Vaste onbelaste kostenvergoeding moet vooraf zijn gespecificeerd

De kostenposten waarop de kostenvergoedingen betrekking hadden, waren niet vooraf naar aard en omvang gespecificeerd. Hof Den Haag had in zijn uitspraak in de onderhavige procedure in 2007 nog een klein deel van de vaste kostenvergoeding (een deel van de stallingskosten van de auto van de zaak) onbelast gelaten.

De Hoge Raad verbond echter een principieel gevolg aan het niet vooraf specificeren van de vaste kostenvergoeding: alles was belast. Veel werkgevers betalen hun werknemers een vaste kostenvergoeding voor kleinere, regelmatig voorkomende zakelijke kosten.

Op grond van wet- en regelgeving kan deze vergoeding alleen onbelast worden uitbetaald, indien de vergoeding per kostensoort naar aard en veronderstelde omvang is gespecificeerd. De specificatie moet echter wel zijn opgesteld vóór of uiterlijk bij de eerste betaling van de vaste kostenvergoeding.

Daarnaast moet een werkgever de vaste onbelaste kostenvergoedingen op verzoek van de belastingdienst kunnen onderbouwen bij een steekproefsgewijs onderzoek. De Hoge Raad heeft recent nogmaals benadrukt dat een vaste onbelaste kostenvergoeding geheel vooraf moet zijn gespecificeerd.

Hof Den Haag had in zijn uitspraak in de onderhavige procedure in oktober 2007 nog in andere zin beslist en had een gedeelte van de vaste kostenvergoeding onbelast gelaten. De procedure betrof een aantal naheffingsaanslagen loonheffing over de aan een directeurgrootaandeelhouder verstrekte vaste algemene kostenvergoedingen over de jaren 1997 tot en met 2001.

De kostenposten waarop de vaste kostenvergoedingen betrekking hadden, waren niet vooraf naar aard en omvang gespecificeerd. Het hof verbond hieraan niet de conclusie dat de kostenvergoeding daarom al tot het loon behoorde en ging per kostencategorie na of de werkelijke kosten achterbleven ten opzichte van de daarvoor verstrekte vergoeding.

Het hof achtte alleen de vergoeding voor het gebruik van de garage van de werknemer thuis voor de auto van de zaak tot een bepaald bedrag belastingvrij. Het overgrote deel van de vaste algemene kostenvergoeding oordeelde het hof belast (loon). De BV stelde daarop cassatie in bij de Hoge Raad. Dat pakte anders uit dan de BV had gehoopt.

De Hoge Raad was van oordeel dat -nu de BV de kostenvergoedingen niet vooraf of uiterlijk bij de betaling ervan had gespecificeerdde vaste kostenvergoedingen geheel tot het loon moesten worden gerekend. De Hoge Raad wees hierbij op zijn eerdere arrest van 7 maart 2008. De Hoge Raad casseerde daarop de hofuitspraak.

Bron: PricewaterhouseCoopers