Van schoenendozen tot realtime inzicht: de financiële reis van Oad

De uitdaging: zicht krijgen op uitgaven onderweg

Tot voor kort werkte Oad met traditionele bankkaarten voor ongeveer vijftig reisleiders. Bonnetjes kwamen vaak laat of onvolledig binnen. Soms letterlijk in een schoenendoos. “De maandrapportage was deels gebaseerd op schattingen, omdat we pas aan het eind van de maand inzage kregen in de uitgaven,” vertelt Remco Holle, financieel directeur bij Oad. “We hadden best een behoorlijk percentage aan ongedocumenteerde uitgaven.”

Daarnaast is de administratie van een reisorganisatie allesbehalve standaard. Oad boekt omzet pas bij vertrekdatum, niet bij factuurdatum. Dat vroeg om een ERP- en uitgavenoplossing die die realiteit begrijpt.

Technologie met menselijke maat

Toen AccountOne, Oad’s vaste partner voor Visma Net, kennismaakte met Payhawk, viel alles op zijn plaats. “Ik heb Payhawk geïntroduceerd bij Remco, en zo is het proces gaan lopen,” zegt Albert Wolterink, mede-eigenaar van AccountOne.

Samen bouwden ze een integratie die verder ging dan alleen automatiseren. Payhawk werd de tool waarmee reisleiders eenvoudig hun uitgaven kunnen beheren, terwijl AccountOne de koppeling verzorgde met Visma Net via XL-Connect.

De belangrijkste winst? Flexibiliteit, realtime inzicht en een naadloze aansluiting op de bestaande boekingsmethodiek van Oad.

Remco: “Qua betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van je rapportage is Payhawk een enorme verbetering.”

Minder handwerk, meer overzicht

Tegenwoordig gebruiken alle reisleiders een Payhawk-kaart voor hun uitgaven onderweg. Ze betalen hotels, restaurants of excursies en uploaden de bon direct via de app. De transactie wordt automatisch gekoppeld aan het juiste reisnummer, inclusief btw-registratie.

“We zien nu à la minute wat er uitgegeven is,” vertelt Remco. “Je zit heel kort op de bal.”

De administratie controleert dagelijks, zonder tussenlagen of lange goedkeuringsketens. Dat past bij de cultuur van vertrouwen binnen Oad en het zorgt voor snelheid én rust.

De gouden driehoek: samenwerking die werkt

De kracht van de oplossing ligt in de samenwerking tussen drie partijen: Oad, AccountOne en Payhawk.

AccountOne ontwikkelde een maatwerk integratie waarmee alle transacties, inclusief bonnetjes, automatisch in Visma Net worden ingelezen.

Remco: “De implementatie van Payhawk en Visma Net verliep heel soepel. Dankzij AccountOne, onze implementatiepartner, wisten we precies wat nodig was en werkte alles direct zoals het moest. Het is echt een gouden samenwerking.”

Albert vult aan: “Het werk is makkelijker geworden voor reisleider, administratie én controller.”

Wat het oplevert

Door de koppeling van Payhawk met Visma Net via XL-Connect boekt Oad elke uitgave automatisch op de juiste vertrekdatum en het juiste reisdossier. De administratie is altijd up-to-date, en rapportages per reis of periode zijn binnen handbereik.

Het resultaat:

• Minder handmatig werk voor administratie en controller
• Geen ongedocumenteerde uitgaven meerSnellere, betrouwbaardere maandafsluiting
• Realtime inzicht in uitgaven per reis
• Groei in het aantal reizen zonder extra FTE

Technologie, partnerschap en vertrouwen

De samenwerking tussen Oad, Payhawk en AccountOne laat zien wat er mogelijk is wanneer technologie goed wordt geïntegreerd.

Oad kan zijn reisleiders met vertrouwen de weg opsturen, wetende dat elke betaling transparant, verantwoord en direct inzichtelijk is.

“Het is gewoon makkelijker,” zegt Remco. “We hebben realtime overzicht, betrouwbare cijfers en een systeem dat met ons meegroeit. Dat maakt echt het verschil.”