De tax control frame work is als een soort APK waarmee ondernemingen aantonen over de juiste beheersmaatregelen te beschikken.

Door Michael Dekkers

U bent de finance professional van een organisatie die op tijd en gepast haar belastingafdracht doet. U betaalt uw fair share, in de wetenschap dat dat geld wordt gebruikt om de maatschappij mede mee vorm te geven. U probeert fiscale risico’s zoveel mogelijk te beperken. Tegelijkertijd wilt u ook niet te veel belasting betalen en geen fiscale kansen laten liggen. Veranderingen in uw business en snel veranderende wet- en regelgeving maken dit uitdagend. Dit vraagt dan ook om inzicht in de fiscale processen binnen uw onderneming, inzicht in de fiscale risico’s en een fiscaal beheersingssysteem dat aantoonbaar werkt.

Waar een risk control framework u helpt om in control te zijn over uw bedrijfsrisico’s, bent u met een tax control framework (de naam zegt het al) in control over uw belastingafdrachten. Dat kan belangrijk zijn, ook omdat stakeholders inclusief het publiek met argusogen de belastingafdrachten en activiteiten van ondernemingen in de gaten houden. De reputatie van u en uw onderneming kan aan gruzelementen komen te liggen als er ongewilde belastingconstructies via belastingparadijzen worden ontdekt of discussies met fiscale autoriteiten in de publiciteit komen. Als een onderneming een good citizen wil zijn, wordt fiscale risicobeheersing dus steeds belangrijker. Een tax control framework kan u helpen.

Inzicht in fiscale risico’s
Tijd voor de definitie: een tax control framework, ook wel een TCF, is een vastlegging van de fiscale strategie, de fiscale functie en processen, de fiscale risico’s en de beheersingsmaatregelen (die u ook best controls mag noemen) die ervoor moeten zorgen dat de fiscale risico's van uw organisatie beheerst worden. Iets minder formeel gezegd: u heeft inzicht en grip en u heeft daar een hoge mate van zekerheid over. Dat gaat onder meer over de vennootschapsbelasting (vpb) de belasting toegevoegde waarde (btw) en de loonbelasting. Het framework gaat dus over de vraag of u in control bent over uw belastingafdrachten en aanvaardbare aangiften indient. Het framework ziet er daarbij op toe dat u uw beheersmaatregelen op de juiste plaats in de organisatie heeft en dat de werking ervan ook gemonitord wordt. Niet te veel, maar zeker ook niet te weinig.

Risicogestuurd
In totaal zijn er in Nederland 2,2 miljoen bedrijven. Het is voor de Belastingdienst onmogelijk om deze allemaal individueel en integraal te controleren op hun belastingafdrachten. De dienst kijkt dan ook meer en meer, risicogestuurd, of een bedrijf voldoende beheersmaatregelen heeft genomen om tot fiscaal aanvaardbare aangiften en juiste fiscale afdrachten te komen. De Belastingdienst is dus niet alleen geïnteresseerd in de belastingaangifte maar wil met name weten hoe bedrijven de processen hebben ingericht om te komen tot een juiste aangifte. Zo’n tax control framework is daarmee een soort APK die u rust geeft. Uw auto is geschikt om de weg op te gaan en dat geeft u rust en vertrouwen. U botst vanwege een mankement niet zomaar ergens tegenaan. Daarbij komt dat, als dat framework goed is vormgegeven, de Belastingdienst daarop kan vertrouwen en eventueel ook meer afstand kan nemen. Hier kan een afspraak over worden gemaakt waarbij de Belastingdienst het toezicht niet meer verticaal, maar horizontaal vormgeeft. Deze meer ‘gelijkwaardige’ relatie is niet enkel (meer) gebaseerd op begrip, transparantie en vertrouwen maar ook op een effectief tax control framework. Dat wil dus niet zeggen dat de Belastingdienst u loslaat, maar wel dat het aansluit bij de geïdentificeerde beheersmaatregelen en monitoring daarvan.

Fiscale uitdagingen
In control zijn over uw fiscale risico’s is eenvoudiger gezegd, dan gedaan. Zeker als er een structuur is ontstaan met meerdere bedrijven in Nederland en/ of groepsmaatschappijen in het buitenland, kan het complex worden. Ook handel met het buitenland en internationale tewerkstellingen zorgen voor extra fiscale uitdagingen en risico’s. Wie een tax control framework maakt, bekijkt dergelijke fiscale risico’s. Waar houdt het bedrijf zich mee bezig en welke inherente fiscale risico’s zijn hieraan verbonden? Wat speelt er dan in de vpb, btw en loonbelasting? Hoe zit dat grensoverschrijdend? Hoe pak ik de gevonden fiscale risico’s aan en welke deskundigen helpen om die risico’s te tackelen? Dat kunnen ongewenste kwantitatieve risico’s zijn (grotere geldbedragen) en/of kwalitatieve risico’s (bijvoorbeeld in reputatie). Bij de implementatie van een tax control framework krijgen de grootste risico’s als eerste de meeste aandacht. Stap voor stap en samen met de collega’s die binnen uw organisatie aan de ‘fiscale knoppen’ zitten.

Kortom, als u uw fiscale afdracht en de fiscale risico’s serieus neemt, kan ik u een tax control framework van harte aanbevelen. Is het niet om het proces van de belastingen te stroomlijnen, dan op zijn minst om de fiscale risico’s te onderkennen, te beheersen en verrassingen achteraf (navorderingen) te voorkomen.

Michael Dekkers is partner Fiscale Praktijk bij Crowe Foederer