Veel vlooien, maar niet ingewikkeld

Wat lastiger, maar wel relevanter is het volgens Gelderman om een inkoopportfolio-analyse te doen, ‘maar ook dit instrument moeten inkopers van nu in hun bagage hebben.’ Om de inkoopfunctie – bij ondernemingen van willekeurige omvang – verder te professionaliseren is inkoopmanagement-informatie onmisbaar. Denk aan informatie over het gebruik van centrale en decentrale contracten, de omvang van de inkoop per leverancier en het aantal te verwerken facturen per inkooppakket.

Vooral veel kleinere of minder professionele bedrijven beschikken volgens Kees Gelderman, universitair hoofddocent Marketing en Inkoopmanagement aan de Open Universiteit Nederland, echter vaak over de mensen en middelen om die broodnodige informatie boven tafel te krijgen.

‘Jonge bedrijven die een snelle groei doormaken, hebben doorgaans weinig oog voor inkoop. Ze zijn alleen maar bezig met het binnenhalen van nieuwe klanten en het verhogen van de omzet. Pas als het wat slechter gaat, vragen zij zich af waar het geld eigenlijk naar toe gaat, wat de kosten zijn, waarom bij bepaalde leveranciers wordt ingekocht en op welke manier dat gebeurt. Dan kan het wel eens te laat zijn.’

Inkoopdiagnose
In veel boardrooms is inmiddels het besef gerezen dat met het professioneel inrichten van de inkoopfunctie veel resultaat geboekt kan worden. Veel bedrijven schakelen adviesbureaus in om de inkoopfunctie grondig door te lichten. De methode die wordt gebruikt om aan inkoopmanagement informatie te komen wordt vaak ‘inkoopdiagnose’ genoemd. Het uitvoeren van zo’n inkoopdiagnose kost veel tijd en moeite. Ieder adviesbureau met een ‘inkooppoot’ biedt daartoe zelfontwikkelde tools en modellen gericht op het analyseren en verbeteren van de inkoopprestaties.

Een grondige diagnose van de inkoopfunctie kan bijzonder nuttig zijn voor organisaties. De diensten van adviesbureaus zijn in veel gevallen onmisbaar zijn. De eerste stap van een inkoopadviestraject bestaat doorgaans uit een spend analyse: het analyseren van de uitgaven naar artikelen en productgroepen (pakketanalyse), naar leveranciers (crediteurenanalyse) en naar interne gebruikers (commodity analyse).

Zelf
In veel gevallen is het echter niet nodig om een adviesbureau te hebben voor een spend analyse, meent Gelderman. ‘Iedere redelijk opgeleide inkoper moet dat zelf kunnen.’ Adviesbureaus willen nog wel eens de duurste senior adviseurs sturen om een opdracht binnen te halen en de presentaties te doen, maar laten het eigenlijke werk vaak over aan de goedkoopste junior adviseurs.

‘Analyse van uitgaven is een arbeidsintensief proces, maar niet het meest ingewikkelde om te doen’, weet Gelderman. ‘Het is veel vlooien, maar niet echt moeilijk. Door het zelf te doen, kunnen bedrijven in ieder geval makkelijk geld besparen dat anders verdwijnt in het totaalbedrag van een spend analsye die onderdeel uitmaakt van een inkoopdiagnose en een adviestraject.’