Verslaafd aan inefficiency

Ik denk dat veel mensen zich niet realiseren dat ze veel effectiever kunnen zijn als ze zich van een aantal zaken bewust worden.

1. Mensen zijn inefficiënt zonder het te weten

Als je een IPhone hebt met besturingssysteem IOS versie 12 kun je real time op het eerste scherm de schermtijd zien. Swipe hiervoor op je Iphone of Ipad naar rechts en je ziet deze optie. Daarna kun je inzoomen. Ik zie bijvoorbeeld op een willekeurige dag dat ik van de twee uur en drie kwartier online een uur en veertig minuten productief ben geweest: ik heb een uur niets met het toestel gedaan. Als je verder inzoomt om te zien waarmee je bezig bent geweest, kun je zien of je tijdens de werktijd niet teveel tijd op je smartphone zit.

De eerste keer dat ik de getallen op deze app zag, vond ik het confronterend. Sindsdien heb ik mijn gedrag aangepast en pak ik hem overdag zo min mogelijk. Maar als je weet dat mensen meer dan honderd keer per dag op zijn smartphone kijken, viel mij dat niet mee. Ik geef toe, ik was verslaafd en dus overdag niet efficiënt genoeg. Ga je deze confrontatie liever uit de weg dan kan je deze app uitzetten via instellingen.

Er zullen voor Android-telefoons vast vergelijkbare apps zijn om je te helpen weer efficiënt te worden.

2. Te laat opleveren, een vorm van terugkerende inefficiency

Soms zijn we te makkelijk met het overschrijden van afgesproken deadlines. We hebben geen inzicht in de kettingreactie die dit met zich kan meebrengen en de hiermee gepaard gaande inefficiency. Door te laat op te leveren lokken we een kettingreactie uit. Als jij te laat bent, is iedereen daarna ook te laat en wordt het werk in de volgende stap verstoord.

Een vergelijkbare ervaring had ik vorige week op weg naar een korte break in Lissabon. We vertrokken op tijd, onze dochter zou ons naar Schiphol brengen. Maar alle wegen van zuid naar noord hadden vertragingen van ruim een uur. We besloten met de trein te gaan. Helaas was de trein uit Antwerpen stuk en er was geen vervangende trein. Gevolg was dat we op het vertrektijdstip aankwamen en mistten dus onze vlucht. Kosten: twee nieuwe tickets tegen de prijs van de hele break.

Dit inefficiency-effect bestaat ook als een deadline niet gehaald wordt. Dat kan zijn doordat jij afhankelijk was van aanlevering door derden, maar kan ook door je eigen inefficiency komen. In het laatste geval kun jij ervoor zorgen dat de volgende stappen in de keten inefficiënt worden. De kosten hiervan zijn groot, maar niet te berekenen. Stel dat jij deze inefficiency zelf zou moeten betalen, zou je er dan wat aan doen om dit fenomeen te bestrijden? Remedie: zorg dat je op tijd oplevert of op tijd communiceert over een vertraging. Dat is efficiënt en effectief.

3. Fouten niet voorkomen is inefficiënt

Stel: je bent bezig met je maandverslag en ziet voor de zoveelste keer dezelfde misser voorbijkomen. Maak jij dan weer automatisch weer ‘heel efficiënt’ dezelfde correctie? Of denk je dat het efficiënter is de oorzaak op te sporen en het probleem definitief op te lossen? Reken eens uit hoeveel deze workaround op jaarbasis kost. Er zijn situaties dat de gekozen oplossing goedkoper is dan de oorzaak weg te nemen. Denk hierbij aan diepliggende softwarefouten.

Het is echter inefficiënt om deze fout te accepteren en deze melding niet te herhalen. Anderen zullen dan oordelen dat jij het niet belangrijk vindt. Je kan zelf een keuze maken. Inefficiënt blijven corrigeren of blijven hameren op een oplossing?. Maak een kosten-baten analyse en neem een besluit.

4. Dat los ik later wel op

OK: tijd lost veel zaken op, maar als je niet de moeite neemt om iets direct op te lossen dan zadel jij jezelf of anderen op met het probleem. Jij of een collega wordt bijvoorbeeld een maand later ermee geconfronteerd , moet het uitzoeken en oplossen. Dat zijn de tweede en derde keer dat het item de revue passeert. Zonde van de tijd, terwijl jij het direct had kunnen oplossen en daarmee inefficiency had kunnen voorkomen. Het kost veel meer dan als je het probleem direct had opgelost. Het is de weg van de minste weerstand en o zo makkelijk. Stop bijvoorbeeld met het gebruik van tussenrekeningen.

5. Overbodige zaken continueren

Iedereen kent het: we hebben het altijd zo gedaan. Als je hier als boodschapper iets over zegt, wordt de boodschapper vaak afgeschoten. Figuurlijk dan. Deze dooddoener blokkeert elke vorm van verbetering maar is goed om de inefficiency in stand te houden. Voorbeelden, fileshares en zoeken naar documenten, werken met verouderde software, geen gebruik maken van AI, etcetera.

6. Conclusie: (Her)ken uw inefficiency

Ieder mens heeft de neiging om de weg van de minste weerstand te kiezen. Dat is goed voor de inefficiency. Wil jij echt efficiënter worden, dan moet jij de wil hebben om te veranderen en je collega’s te inspireren om te veranderen. Het zijn items die ik in mijn trainingen nader toelicht. Mijn stelling is: ‘Zonder verandering geen verbetering’.

Dit was deel 5 in het kader van: Als het efficiënter kan, moet je het efficiënter doen. Dit is één van de basisvoorwaarden om Slow Close om te zetten in Fast Close.

Dit waren de vorige afleveringen:

Tijdschrijven ja of nee?

Ga-je-dit-lezen

6-nadelen-van-sneller-werken

11 Voordelen van sneller werken: 11 voordelen van sneller werken

André Salomons schrijft over efficiencyverbeteringen. Iedere stroomlijning van processen draagt bij aan het realiseren van Fast Close. Hij is auteur van het boek Van Slow Close naar Fast Close, docent Fast Close bij Nive Opleidingen en IFBD,  softwaremaker en blogger (www.AndreSalomons.nl) met meer dan 125 blogs over Fast Close, SharePoint en reizen.