Van offerte naar overtuiging: de winnende aanbesteding schrijven

Te vaak wordt een aanbesteding gezien als een bureaucratisch hindernissenparcours, los van de inhoud. Maar wie er met een andere bril naar kijkt, ziet juist een kans om overtuigend verschil te maken, zegt Alexander Reuvers. Hij is bidmanager, commercieel directeur en al ruim twintig jaar betrokken bij honderden aanbestedingstrajecten.

We spreken met Alexander Reuvers over hoe je met de juiste voorbereiding, heldere keuzes en een duidelijke rolverdeling je kansen vergroot op een winnende gunning, vanaf de eerste verkenning tot en met de definitieve toekenning.

Kijk verder dan de papieren werkelijkheid
In een recent artikel over aanbesteding en innovatie stelt Reuvers dat aanbestedingen in de praktijk vaak als een papieren exercitie worden gezien. “Een aanbesteding begint voor velen op het moment dat deze is gepubliceerd op TenderNed en eindigt op het moment van inleveren”, aldus Reuvers. “Deze offertefase duurt gemiddeld tien weken. Daarbinnen moet alles gebeuren: invullen van formulieren om te voldoen aan de geschiktheidscriteria, het beantwoorden van de gunningscriteria binnen een beperkt aantal pagina’s en het bepalen van je prijs.”

Reuvers merkt op dat de deadlines ultiem zijn. De aanbesteding gebeurt bij veel bedrijven tussen de bedrijven door. “De ervaren druk is hoog en laat vaak geen ruimte om tussentijds met de klant of prospect af te stemmen. Alles bij elkaar roept dit een let’s get this over with-aanpak op.”

De waarde van aanbestedingen
Deze aanpak doet echter geen recht aan de waarde die aanbestedingen kunnen hebben. “Immers,” benadrukt Reuvers, “gewonnen aanbestedingen creëren waarde voor ondernemers doordat langdurige contracten met een gerealiseerde en geprognosticeerde omzet geactiveerd kunnen worden als asset op de balans.”

Dit kan dus anders en beter. “Als je de tijd vóór de publicatie goed gebruikt, dan kun je planmatig te werk gaan, de klant leren kennen en je onderscheidende vermogen klantgericht uitwerken inclusief prestatie-onderbouwing.” Wie eerder aanhaakt, vergroot zijn invloed.

De grootste valkuil: lege taal zonder bewijs
Op de vraag wat veel inschrijvers fout doen reageert Reuvers resoluut: “Marketingtaal gebruiken zonder prestatie-onderbouwing. Een overtuigende offerte vraagt om input vanuit de operatie: welke kritische prestatie inidcatoren zijn voor de betreffende prospect van belang en hoe heb je daar de afgelopen periode op gescoord?

Denk bij kpi’s bijvoorbeeld aan kwantitatieve indicatoren zoals tevredenheidscijfers, en aan kwalitatieve input zoals quotes van bestaande klanten over je dienstverlening. Zodra je over die informatie beschikt en deze op een juiste wijze koppelt aan je maatregelen, ontstaat een overtuigende offerte.”

Winnend inschrijven op aanbestedingen

Ben jij betrokken bij aanbestedingstrajecten en wil je meer resultaat halen uit je offertes? Ontdek in één dag met aanbestedingsexpert Alexander Reuvers hoe je overtuigende offertes opstelt, je team optimaal voorbereidt én strategisch het verschil maakt bij elke tender. Maak van elk offertetraject een winnend project.

Schrijf je vandaag nog in

Neem regie: de opdrachtnemer is de expert
Volgens Reuvers onderschatten aanbieders hun invloed. “De opdrachtnemer is de expert, niet de opdrachtgever. Door tijdens de acquisitie- en contractfase niet enkel te sturen op je operationele resultaten, maar ook te kijken naar ontwikkelingen op de middellange termijn, neem je de opdrachtgever mee in wat haar te wachten staat en hoe jij daarin van waarde kunt zijn. Op deze manier creëer je vertrouwen en geef je de opdrachtgever bestaande of nieuwe handvatten om de vraag die wordt aanbesteed voor de komende vier tot acht jaar beter te stellen. Zodanig dat de markt en jouw organisatie een beter aanbod kunnen doen.” Die visie vraagt om lef en om een rol die verder gaat dan uitvoeren alleen.

Waarom het BID/NO BID-besluit het verschil maakt
In de cursus Winnend inschrijven op aanbestedingen is het BID/NO BID-besluit een belangrijk onderdeel. Reuvers bevestigt dat juist dit moment zo bepalend is voor het succes van een traject. “Het betreft hier het kwalificeren van de opportunity. Tijdens de offertefase, dus zodra de aanbesteding is gepubliceerd, stel je jouw organisatie vier vragen:

1. Is dit een kans?
2. Kunnen we meedoen?
3. Kunnen we winnen?
4. Willen we winnen?

Is dit de investering waard?
Aan de hand hiervan, en bijvoorbeeld ook aan de hand van hulpmiddelen zoals de APMP-methode, kun je jezelf kritisch bevragen of het de investering waard is. “Zo niet, laat je niet verleiden en focus op de kansen die wel bijdragen aan de winst, continuïteit en waarde van je organisatie”, betoogt Reuvers.

“Door deze vragen te stellen als er van de aanbesteding nog geen sprake is, dus in het samenstellen van je gewenste klanten, kun je je salesorganisatie effectief inzetten op de kansen die beïnvloedbaar zijn.”

“Ken de spelregels, ken je concurrenten, ken de vorige aanbesteding, ken de aanbestedende dienst en zorg dat ze jou kennen”

Zonder rollen geen resultaat
Een aanbestedingstraject is teamwork, benadrukt Reuvers. En een succesvol tenderteam heeft een duidelijke rolverdeling, zodat besluiten effectief genomen kunnen worden en creativiteit ten volle benut. Reuvers gebruikt hiervoor het RASCI-model:

✔ Responsible: wie is verantwoordelijk voor de gewonnen offerte?
✔ Accountable: wie is eindverantwoordelijk?
✔ Supporting: wie levert de ondersteuning op het vlak van het offerteschrijven en projectmanagement? Dit is vaak de bidschrijver en -manager.
✔ Consulted: wie levert input voor de beantwoording van de gunningscriteria?
✔ Informed: wie dienen we van de voortgang en eventuele besluiten op de hoogte te houden?

Ruimte creëren voor innovatie
Onlangs gaf Reuvers aan dat juridificering innovatie en kwaliteit in de weg staat. ”Door juridificering, het stringenter toepassen van de aanbestedingswet om te voorkomen dat er bezwaar wordt gemaakt door een inschrijver, wordt er door de aanbestedende dienst verdedigend gehandeld. ‘Vorige keer is het zonder bezwaar verlopen, laten we dezelfde procedure en dezelfde vragen hanteren’. Maar als je bij een aanbesteding vraagt wat je hebt, dan krijg je wat je had,” zo waarschuwt hij.

Strikte regelgeving remt doorgaans vernieuwing, maar dat hoeft niet zo te zijn. Daarom pleit Reuvers voor een actievere houding. Inschrijvers kunnen acties nemen om daar in de praktijk wél ruimte voor te maken. “Daag de aanbestedende dienst uit om met jou in dialoog te gaan, bijvoorbeeld door een marktconsultatie te organiseren en nodig je klanten en prospects uit voor informatiebijeenkomsten over waar het naartoe gaat in jullie business. En betrek daar bijvoorbeeld concullega’s bij.”

Waarde vóór kosten: systeemdenken doorbreken
Wie aanbestedingen alleen vanuit risico of kosten bekijkt, mist volgens Reuvers de essentie. Inschrijvende partijen – van CFO’s tot controllers, strategieplanners en commerciële managers – kunnen dit systeemdenken doorbreken door een andere benadering.

“Redeneer vanuit de waarde van het betreffende contract voor jouw organisatie: denk aan de geprognosticeerde omzet, aantal overeenkomsten dat gesloten wordt, share of wallet en het doorontwikkeleffect van feedback. Kijk daarnaast naar de waarde van de betreffende aanbestedende dienst: welke doelstellingen worden op welke manier door jouw organisatie gerealiseerd of met welke te verwachten resultaten. En dat voor het meerjarige contract.”

Een leercurve die loont
Tenderen is een vak, zo vervolgt Reuvers. Elke organisatie die serieus met aanbestedingen en tenders aan de slag wil, moet een leercurve door. “Dat kan zijn op het vlak van strategie, proces, team, kennis, tools of data, maar meestal over meerdere assen tegelijkertijd. Bij voorkeur uiteraard die as die de meeste aandacht vergt. Het begint vaak met een bestaande klant die je niet wilt verliezen wanneer hij gaat of moet aanbesteden. Als je het op een juiste manier aanpakt, ondervind je er veel lol aan en smaakt het naar meer.”

Een tip voor elke professional
Gevraagd naar een belangrijk inzicht dat hij zelf na honderden aanbestedingstrajecten heeft geleerd en dat hij nu elke professional direct zou meegeven, antwoordt Reuvers zonder aarzeling: “Ken de spelregels, ken je concurrenten, ken de vorige aanbesteding, ken de aanbestedende dienst en zorg dat ze jou kennen. En dat allemaal gecombineerd.”

Live leren van Alexander Reuvers? Volg de eendaagse cursus Winnend inschrijven op aanbestedingen bij Alex van Groningen en ontdek hoe je overtuigende offertes opstelt, je team optimaal voorbereidt, én strategisch het verschil maakt bij elke tender. Met praktijkvoorbeelden, strategische inzichten en direct toepasbare tools. Meld je hier aan.

Lees ook:
– Aanbesteding en innovatie: waarom de markt sneller moet gaan dan de vraag
– Aanbestedingen en risico: wanneer juridificering innovatie en kwaliteit ondermijnt
– Aanbestedingen vragen om regie, visie en inhoudelijke slagkracht

Winnend inschrijven op aanbestedingen

Ben jij betrokken bij aanbestedingstrajecten en wil je meer resultaat halen uit je offertes? Ontdek in één dag met aanbestedingsexpert Alexander Reuvers hoe je overtuigende offertes opstelt, je team optimaal voorbereidt én strategisch het verschil maakt bij elke tender. Maak van elk offertetraject een winnend project.

Schrijf je vandaag nog in