in btw-behandeling
Nog zo’n voorbeeld van wat verkeerd kan gaan: het verschil in btw tussen een overnachting voor het werk en het aansluitende ontbijt. De btw op de hotelovernachting mag u in vooraftrek brengen. De btw op eten en drinken in een horecagelegenheid mag u daarentegen niet terugvragen. Een ander voorbeeld is het bestellen van goederen bij (de veelal bekende) online winkels. We zien in de praktijk dat een bestelling voor de onderneming wel eens wordt geplaatst door een medewerker die daarvoor zijn of haar persoonlijke inlog- en factuurgegevens gebruikt. De btw is voor de onderneming niet aftrekbaar als alleen de persoonlijke kenmerken van een medewerker op de factuur staan. Als de Belastingdienst deze fout tegenkomt, kan een naheffing volgen.

Naheffingen voorkomen
Saillant: als de Belastingdienst zo’n fout vindt in een statistische steekproef, dan kan het bedrag van de naheffing vele malen groter zijn dan het btw-bedrag op de betreffende factuur. Bij een statistische steekproef wordt namelijk een selectie gemaakt en gecontroleerd op de fiscale aanvaardbaarheid. Als daarbij een fout wordt vastgesteld, dan wordt op een statistische manier berekend (geprojecteerd) hoe groot de fout in de totale populatie/ geldstroom van de onderneming is. Vervolgens kan de Belastingdienst -onder voorwaarden- ook extrapoleren naar eerdere jaren. En dat kan zomaar in de grote getallen lopen.

U heeft dan de mogelijkheid om te laten zien dat de door de Belastingdienst statistisch berekende fout te groot is en waarom eerdere jaren niet vergelijkbaar zijn. Dat brengt veel werk met zich mee. Dat extra werk loont op zich vaak wel, maar het kost tijd en resources die u dan niet ergens anders voor kunt inzetten. Voorkomen is dus beter dan genezen en daar komt het tax control framework om de hoek kijken. Wie zijn er betrokken bij de btw-leveringen naar ondernemers in het buitenland? Wat wordt vastgelegd? Wat wordt bewaard? Hoe wordt daar op toegezien?

Btw en bewustzijn
We willen u hier niet bang maken. Integendeel. Maar ook de btw vraagt om bewustzijn bij uw collega’s die die de fiscale regels wellicht niet alle dagen scherp op het netvlies hebben, maar onbewust wel met fiscaliteit te maken hebben. Ze moeten zich bewust zijn dat hun handelen impact heeft op de fiscale positie van uw onderneming en dus de fiscale aangiften en afdrachten. Want wat uw medewerker niet weet, daar kan hij of zij ook geen rekening mee houden. Breng daarom in beeld wie in uw organisatie werken aan processen die de btw raken, welke systemen btw raken en wat u moet doen om de lijnen aan elkaar te knopen. Dat betekent identificatie van de fiscale functie, vastlegging van fiscale risico’s, procedures en processen, automatisering waar het kan, maar ook het binnen de organisatie levend houden van het onderwerp. Dat voorkomt een hoop ellende, maar biedt ook kansen.

Michael Dekkers en Ronald Berkhof, respectievelijk partner Fiscale Praktijk en btw-specialist bij Crowe Foederer.