Visualiseren, de kunst van het verleiden (2)

06 september 2019

Visualiseren in Excel en Power BI, deel 2: schakelen tussen hiërarchieën.

Een serie blogs over Excel en Power BI.

BLOG – In deel 1 van deze blog werd duidelijk hoe en waarom de rol van hiërarchieën belangrijk is bij visualisaties. Tegenwoordig wordt het schakelen tussen de verschillende hiërarchische niveaus steeds belangrijker. Door de toenemende digitalisering komen er meer een meer gegevens beschikbaar, vooral op het laagste hiërarchische niveau. Hoe langer hoe vaker wordt die data automatisch verwerkt, denk maar aan webwinkeltransacties. Automatisch focus je dan meer op visualisatie in een hoger hiërarchisch niveau, vaak door middel van een grafiek, zodat je in een oogopslag de veranderingen ziet.

Door Henk Vlootman, adviseur, trainer, spreker en auteur, en topspecialist op het gebied van Microsoft Power BI en Power Query.

In zo'n hiërarchische niveau zit echter ook een probleem. Je kijkt naar de visualisatie en je ziet dat bijvoorbeeld de verkopen in 'Gelderland' goed verlopen. De vraag, die nu bij je opkomt, is: hoe is de verdeling per maand van die verkopen? Kortom je wilt de informatie van die maand op een lager hiërarchisch niveau inzien! Schakelen tussen de diverse hiërarchische niveaus wordt nu, maar zeker in de toekomst, steeds belangrijker, waarbij de focus ligt op de juiste filter instellingen.

In de loop der tijd zijn er steeds verschillende methoden gemaakt om te schakelen tussen de verschillende hiërarchieën. Een van de meer bekende technieken is ingebouwd in de standaard Excel draaitabel. Zie je een rij in een draaitabel, waar je het laagste hiërarchische niveau van wilt weten, dan dubbelklik je op die rij en Excel maakt een nieuw werkblad voor je aan, met alle rijen, die horen bij die (gefilterde) selectie. Deze optie is uitermate populair bij kenners van draaitabellen, maar de methodiek kent een aantal nadelen. Zo zijn de gegevens statisch. Als er, na een verversing, nieuwe gegevens in de draaitabel beschikbaar komen, dan wordt de afgeleide tabel niet bijgewerkt. Je moet daarvoor een nieuwe tabel maken. Veel handmatig werk, dat je niet wilt. Verder werkt deze optie niet met grafieken, je hebt echt de geaggregeerde tabel nodig.

Geen data verliezen

In de draaitabel van Power Pivot in Excel is deze optie aangepast. Dat is niet zo gek, als je bedenkt dat de hoeveelheid rijen in de standaard Excel draaitabel nooit boven de hoeveelheid rijen uitkomt, die Excel bevat. Groter kan het aantal rijen wat past in een werkblad kan de tabel met het laagste hiërarchische niveau nooit worden. Maak je vanuit het hogere hiërarchische niveau een (gefilterde) tabel, dan bevat deze tabel altijd minder rijen dan de brontabel. Een Power Pivot model kan echter miljoenen rijen bevatten en daarmee kan de gefilterde tabel groter zijn dan past in een Excel werkblad. Daarom laat deze optie alleen de eerste 1.000 rijen zien. Dat maakt deze optie voor mij waardeloos, want dat betekent dat de gefilterde tabel wellicht niet alle rijen bevat, die bijdragen tot de aggregatie.

Power BI biedt een betere oplossing. Je maakt een aparte pagina, met een visualisatie op een lager hiërarchisch niveau. Dat hoeft niet persé een tabel te zijn: je mag ook gerust grafieken kiezen. Kies je voor downdrillen in de originele visualisatie, dan worden de filter selecties 'meegenomen' en getoond in de visualisatie met de lagere hiërarchische details. Iedere keer, ook na een verversing, wordt de visualisatie opnieuw opgebouwd op basis van de dan geldende filter instellingen. Altijd up-to-date, en als gebruiker hoef je daar niets voor te doen.

Deze nieuwe manier van schakelen tussen verschillende hiërarchieën maakt Power BI uitermate geschikt voor het verwerken van grote hoeveelheid data. Daarmee ga je steeds verder in story telling; de mogelijkheid om gegevens op een dynamische manier binnen jouw organisatie te vertellen.

Blogs in deze serie: